Las vacaciones anuales crean mucha frustración en muchas empresas. Muchas veces es una tarea que los gerentes de RRHH quieren evitar tratar. Es una tarea que las operaciones deben abordar para descubrir la mejor solución. Y es algo en lo que los contadores confían al pagar los salarios de los empleados. Cuando tu equipo busca la aprobación para cambiar de hojas de cálculo a la nube en lo que respecta a la gestión de las vacaciones anuales, entonces debes escuchar.
La gestión de las vacaciones anuales representa la administración del tiempo libre remunerado del trabajo otorgado por los empleadores a los empleados dentro de un año laboral a través de varios procesos, procedimientos y herramientas.
Vamos a repasar los 10 desafíos uno por uno y descubrir cómo un gerente de vacaciones anuales puede ayudarte a tomar mejores decisiones y simplificar, automatizar y facilitar todo el proceso:
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La administración de los registros de las vacaciones anuales es probablemente uno de los más desafiantes. Requiere mucho tiempo, atención, es muy repetitiva y propensa a errores.
Cada empleado tiene varios días de vacaciones contractuales anualmente. Sin embargo, algunos empleados obtienen +1 o más días de vacaciones después de cinco años en la empresa o negocian sus contratos cuando se unen.
Otro desafío con las asignaciones es que no solo se aplica a un tipo de tiempo libre, sino también a otros. Algunas personas tienen licencia maternal/paternal. En las empresas multinacionales, un empleado recibe 10 días en los EE. UU. Sin embargo, en Europa, los empleados tienen derecho a 20 días o incluso más.
Subsidio de vacaciones anuales para empleados - Vista de administrador
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En algunos países, existen PTO, Vacaciones, Tiempo Pagado o Tiempo Personal, Días Festivos, Enfermedad, No Pagado, Capacitación, Trabajo desde Casa y Trabajo desde la oficina, y Misiones. Rastrear tantos tipos de solicitudes podría ser confuso, ya que algunos deben considerarse para la nómina, mientras que otros son necesarios para el buen funcionamiento de tu negocio.
LeaveBoard permite rastrear prácticamente cualquier tipo de tiempo libre anual con facilidad.
Configuración general de la política de permisos anuales
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Calcular el número de días sin cometer errores es un desafío. Veamos un ejemplo específico:
Marta toma 9 días naturales de vacaciones desde el viernes 30 de junio hasta el lunes 10 de julio, inclusive. En ese período, hay un día festivo el 4 de julio (Día de la Independencia en azul claro) y 2 fines de semana (1-2 y 8-9 de julio). ¿Cuántos días de vacaciones solicitó Marta?
Seleccionando el intervalo en el formulario de permisos. Puedes ver exactamente los fines de semana, los otros días reservados y los días festivos.
La respuesta es 6 días. Sin embargo, este es solo un ejemplo. Piensa en calcular manualmente unas 200 solicitudes como esta. No es divertido, no proporciona valor a la empresa ni al empleado en el sentido de hacerlo mejor, sin embargo, es un proceso que se puede automatizar para que sea instantáneo, preciso, fácil de rastrear y contribuya a la experiencia general del empleado dentro del negocio.
Consejo: Con el formulario en línea de solicitud de permisos, también puedes reservar solicitudes de permisos anuales en nombre de tus compañerosIMPORTANTE
El formulario de solicitud de permisos en línea del administrador de permisos anuales tiene múltiples automatizaciones:
Formulario de solicitud de permisos. Cálculos automáticos del derecho y el número de días reservados, además de resaltar a los compañeros que estarán fuera en el mismo período.
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Dado que la asignación se calcula para todo un año, veamos qué sucede si tenemos un nuevo empleado, Francisco, que se une el 1 de julio. Cuando Francisco se une a la empresa, necesitamos calcular nuevamente su asignación. Este valor no es el monto anual (como si empezara el 1 de enero, pero menos). Si la asignación es de 10 días anuales, entonces solo se le asignarán 5 días a Francisco. Las cosas se complican más cuando necesitamos calcular el derecho de alguien que se une, digamos, el 12 de septiembre.
LeaveBoard tiene otra automatización que funciona como una mano amiga. Dentro de la configuración de la política de permisos, puedes "ajustar la asignación según la fecha de inicio del empleo" - o prorratear el número de días de vacaciones que un empleado tiene derecho a recibir según la fecha de inicio de su empleo para ese año. Y al siguiente año, recibirán el número predeterminado de días por año.
Nuevo: Si tienes períodos de prueba para los nuevos empleados, digamos que durante los primeros 90 días no pueden solicitar permisos, puedes bloquear las solicitudes automáticamente.
Configuración de la política de permisos anuales. Al habilitar la opción "Ajustar la asignación de permisos según la fecha de inicio del empleo", el sistema automáticamente prorrateará el derecho para el año en curso para el nuevo empleado.
Tenga en cuenta: Dentro de LeaveBoard, el inicio del año fiscal se puede configurar según la política de la empresa. En algunos países es el 1 de abril, sin embargo, en la mayoría es el 1 de enero. Esto significa que el reinicio anual de las asignaciones para todos los empleados ocurrirá en esa fecha, y no en la fecha de inicio del empleo de cada empleado. Si encuentra esto difícil de entender, por favor, comuníquese con uno de nuestros expertos para conocer los beneficios.
Como Gerente de Recursos Humanos, sabes que necesitas contratar personas, pero también despedirlas. Y cuando las personas renuncian, los aspectos administrativos deben ser manejados con precisión. Más específicamente, ¿cómo calculas la cantidad de días de vacaciones ganados desde el comienzo del año hasta el último día del contrato de ese empleado? Bueno, es un gran desafío que creemos que no deseas seguir gestionando.
Con LeaveBoard, con la nueva funcionalidad de días de permiso ganados, puedes ver cuántos días ha ganado un empleado hasta un día específico. Si divides esta cantidad por los días de vacaciones utilizados hasta esa fecha, entonces tendrás el número de días que tu organización le debe y deberá pagar en el último cheque de pago.
Configuración de la política de vacaciones. Al activar la opción "Mostrar asignación ganada", la columna "Ganadas" estará disponible en el informe de vacaciones anuales.
Supongamos que Judy Williams deja la empresa el 31 de mayo de 2025. Con el nuevo informe, sabemos que ha acumulado 10 días hasta esta fecha, sin embargo, ha utilizado 7 días de vacaciones. Esto significa que debemos pagarle la diferencia de 10-7= 3 días en el último cheque de pago. ⤵
Los días de vacaciones ganados (el derecho acumulado por el empleado) - hasta una fecha específica.
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La planificación anual es una de las situaciones más comunes que los gerentes de RR.HH. deben abordar. Cada año, los empleados deben programar sus días de vacaciones para que dentro de la empresa, departamento o equipo - dependiendo del tamaño de la empresa, haya continuidad. La actividad generalmente se realiza en una hoja XLS que se envía de un miembro a otro. Sin embargo, esto toma mucho tiempo y, muchas veces, los días añadidos al planificador en realidad corresponden a otros, y también hay una duplicación de actividades porque:
¿No sería más eficaz reservar desde el principio los días que necesitas, y hacerlo de tal manera que tu solicitud no se solape con los otros compañeros del equipo, y tener siempre disponible online la versión más reciente de tu calendario compartido de PTO? Y aún más, si como gerente de RR.HH., deseas supervisar si todos tus empleados han enviado sus solicitudes, entonces puedes verificarlo directamente desde el informe anual de PTO/Vacaciones.
Otra pregunta que a menudo recibimos es ¿cómo supervisas que tu gente haya reservado todos los días hasta el final del año? Pues bien, nuevamente, el informe anual de licencias está aquí para ayudar. Si miras el gráfico anterior, ves cuántos días de vacaciones les quedan disponibles a los empleados, y que Frank ha utilizado 7 días de 10, y aún le quedan 3 días disponibles hasta el final del año.
MEJOR PRÁCTICA
Otra herramienta para ayudar a los empleados a planificar sus vacaciones anuales es el calendario de vacaciones, en el que cada compañero verá quién está de descanso y cuándo, y podrá tomar decisiones informadas con respecto a sus solicitudes, para mantener la continuidad dentro de su equipo. Más sobre esto en el punto 10.
Calendario de vacaciones del equipo
El informe de licencias anuales muestra quién no reservó ningún día libre este año.
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¿Cómo se hace la transferencia de un año a otro? Con LeaveBoard, es solo un clic, y podrás transferir los días de vacaciones restantes de este año al siguiente. Además, puedes seleccionar el número máximo de días a trasladar.
Realizar este procedimiento manualmente no es muy difícil. Sin embargo, puede provocar muchos errores si no se gestiona correctamente. Además, cuando no tienes trazabilidad, es difícil saber cuántos días has acumulado, cuántos provienen de tu asignación anual y, si has recibido 1 día extra por ajustes, es complicado saber de dónde viene. Con LeaveBoard, todo es más sencillo.
Para cada empleado puedes personalizar las vacaciones anuales, y ver la asignación anual, las modificaciones del año y los días acumulados de vacaciones trasladados.
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Cuando tu empresa tiene subsidiarias, sucursales o simplemente empleados en distintos países, el trabajo del departamento de RR. HH. se vuelve más complejo, ya que se deben realizar las siguientes verificaciones:
Poder optimizar todos estos procesos con hojas de cálculo es prácticamente imposible, ya que los requisitos se vuelven complejos.
LeaveBoard permite personalizar la asignación anual de vacaciones para cada empleado. Un potente sistema central de RR. HH. gestiona múltiples automatizaciones para que todo esté centralizado. El sistema se convierte prácticamente en un facilitador para que cada empleado tome mejores decisiones y sea más efectivo, independientemente de las necesidades.
Directorio de empleados: Configura tus equipos, aprobadores, ubicaciones, detalles de empleados, consulta analíticas de RR. HH. y más. Ninguna estructura organizacional es demasiado compleja.
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Cada país tiene un conjunto diferente de días festivos. Estos días festivos o bancarios cambian principalmente de un año a otro, y prácticamente los empleados no trabajan durante esos días. Algunos países tienen pocos de estos días; otros, muchos más. ¿Cómo puedes llevar un control para saber cuándo ocurrirán los próximos días festivos y asegurarte de que, cuando un empleado solicite un permiso, esos días no se consideren igual que si reservara durante el fin de semana? Pues bien, LeaveBoard cuenta con una base de datos con días festivos de más de 50 países, y sigue creciendo, lo que ayuda precisamente con esto: garantizar transparencia, precisión y personalización de acuerdo con las necesidades de cada empresa.
Importa días festivos a tu oficina.
Consejo: Para las empresas centradas en proyectos, tenemos la posibilidad de configurar blackout dates —fechas durante las cuales los empleados no pueden solicitar días libres—, especialmente debido a fechas límite, eventos especiales o períodos de alta demanda.
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¿Qué pasa si un empleado quiere reservar 5 días, pero solo le quedan 3?
¿Tiene que consultarlo contigo como responsable de RR. HH. para saber si puede hacerlo? En ese caso, tendrías que revisar en tu archivo su asignación actual y, si tu política es más flexible, podrías permitirle reservar los 5 días y quedar con un saldo negativo de 2, lo que significa que el próximo año tendrá 2 días menos disponibles.
Calcular esto, revisar los archivos y discutirlo con los gerentes consume un tiempo valioso. Incluso podrías plantearte preguntas como: ¿qué pasa si ese empleado ya no trabaja contigo el próximo año? Este tipo de situaciones puede generar problemas con la nómina y el cumplimiento normativo.
Con LeaveBoard, mediante una simple regla automatizada, puedes aplicar la validación de asignaciones, de modo que si un empleado intenta reservar más días de los permitidos, no podrá hacerlo.
Consejo: Comienza a aprovechar este tipo de políticas, reglas y automatización de procesos para que tanto tú como tu equipo tengan una mejor experiencia, cometan menos errores y se beneficien de la transformación digital en RR. HH.
Las herramientas potentes no solo facilitan la gestión de empleados y vacaciones anuales, sino que también aumentan la productividad y la efectividad.
Formulario de solicitud de días libres. Validación de la política por parte del sistema para que la solicitud no se registre si el empleado quiere reservar más días de los permitidos por su asignación.
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Una vez que sabes que alguien estará ausente, como asistente de oficina o responsable de RR. HH., necesitas asegurarte de que todos (especialmente los líderes de equipo) estén al tanto de esa solicitud. Hay empresas que añaden las vacaciones a un calendario compartido. Sin embargo, esto es laborioso, ya que requiere varios pasos, y en ocasiones el empleado debe hacerlo primero en su calendario y luego en el compartido.
LeaveBoard actualiza todo al instante. Tener acceso a un calendario de ausencias del equipo que se actualiza con cada solicitud es una gran ventaja.
Una vez que el empleado ha ingresado la solicitud, esta es visible dentro del Calendario de Vacaciones de la Empresa / Equipo / Oficina / Departamento / Sucursal. Y para quienes quieren más: tienes una vista del calendario de vacaciones anual como empleado, donde puedes ver todas tus solicitudes personales (PTO, enfermedad, asuntos personales, formación, teletrabajo). También tienes esto disponible. Además, como gerente, sabrás al instante qué solicitudes están aprobadas y cuáles están pendientes. Por último, puedes sincronizar automáticamente las ausencias de LeaveBoard con tu calendario de Google u Office365.
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¿Necesitas saber cuántos días reservaron tus empleados el mes pasado?
Con las hojas de cálculo, necesitas registrarlos manualmente, lo que puede llevar a errores. Dado que los contadores agregarán estos detalles al sistema de nómina, deben ser precisos. Además, el sistema te permite descargarlos en cualquier momento que lo necesites, para que puedas compartir el informe con tu CFO o CEO.
Y hay más ventajas del sistema que te ayudarán con los informes mensuales:
Informe mensual de ausencias: Conoce quién, cuándo, por qué y cuántos días de PTO o baja por enfermedad tomó cada empleado mensualmente
RESUMEN
Recapitulemos los 10 desafíos de la gestión de vacaciones anuales:
Estos son solo algunos de los elementos más importantes para nuestros clientes. Entre otros, nos gustaría mencionar:
Benefíciate de la velocidad, automatización, simplicidad, bienestar y continuidad del negocio utilizando un software de gestión de vacaciones anuales.
Conclusión
Si enfrentas estas dificultades, sabes que hay una mejor manera de abordar la pregunta de cómo gestionar las vacaciones anuales. Cuando tu solución actual no puede abordar aspectos como la automatización o la granularidad de la personalización, necesitas revisar tus herramientas. Y si estás buscando una nueva solución para la gestión de vacaciones anuales, sabes que tenemos una que cubre tus necesidades, y puedes probarla de forma gratuita.
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