Procesul de integrare a noilor angajați

Descoperă un ghid despre procesul de integrare al noilor angajați ce conține detalii despre pașii de urmat, beneficiile integrării, și lista de bune practici la fiecare etapă a onboardingului în organizație.

Să formezi o echipa este doar începutul, să rămâi împreună este progresul, să lucrezi împreună este succesul.

Henry David Thoreau
Introducere

Suntem mereu în căutarea celor mai buni candidați, celor mai potriviți- pentru postul liber, pentru compania noastră, pentru echipă. Facem tot ce putem pentru a recruta și selecta viitorul nou angajat perfect, oferindu-i un pachet salarial de nebătut, beneficii extrasalariale la înălțime, flexibilitate și o balanță muncă - viață de familie. Odată ce ne-a acceptat oferta, avem multe pretenții de la el. Să fie implicat, motivat, eficient, productiv și toate din prima zi, din prima săptămână.

Dar oare nu trebuie să-i oferim și noi ceva de la început? Nu este treaba angajatorului, a managerului, a specialistului HR să faciliteze integrarea noilor angajați în organizație?

Cum realizăm demersul acesta crucial? Printr-un plan bine pus la punct de integrare a noilor angajați și prin promisiunea că toți noii veniți vor beneficia de el.

În România, din păcate încă multe companii sunt departe de implementarea unui asemenea proces, nerealizând beneficiile pe care le poate aduce. Altele deși au început dezvoltarea unor proceduri de onboarding, mai au multe de îmbunătățit. Cu siguranță mulți dintre noi am auzit feedback-uri de genul: “Am ajuns în prima zi la muncă și nu aveam badge” sau “Am așteptat 3 ore până mi-a fost instalat laptopul”.

În cele ce urmează, vă vom prezenta ce este acest proces de integrare, de ce este indicat să îl implementați în organizația dumneavoastră, cum să faceți acest lucru și care sunt pașii exacți de punere în acțiune. 


1. Ce este procesul de integrare al noilor angajați?

Cunoscut mai mult sub denumirea din limba engleză - onboarding - procesul de integrare este de fapt suma proceselor derulate cu scopul de a integra eficient un nou coleg în organizație. Procesele la care facem referire nu sunt doar cele legate de postul efectiv ocupat, de fișa postului și de responsabilități, ci și de cultura companiei, pentru că un nou membru al echipei trebuie să devină familiar cu aceasta și să fie un promotor al principiilor de bază ale companiei.

Așadar, integrarea este procesul de primire în companiei a oamenilor noi, prin intermediul căruia se facilitează acomodarea acestora cu postul, mediul de lucru și echipa și se creează o atmosferă de siguranță. 


2. Cât durează perioada de integrare?

Nu putem impune o durată standard, depinde de anumiți factori. Onboardingul poate coincide cu perioada de probă (de obicei 3 luni) sau se poate întinde pe 6, 12 luni.

La nivel de companie se va decide durata perioadei de integrare, având în vedere următorii factori:

  • caracteristicile postului ocupat de noul angajat;
  • experiența într-un post similar;
  • politicile și procedurile aplicabile în organizație;
  • potențialul profesional al noului angajat.


3. Procesul de integrare pas cu pas

Un proces de integrare de succes trebuie gândit la nivel de management, împreună cu specialiști în resurse umane. Este o greșeală să considerăm că onboardingul începe în prima zi a noului angajat. Onboardingul începe din momentul selecției și recrutării, odată cu promovarea anunțului de recrutare și nu se finalizează odată cu instalarea angajatului la biroul său și cunoașterea colegilor și managerului. Poate dura până la un an, în funcție de obiectivele fiecărei companii.

Mai jos aveți cele 8 elemente majore pe care trebuie să le includeți într-un proces complet de integrare:

  1. Procesul de recrutare, care include: oferta salarială, negocierea, documentele de angajare. După semnarea contractului de muncă, este esențial ca noul angajat să se simtă bine-venit în companie - compuneți un email în care să-i explicați ce urmează pentru el și în care să îi prezentați în linii mari compania (sau utilizați exemplul mai jos).
  2. Îndrumare în legătură cu jobul ocupat, care include: instruire legată de politici și cultura companiei, introducerea membrilor echipei și a altui personal relevant cu care noul angajat va avea contact, instruirea legată de securitatea și sănătatea în muncă, drepturi de acces (în clădire, accese IT), biroul fizic alocat etc.
  3. Prezentarea Regulamentului Intern al companiei și semnarea de luare la cunoștință.
  4. Prezentarea altor documente referitoare la beneficiile extrasalariale.
  5. Instruirea specifică postului pentru care a fost angajat.
  6. Un tur al întregii clădiri.
  7. Prezentarea instrumentelor (fizice sau digitale) cu care va lucra noul angajat.
  8. Prezentarea persoanelor din conducere: managerul direct, managerul de resurse umane și directorul general (CEO-ul).


Căutați un exemplu de email de bun venit pentru noi salariați? Nimic mai simplu. Particularizați exemplul mai jos.

Email de bun venit in companie

Pentru a vă ajuta să creați un e-mail sau o scrisoare de bun venit și să economisiți timp, găsiți mai jos un exemplu concret. Simțiți-vă liber să-l personalizați în funcție de nevoile dvs. și să-l trimiteți prin e-mail sau în mod tradițional, cu câteva zile înainte de data nouă de începere a contractului noului angajat. Conținutul acestui mesaj cuprinde scopul și agenda primei zile de muncă. Acest email nu trebuie sa fie foarte lung, sau dificil de înțeles însă trebuie sa fie prietenos. Mesajul trebuie să conțină detalii concrete care vor ajuta noul angajat să fie mai bine pregătit pentru prima zi de lucru.

Subiect: Bun venit (Nume) în echipa noastră

Dragă (Numele noului angajat):

Este o plăcere să te avem în echipa, de aceea îți urăm bun venit!

Cu siguranță experiența, cunoștințe și abilitățile tale vor maximiza competențele departamentului nostru.

Te așteptam la sediul nostru în data de 6 August, la ora 09:00. Codul nostru vestimentar este cazual, așa că vin-o cu ceva confortabil! Te vei întâlni cu Roxana la recepție. Ea îți va oferi badge-ul de acces. Cum voi afla că ai ajuns, ne vom întâlni în hol pentru a îți prezenta echipei cu care vei lucra, și pentru a-ți arata noul tău birou.

Iată cum va arată agenda primei tale zile de muncă la noi:

  • 09:00 Întâlnire cu noi colegi și prezentarea noului tău birou;
  • 10:00 Discuții cu Maria, managerul nostru HR despre descrierea jobului și stabilirea obiectivelor tale de orientare, învățare și contribuție în cadrul companiei;
  • 12:00-13:30 Prânzul cu mine și noii tăi colegi de muncă;
  • 13:30-14:30 Introducere a softurilor pe care le vei folosi cel mai des în companie;
  • 14:30-17:00 Întâlnire cu Mircea și Andreea - noii tăi colegi de echipă cu care vei colabora cel mai mult.

Dacă ai întrebări înainte de prima zi de lucru, nu ezita să mă să suni la (număr mobil).

Încă o dată, suntem încântați să te avem în echipă și așteptam să fi alături de noi.

Salutări,

(Semnătura managerului)


4. Beneficiile procesului de integrare în organizație

Știm că pare a fi un proces greoi, ce implică multe resurse, însă vă sfătuim să nu neglijați implementarea onboardingului în organizația voastră, întrucât veți avea multe avantaje:

  • Un nivel ridicat de performanță;
  • Un nivel ridicat de angajament în rândul angajaților;
  • Angajați motivați și fericiți;
  • Un nivel redus de stres;
  • Claritate mai mare a responsabilităților fiecărui angajat;
  • Nivel redus de decizii de plecare din companie;
  • Îmbunătățirea satisfacției adusă de job.


5. Lista procesului de integrare profesională

Un manager sau un specialist HR organizat va avea mereu o listă pe care să o urmeze, în orice procedură. Așadar, să vedem ce activități trebuie realizate, ca parte a procesului de integrare a noilor angajați:

Înainte de prima zi de muncă a noului angajat

  • Pregătește toate documentele necesare a fi semnate (contractul de muncă, fișa postului, informarea prealabilă încheierii contractului, fișele SSM și PSI, etc).
  • Discută cu managerul direct, pentru a te asigura că totul este pregătit pentru noul membru al echipei sale.
  • Pregătește biroul - mobilă, laptop, accese în sistem, telefon, materiale de birotică.
  • Conferă accesele necesare și creează conturile de care va avea nevoie, de exemplu cont de e-mail, de Slack, la softul HR, etc.
  • Fii pregătit să-i explici beneficiile pe care le oferă compania - salariul (vezi calculatorul salariul net) și cele extra salariale, precum asigurare privată de sănătate, tichete de masă, etc.


În prima zi de muncă a noului angajat

  • Prezintă-l echipei.
  • Discută cu el despre post, despre sarcini și responsabilități.
  • Condu-l într-un tur al clădirii.
  • Prezintă-i valorile, misiunea și viziunea companiei, programul de lucru, dress code-ul, etc (partea cunoscută sub numele de induction).
  • Desemnează un mentor, un buddy - cineva care să îi fie alături în această perioadă de început.
  • Scoate-l la o cafea sau la prânz cu restul echipei.


În prima săptămână

  • Informează-l despre primele proiecte la care va lucra și setează obiective pentru 2 sau 3 luni.


În prima lună

  • Stabilește întâlniri - pentru a-i oferi sfaturi, pentru a-l întreba cum se descurcă și pentru a-i oferi feedback constructiv.
  • Oferă-i materiale pentru dezvoltare personală.
  • Încurajează-l să interacționeze cu echipa nu doar la muncă, ci și în afara biroului.


Lista de pași poate continua la nesfârșit, însă important este să ținem cont de aspectele profesionale și personale ale angajaților noștri și să le luăm în considerare în egală măsură.

Notă: Acum poate fi un prim moment bun să evaluezi procesul de integrare. Poți observa ce a funcționat și ce nu și poți cere opinia noului angajat. Poate ajuta la îmbunătățirea procesului pe viitor.


6. Bune practici pentru a integra cu succes noii angajați

E-mailul de bun venit - este important ca înainte de prima zi de muncă, angajatul să primească un e-mail cu un mesaj de bun venit în companie și date exacte despre programul de lucru. 

Pregătirile - pentru ca noul angajat să rămână cu o impresie bună încă din prima zi, cu cel puțin 3 zile (sau mai mult) înainte să înceapă, trebuie să vă asigurați că acesta are toată logistica necesară pentru a începe munca. Ne referim la spațiul de lucru- biroul fizic, la pregătirea laptopului, telefonului de serviciu, la conferirea tuturor acceselor necesare pentru clădire și pentru postul său. O persoană trebuie să se ocupe de el în prima zi: poate fi specialistul care l-a recrutat, managerul direct (dacă îi permite timpul) sau un membru al echipei (un buddy). Este de preferat ca pe durata primei săptămâni să fie cineva la dispoziția noului angajat pentru întrebări și/sau nelămuriri.

Eliminați procedurile inutile - Dacă doriți ca noul angajat să se integreze cât mai repede, nu-l copleșiți cu tone de documente pe care să le parcurgă. Pentru a evita această problemă, puteți crea și folosi o listă cu elementele procesului de integrare și să vă asigurați în fiecare zi că parcurgeți fiecare pas.

Pachetul de bun-venit în companie - Este un gest tot mai mult apreciat de către noii angajați. Puteți să îi puneți pe birou un mic pachet cu articole de birotică personalizate, un tricou personalizat, o cană cu logo-ul companiei și poate chiar bilete la activități culturale/de divertisment. Însă depinde de valorile și misiunea fiecărei companii dacă alege să ofere un pachet de bun venit.

Prezentarea colegilor - Noului angajat i se va face turul clădirii, o prezentare a locurilor importante, iar apoi va fi prezentat echipei în cadrul căreia va activa și managerului direct. Este o idee bună ca în prima zi acesta să ia prânzul cu colegii săi, pentru a sparge gheața. Cel care se ocupă de aceste prezentări va fi buddy-ul desemnat al noului angajat.

Prezentarea companiei, a misiunii și a valorilor - Această parte, cunoscută și sub numele de ”induction” este esențială pentru ca noul angajat să se adapteze la cultura organizațională și să se integreze cât mai rapid. Acest pas al procesului de integrare se realizează de obicei de un membru al echipei de HR și are loc în prima zi de muncă, pentru ca începând cu cea de-a doua zi, noul angajat să poată trece la instruirile specifice postului ocupat.

Prezentarea rolului în companie - Aici nu ne referim doar la fișa postului, document desigur esențial în orice raport de muncă. Vorbim despre rolul fiecărui angajat în companie. Este în avantajul organizației ca noul angajat să aibă clar sensul muncii sale, contribuția în economia organizației ca întreg. Mai mult, este important să i se prezinte beneficiile pe care compania le aduce în lume în general și pe piața muncii.

Conturarea unui plan de dezvoltare profesională - Una dintre strategiile companiilor pentru o integrare eficientă este stabilirea unui plan de dezvoltare profesională pentru cel puțin 6 luni a fiecărui nou angajat. Noi sugerăm luare în considerare a unei perioade de 1 an. Este o modalitate de motivare a angajatului. Prin setarea unor obiective clare de performanță, acesta va fi motivat să parcurgă pașii necesari pentru a avea o carieră frumoasă în cadrul organizației. În plus, se va simți apreciat încă de la început.

Atenție! Nu seta obiective vagi, fără sisteme clare de măsurare. Nu uita că feedback-ul este crucial - managerul direct trebuie să aibă întâlniri constante cu noul angajat pentru a monitoriza progresul în atingerea obiectivelor de performanță.


Acum că ați aflat tot ce era de aflat despre procesul de integrare, probabil vă întrebați: și totuși, ce se întâmplă dacă nu pun în aplicare un asemenea proces în compania mea?

Angajații de azi, în special generațiile tinere sunt extrem de sensibile, iar lipsa unui proces de integrare poate genera cu ușurință demotivare și pierderea interesului. Acestea pot duce la plecare din companie, ceea ce generează costuri nedorite.

Onboardingul este un proces care merită o mare atenție. Nu îl creați pe fugă, sau pentru că “așa trebuie”. Cheia este să găsiți structura potrivită pentru organizația dvs. și să aveți specialiști care să vă sprijine în acest demers.

Ultimul sfat? Deși angajații tăi vin la muncă, nu uita că trebuie să se simtă bine, în siguranță și din când în când, să se și distreze.

LeaveBoard este un soft simplu de administrare personal gratuit pentru echipe de pana la 9 angajati. Creaza un cont acum.