Mitarbeiterverzeichnis

Was ist ein Mitarbeiterverzeichnis?

Ein Mitarbeiterverzeichnis ist ein zentrales Repository für Mitarbeiterinformationen. Es speichert HR-Informationen wie Mitarbeitername, Rolle, Kontaktinformationen, Arbeitszeiten, Urlaubspläne und andere Vertragsdaten.

Es ist unrealistisch zu erwarten, dass Mitarbeiter alle ihre Kollegen kennen. Das richtige Teammitglied zu finden (basierend auf verschiedenen Kriterien: Titel, Standort und Vorgesetzter) ist in der Regel ohne Werkzeug schwierig. Darüber hinaus ist es eine Herausforderung, Neuankömmlingen dabei zu helfen, ihre Arbeit zu erledigen, insbesondere in großen Unternehmen mit unterschiedlichen Standorten und Remote-Mitarbeitern. Sie haben nie über das Mitarbeiterverzeichnis nachgedacht, bis Sie jemanden finden mussten, und niemand sonst konnte Ihnen sagen, wo Sie ihn finden können.

Warum brauchen Sie jetzt ein Mitarbeiterverzeichnis?

Die Personalwelt verändert sich ständig und entwickelt sich in Richtung einer vollständigen digitalen Transformation, da die Vorteile der Technologie leicht zu absorbieren sind und zu Vermögenswerten für jedes Unternehmen werden.

Das Geschäftsumfeld unterliegt einem harten Wettbewerb, in dem nur die Stärksten überleben und wachsen. Zu den Stärken eines Unternehmens gehören die Belegschaft und die Software, die das Management erleichtert.

Die HR-Urlaubsmanagement-Software wird immer komplexer, wird aufgrund der Marktrealitäten und Herausforderungen permanent aktualisiert und ermöglicht es Ihnen, sich auf wesentliche Entwicklungsziele zu konzentrieren.

Warum ist es wichtig, ein Mitarbeiterverzeichnis zu verwenden?

Unternehmen nutzen häufig eines der verfügbaren Tools zur Verwaltung eines Mitarbeiterverzeichnisses. 

Im Vergleich zur Intranet-Site einer Organisation, die mit Dateien, Links und Seiten gefüllt ist, die nicht leicht zu finden, selten aktualisiert und noch seltener verwendet werden. Das Mitarbeiterverzeichnis verfügt über alle wesentlichen Mitarbeiterakten, die in der Unternehmensverwaltung sorgfältig organisiert und kritisch sind.

Compared with the intranet site of an organization filled with files, links, and pages that are not easy to find, rarely updated, and even less often used. The employee directory has all the essential employee records meticulously organized and critical in company administration.

HR-Software enthält eine Mitarbeiterverzeichnisfunktion, die diese Tools sowohl für die Mitarbeiter als auch für die Personalabteilung effektiver macht.

Natürlich bemerken HR-Software-Anbieter diese Tatsache und entwerfen eine benutzerfreundliche Mitarbeiterverzeichnisfunktionalität.

Im Laufe der Zeit haben Unternehmen die Ressourcennutzung und Zusammenarbeit verbessert, indem sie Mitarbeitern wichtige Informationen über ihre Kollegen wie Telefonnummern, Berufsbezeichnungen, E-Mail-Adressen, Abteilungen und Standorte anvertraut haben. Die Technologie hat es den Mitarbeitern ermöglicht, sich von primitiven Papierlisten zu Excel, hochstrukturierten und automatisierten Cloud-basierten Systemen und dem digitalen Arbeitsplatz zu entwickeln.

Heute zielt das Mitarbeiterverzeichnis darauf ab, eine einzigartige Quelle der Wahrheit für Mitarbeiterinformationen zu sein.

Welches sind die häufigsten Verwendungen des Mitarbeiterverzeichnisses?

Es gibt viele Möglichkeiten, wie das Mitarbeiterverzeichnis bei alltäglichen Aufgaben hilft und den Mitarbeitern die Informationen und Unterstützung gibt, die sie benötigen, um auf ihre Ziele hinzuarbeiten und Ergebnisse zu erzielen. Hier sind nur einige davon:

Jemanden suchen, um Kontakt aufzunehmen

Wir alle interagieren mit Kollegen auf vielen Plattformen. Das Mitarbeiterverzeichnis gibt uns eine schnelle Möglichkeit, Kontaktdaten zu finden, um eine Verbindung herzustellen, anstatt E-Mails zu durchsuchen, in der Hoffnung, dass sie eine E-Mail-Signatur haben.

Verstehen, wo jemand im Organigramm "sitzt"

Wenn sie wissen, zu welchem Fachbereich sie gehören und an wen sie berichten und mit wem sie zusammenarbeiten, können die Mitarbeiter verstehen, wo sie hinpassen und zusammenarbeiten können. Es ermöglicht Ihnen auch zu sehen, mit wem Sie sprechen können und wo Sie nützliche Ratschläge finden können.

Kollegen finden

Meetings und Telefonate sind oft effektiver als das Hin und Her von E-Mails. Den Standort einer Person zu kennen, ermöglicht eine schnelle Besprechungsplanung und entscheidet über die beste Zeit, um sie in einer anderen Zeitzone anzurufen.

Integration neuer Mitarbeiter in die Organisation

Das Mitarbeiterverzeichnis ist eine wichtige Ressource für neue Teammitglieder, um mehr über ihre neuen Kollegen zu erfahren und umgekehrt. Es hilft neuen Mitarbeitern, ein schnelles Tempo zu haben und schneller beizutragen.

Menschen mit spezifischen Fähigkeiten und Fachkenntnissen finden

Ob es darum geht, ein Projektteam zusammenzustellen, Feedback zu erhalten, einen Mentor zu finden oder jemanden zu finden, mit dem man zusammenarbeiten kann, die Suche nach Personen mit bestimmten Fähigkeiten ermöglicht es den Benutzern, Experten im gesamten Unternehmen zu entdecken.

Was macht ein Mitarbeiterverzeichnis aus?

Namen, Berufsbezeichnungen, Kontaktinformationen und Standort können hilfreich sein, aber was ist mit einem System, das die Zusammenarbeit erleichtert, Dinge erledigt und die Daten findet, wenn Sie sie benötigen?

Eine Mitarbeiterverzeichnisanwendung kann so viel mehr sein als ein Name und eine E-Mail-Adresse. Bei Mitarbeiterverzeichnissen dreht sich alles um Menschen und die Vernetzung von Mitarbeitern.

Während ein Mitarbeiterprofil viele Attribute wie Kontaktinformationen, Beschäftigungsinformationen und persönliche Informationen enthält, sind in einem Mitarbeiterverzeichnis als Grundlage Folgendes vorhanden:

• Name
• Mannschaft
• Büro
• E-Mail
• Telefon
• Berufsbezeichnung
• Geburtsdatum
• Anstellungsdatum
• Aufseher
• Notfallkontakt.

Im Laufe der Zeit haben viele Organisationen die mitarbeiterbezogenen Informationen, die sie sammeln und über das Mitarbeiterverzeichnis zur Verfügung stellen, erweitert. Ein Mitarbeiterverzeichnis ist der eindeutige Punkt von HR-Daten. Und Daten liefern Ihnen Einblicke, sparen Zeit, helfen beim Zugriff auf Personalanalysen und helfen Ihnen, bessere Personalentscheidungen in kleinen und mittleren Unternehmen zu treffen.

Was sind die Vorteile eines Mitarbeiterverzeichnisses für Mitarbeiter?

• Mitarbeiter können von überall aus einfach und schnell auf alle Mitarbeiterinformationen zugreifen.
• Es ist immer auf dem neuesten Stand mit allen Mitarbeitern und ihren notwendigen Informationen.
• Mitarbeiter können ganz einfach eine erweiterte Suche nach Namen, Standort, Abteilung, Berufsbezeichnung und E-Mail durchführen.
• Es ist super sicher, wenn also ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, wird ihm der Zugriff auf das Verzeichnis entzogen.

Was sind die Vorteile eines Mitarbeiterverzeichnisses für Unternehmen?

Bessere Arbeitsbeziehungen aufbauen

Wenn Sie einem Namen ein Gesicht geben können, sind Sie bereits näher daran, eine bessere Beziehung am Arbeitsplatz zu schaffen. Anstatt ein Papierverzeichnis oder unzählige Nummern auf Ihrem Telefon zu haben, können Sie mit einer Mitarbeiterverzeichnissoftware Fotos, eine Biografie, eine Berufsbezeichnung, einen Standort, Fachwissen usw. haben. Die digitale Verzeichnissoftware macht es einfacher, herauszufinden, wer ist, vor allem, wenn Sie einen Self-Service-Ansatz verwenden. Eine visuelle Unternehmensverzeichnis-App schafft ein soziales Erlebnis.

Steigern Sie das Engagement Ihrer Mitarbeiter

Wenn Mitarbeiter Informationen direkt bereitstellen und darauf zugreifen können, fühlen sie sich stärker befähigt, was das Engagement der Mitarbeiter erhöht. Außerdem erleichtert eine Mitarbeiterverzeichnis-App das schnelle Auffinden von Quellen, Daten und anderen Details, ohne anzuhalten und nach Kontaktinformationen zu fragen.

Stärkung der Unternehmenskultur

Wenn Mitarbeiter wissen, wie sie in das Unternehmen passen und ein großes Bild über ihr Team haben, können Sie leicht ihre Identität und ihren Zweck zeigen. Wenn Mitarbeiter wissen, wie sie in das Unternehmen passen und ein großes Bild von ihrem Team haben, können Sie leicht ihre Identität und ihren Zweck zeigen.

Zusammenarbeit wird einfacher

Die Mitarbeiterverzeichnis-Software ist eine fantastische Möglichkeit, Mitarbeiter zu verbinden und die Zusammenarbeit zwischen Teams und Abteilungen zu erleichtern.

Das Onboarding wurde verbessert

Wann immer jemand neues in das Unternehmen eintritt, ist er mit all den neuen Namen und Gesichtern überwältigt, besonders mit denen, die sich um was kümmern. Es kann ein wenig peinlich werden, wenn Sie ein Teammitglied belästigen, um sich daran zu erinnern, wer ist. Mit einem Online-Mitarbeiterverzeichnis können Sie das Risiko unangenehmer Begegnungen reduzieren, wenn Sie keinen Namen ins Gesicht setzen können. Alles, was der neue Mitarbeiter tun muss, ist, das Verzeichnis zu überprüfen und herauszufinden, welcher Mitarbeiter was handhabt.

Was macht ein Mitarbeiterverzeichnis erfolgreich?

Ein erfolgreiches Mitarbeiterverzeichnis ist eines, das HR-Probleme löst oder Antworten auf Fragen der Belegschaft liefert. Hier sind ein paar Tipps, um sicherzustellen, dass Ihre die Aufmerksamkeit erhält, die sie verdient und auf die oft zugegriffen wird:

Auf der Intranet-Homepage

Machen Sie es zu einem integralen Bestandteil der Intranet-Zielseite des Unternehmens für alle Ihre Mitarbeiter und lassen Sie sie sich nie fragen, wohin sie gehen müssen, um jemanden zu finden.

Unternehmen gebrandet

Bauen Sie die Unternehmenskultur auf und machen Sie sie konsistent mit dem "Sehen und fühlen" Ihres digitalen Arbeitsplatzes.

Vollständige und aktuelle Personeninformationen

Mitarbeiter wollen Vertrauen in die verfügbaren Informationen. Lücken in Ihrem Mitarbeiterverzeichnis und veraltete Informationen sind eine sichere Möglichkeit, es überflüssig zu machen. Einige Unternehmen verwenden solche Personendatenbanken als Mitarbeiterinformationssoftware.

Schnell und einfach zu bedienen

Machen Sie das Suchfeld auf der Seite prominent und stellen Sie sicher, dass es schnelle und korrekte Ergebnisse liefert. Die HR-Tracking-Datenbank erleichtert den Zugriff auf Personendaten, unabhängig davon, wie komplex Ihre Personalorganisationsstruktur ist.

Optisch ansprechend

Stellen Sie sicher, dass ein Verzeichnis ein Tool ist, das die Benutzer verwenden möchten, indem Sie sicherstellen, dass die Suchoberfläche und die Ergebnisse logisch angezeigt werden, mit leicht lesbaren Schriftarten und Farben, unabhängig vom verwendeten Gerät.

Verwendet eine spezifische Terminologie der Organisation

Vermeiden Sie Verwirrung, indem Sie die vertrauten Begriffe der Organisation verwenden, d. H. Verwenden Sie Abteilung, Zweig oder Einheit anstelle einer Abteilung.

Was ist eine Mitarbeiterdatenbank?

Die Mitarbeiterdatenbank ist eine strukturierte Sammlung von HR-Daten über jeden Ihrer Mitarbeiter, die in der Regel elektronisch gespeichert werden. Die HR-Datenbank enthält wichtige Mitarbeiterinformationen wie Team, Standort, Manager, Einstellungsdatum, strukturiert als Mitarbeiterprofile, die leicht zu finden und zu verfolgen sind.

Was ist eine Mitarbeiterdatenbank-Software?

Eine Mitarbeiterdatenbanksoftware ist ein Programm, das entwickelt wurde, um Mitarbeiterdaten zu speichern, zu organisieren und bei Bedarf zugänglich zu machen. Mit der Mitarbeiterdatenbanksoftware werden Ihre HR-Datensätze zentralisiert und sicher.

Was sind die wichtigsten Erkenntnisse und Das Fazit der Mitarbeiterverzeichnis-Software?

Das Mitarbeiterverzeichnis ist mit dem gesamten Unternehmensorganisationsdiagramm verknüpft, so dass die Mitarbeiter noch besser verstehen, wo sie und andere in die Organisation passen. Die Funktion ist in vielerlei Hinsicht hilfreich, vor allem, wenn jemand abwesend ist. Es macht es viel einfacher, ihre Teammitglieder, Manager und direkten Mitarbeiter zu visualisieren, wenn ein Ersatz benötigt wird.

Ein Mitarbeiterverzeichnis ist mehr als nur jemanden zu finden; es hilft Ihnen bei Ihren täglichen Aufgaben und gibt Ihnen die Informationen, die Sie benötigen, um Ihre Ziele zu erreichen. Was meinen wir damit? Seien Sie mit Ihren Kollegen beschäftigt, wissen Sie, wer wo in einem Organigramm sitzt, damit Sie wissen, an wen Sie sich wenden müssen, besonders wenn die Hauptperson im Urlaub ist, und suchen Sie leicht nach Personen, die Ihnen auf der Grundlage ihrer Fähigkeiten und ihres Fachwissens helfen. Aus diesem Grund ist eine einfach zu bedienende Mitarbeiterverzeichnissoftware für Ihr Unternehmen von entscheidender Bedeutung.