Procesul de integrare a noilor angajați

Să formezi o echipa este doar începutul, să rămâi împreună este progresul, să lucrezi împreună este succesul.

Suntem mereu în căutarea celor mai buni candidați, celor mai potriviți- pentru postul liber, pentru compania noastră, pentru echipă. Facem tot ce putem pentru a recruta și selecta viitorul nou angajat perfect, oferindu-i un pachet salarial de nebătut, beneficii extrasalariale la înălțime, flexibilitate și o balanță muncă - viață de familie. Odată ce ne-a acceptat oferta, avem multe pretenții de la el. Să fie implicat, motivat, eficient, productiv și toate din prima zi, din prima săptămână.

Dar oare nu trebuie să-i oferim și noi ceva de la început? Nu este treaba angajatorului, a managerului, a specialistului HR să faciliteze integrarea noilor angajați în organizație?

Cum realizăm demersul acesta crucial? Printr-un plan bine pus la punct de integrare a noilor angajați și prin promisiunea că toți noii veniți vor beneficia de el.

În România, din păcate încă multe companii sunt departe de implementarea unui asemenea proces, nerealizând beneficiile pe care le poate aduce. Altele deși au început dezvoltarea unor proceduri de onboarding, mai au multe de îmbunătățit. Cu siguranță mulți dintre noi am auzit feedback-uri de genul: “Am ajuns în prima zi la muncă și nu aveam badge” sau “Am așteptat 3 ore până mi-a fost instalat laptopul”.

În cele ce urmează, vă vom prezenta ce este acest proces de integrare, de ce este indicat să îl implementați în organizația dumneavoastră, cum să faceți acest lucru și care sunt pașii exacți de punere în acțiune.

1. Ce este procesul de integrare al noilor angajați?

Cunoscut mai mult sub denumirea din limba engleză - onboarding - procesul de integrare este de fapt suma proceselor derulate cu scopul de a integra eficient un nou coleg în organizație. Procesele la care facem referire nu sunt doar cele legate de postul efectiv ocupat, de fișa postului și de responsabilități, ci și de cultura companiei, pentru că un nou membru al echipei trebuie să devină familiar cu aceasta și să fie un promotor al principiilor de bază ale companiei.

Așadar, integrarea este procesul de primire în companiei a oamenilor noi, prin intermediul căruia se facilitează acomodarea acestora cu postul, mediul de lucru și echipa și se creează o atmosferă de siguranță.

2. Cât durează perioada de integrare?

Nu putem impune o durată standard, depinde de anumiți factori. Onboardingul poate coincide cu perioada de probă (de obicei 3 luni) sau se poate întinde pe 6, 12 luni.

La nivel de companie se va decide durata perioadei de integrare, având în vedere următorii factori:

• caracteristicile postului ocupat de noul angajat;
• experiența într-un post similar;
• politicile și procedurile aplicabile în organizație;
• potențialul profesional al noului angajat.

3. Procesul de integrare pas cu pas

Un proces de integrare de succes trebuie gândit la nivel de management, împreună cu specialiști în resurse umane. Este o greșeală să considerăm că onboardingul începe în prima zi a noului angajat. Onboardingul începe din momentul selecției și recrutării, odată cu promovarea anunțului de recrutare și nu se finalizează odată cu instalarea angajatului la biroul său și cunoașterea colegilor și managerului. Poate dura până la un an, în funcție de obiectivele fiecărei companii.

Mai jos aveți cele 8 elemente majore pe care trebuie să le includeți într-un proces complet de integrare:

1. Procesul de recrutare, care include: oferta salarială, negocierea, documentele de angajare. După semnarea contractului de muncă, este esențial ca noul angajat să se simtă bine-venit în companie - compuneți un email în care să-i explicați ce urmează pentru el și în care să îi prezentați în linii mari compania (sau utilizați exemplul mai jos).
2. Îndrumare în legătură cu jobul ocupat, care include: instruire legată de politici și cultura companiei, introducerea membrilor echipei și a altui personal relevant cu care noul angajat va avea contact, instruirea legată de securitatea și sănătatea în muncă, drepturi de acces (în clădire, accese IT), biroul fizic alocat etc.
3. Prezentarea regulamentului intern al companiei și semnarea de luare la cunoștință.
4. Prezentarea altor documente referitoare la beneficiile extrasalariale.
5. Instruirea specifică postului pentru care a fost angajat.
6. Un tur al întregii clădiri.
7. Prezentarea instrumentelor (fizice sau digitale) cu care va lucra noul angajat.
8. Prezentarea persoanelor din conducere: managerul direct, managerul de resurse umane și directorul general (CEO-ul).

Căutați un exemplu de mesaj de bun venit în echipă pentru noi salariați? Nimic mai simplu. Particularizați exemplul mai jos.

Mesaj de bun venit in companie

Pentru a vă ajuta să creați un e-mail sau o mesaj de bun venit și să economisiți timp, găsiți mai jos un exemplu concret de model email de prezentare angajat nou echipei. Simțiți-vă liber să-l personalizați în funcție de nevoile dvs. și să-l trimiteți prin e-mail sau în mod tradițional, cu câteva zile înainte de data nouă de începere a contractului noului angajat. Conținutul acestui mesaj cuprinde scopul și agenda primei zile de muncă. Acest email nu trebuie sa fie foarte lung, sau dificil de înțeles însă trebuie sa fie prietenos. Mesajul trebuie să conțină detalii concrete care vor ajuta noul angajat să fie mai bine pregătit pentru prima zi de lucru.

4. Beneficiile procesului de onboarding în organizație

Știm că pare a fi un proces greoi, ce implică multe resurse, însă vă sfătuim să nu neglijați implementarea onboardingului în organizația voastră, întrucât veți avea multe avantaje:

• Un nivel ridicat de performanță;
• Un nivel ridicat de angajament în rândul angajaților;
• Angajați motivați și fericiți;
• Un nivel redus de stres;
• Claritate mai mare a responsabilităților fiecărui angajat;
• Nivel redus de decizii de plecare din companie;
• Îmbunătățirea satisfacției adusă de job.

5. Procesul de onboarding

Un manager sau un specialist HR organizat va avea mereu o listă a pasilor pe care să o urmeze în orice procedură. Așadar, să vedem ce activități trebuie realizate, ca parte a procesului de onboarding a noilor angajați:

A. Înainte de prima zi de muncă a noului angajat

• Pregătește toate documentele necesare a fi semnate (contractul de muncă, fișa postului, informarea prealabilă încheierii contractului, fișele SSM și PSI, etc).
• Discută cu managerul direct, pentru a te asigura că totul este pregătit pentru noul membru al echipei sale.
• Pregătește biroul - mobilă, laptop, accese în sistem, telefon, materiale de birotică.
• Conferă accesele necesare și creează conturile de care va avea nevoie, de exemplu cont de e-mail, de Slack, la softul HR (ie LeaveBoard), etc.
• Fii pregătit să-i explici beneficiile pe care le oferă compania - salariul (vezi calculatorul salariul net) și cele extra salariale, precum asigurare privată de sănătate, tichete de masă, etc.

B. În prima zi de muncă a noului angajat

• Prezintă-l echipei.
• Discută cu el despre post, despre sarcini și responsabilități.
• Condu-l într-un tur al clădirii.
• Prezintă-i valorile, misiunea și viziunea companiei, programul de lucru, dress code-ul, etc (partea cunoscută sub numele de induction).
• Desemnează un mentor, un buddy - cineva care să îi fie alături în această perioadă de început.
• Scoate-l la o cafea sau la prânz cu restul echipei.

C. În prima săptămână

• Informează-l despre primele proiecte la care va lucra și setează obiective pentru 2 sau 3 luni.

D. În prima lună

• Stabilește întâlniri - pentru a-i oferi sfaturi, pentru a-l întreba cum se descurcă și pentru a-i oferi feedback constructiv.
• Oferă-i materiale pentru dezvoltare profesională.
• Încurajează-l să interacționeze cu echipa nu doar la muncă, ci și în afara biroului.

Lista de pași poate continua la nesfârșit, însă important este să ținem cont de aspectele profesionale și personale ale angajaților noștri și să le luăm în considerare în egală măsură.

6. Bune practici pentru a integra cu succes noii angajați

O integrare reușită poate avea multe efecte pozitive atât pentru companie cât și pentru angajat. Acesta poate deveni un colaborator sârguincios care crede în valorile și misiunea firmei și vă avea relații puternice cu managerii și colegii dar în același timp vă aduce profit în cadrul companiei. 

Iată cele mai bune moduri de a vă îmbunătăți procesul de integrare pentru succesul angajaților:

1. Trimiteți e-mailul de bun venit

Este important ca înainte de prima zi de muncă, angajatul să primească un e-mail cu un mesaj de bun venit în companie și date exacte despre programul de lucru. Dacă aveți nevoie de inspirație nu ezitați să personalizați exemplul de mesaj de bun venit menționat mai sus.  

2. Verificați pregătirile anterioare sosirii noilor recruți

Pentru ca noul angajat să rămână cu o impresie bună încă din prima zi, cu cel puțin 3 zile (sau mai mult) înainte să înceapă, trebuie să vă asigurați că acesta are toată logistica necesară pentru a începe munca. Ne referim la spațiul de lucru- biroul fizic, la pregătirea laptopului, telefonului de serviciu, la conferirea tuturor acceselor necesare pentru clădire și pentru postul său. O persoană trebuie să se ocupe de el în prima zi: poate fi specialistul care l-a recrutat, managerul direct (dacă îi permite timpul) sau un membru al echipei (un buddy). Este de preferat ca pe durata primei săptămâni să fie cineva la dispoziția noului angajat pentru întrebări și/sau nelămuriri.

3. Stabiliți o agendă pentru prima săptămână

Dacă doriți ca noul angajat să se integreze cât mai repede, nu-l copleșiți cu tone de documente pe care să le parcurgă. Pentru a evita această problemă, puteți crea și folosi o listă cu elementele procesului de integrare și să vă asigurați în fiecare zi că parcurgeți fiecare pas.

4. Oferiți un pachet de bun-venit în companie

Este un gest tot mai mult apreciat de către noii angajați. Puteți să îi puneți pe birou un mic pachet cu articole de birotică personalizate, un tricou personalizat, o cană cu logo-ul companiei și poate chiar bilete la activități culturale/de divertisment. Însă depinde de valorile și misiunea fiecărei companii dacă alege să ofere un pachet de bun venit.

5. Creați o experiență specială în prima zi

Noului angajat i se va face turul clădirii, o prezentare a locurilor importante, iar apoi va fi prezentat echipei în cadrul căreia va activa și managerului direct. Este o idee bună ca în prima zi acesta să ia prânzul cu colegii săi, pentru a sparge gheața. Cel care se ocupă de aceste prezentări va fi buddy-ul desemnat al noului angajat.

6. Prezentați detalii despre companie, misiunea și valorile acesteia

Această parte, cunoscută și sub numele de ”induction” este esențială pentru ca noul angajat să se adapteze la cultura organizațională și să se integreze cât mai rapid. Acest pas al procesului de integrare se realizează de obicei de un membru al echipei de HR și are loc în prima zi de muncă, pentru ca începând cu cea de-a doua zi, noul angajat să poată trece la instruirile specifice postului ocupat.

7. Prezentați rolul noului coleg în companie

Aici nu ne referim doar la fișa postului, document desigur esențial în orice raport de muncă. Vorbim despre rolul fiecărui angajat în companie. Este în avantajul organizației ca noul angajat să aibă clar sensul muncii sale, contribuția în economia organizației ca întreg. Mai mult, este important să i se prezinte beneficiile pe care compania le aduce în lume în general și pe piața muncii.

8. Conturați un plan de dezvoltare profesională

Una dintre strategiile companiilor pentru o integrare eficientă este stabilirea unui plan de dezvoltare profesională pentru cel puțin 6 luni a fiecărui nou angajat. Noi sugerăm luare în considerare a unei perioade de 1 an. Este o modalitate de motivare a angajatului. Prin setarea unor obiective clare de performanță, acesta va fi motivat să parcurgă pașii necesari pentru a avea o carieră frumoasă în cadrul organizației. În plus, se va simți apreciat încă de la început.

9. Desemnați un mentor sau o persoană care va ajuta angajatul să adapteze

Desemnarea unui mentor din departamentul angajatului îi poate ajuta să se aclimatizeze la locul lor de muncă, oferindu-le o persoană care este gata să răspundă la întrebările lor și să le ghideze prin unele dintre sarcinile lor.

Nu vrei să fii nevoit să le arăți cum să folosească copiatorul de patru ori diferite într-o după-amiază, dar sunt șanse ca ei să aibă nevoie în mod legitim de mai multe îndrumări decât de o explicație din partea ta. Având un coleg la care să se adreseze cu întrebări, le va spori încrederea.

10. Monitorizați îndeaproape procesul de integrare și solicitați feedback constant

Acest pas este cel mai important și adesea cel mai trecut cu vederea de către angajatori. Programați întâlniri informale pentru a rezolva orice problemă imediată, urmat de un check-in la sfarsitul lunii pentru a vedea cum merge totul. Chiar dacă angajatul se descurcă bine și simțiți că nu are nevoie de o evaluare, întâlniți-vă cu acesta.

Cu aceste acțiuni, veți avea ocazia să aflați mai multe despre procesul de integrare al companiei dvs. din perspectiva angajaților. După ce ați aflat ce le-a plăcut și ce nu le-a plăcut despre procesul dvs. și faceți modificările după cum credeți de cuviință.

Acum că ați aflat tot ce era de aflat despre procesul de integrare, probabil vă întrebați: și totuși, ce se întâmplă dacă nu pun în aplicare un asemenea proces în compania mea?

Angajații de azi, în special generațiile tinere sunt extrem de sensibile, iar lipsa unui proces de integrare poate genera cu ușurință demotivare și pierderea interesului. Acestea pot duce la plecare din companie, ceea ce generează costuri nedorite.

Onboardingul este un proces care merită o mare atenție. Nu îl creați pe fugă, sau pentru că “așa trebuie”. Cheia este să găsiți structura potrivită pentru organizația dvs. și să aveți specialiști care să vă sprijine în acest demers.

Ultimul sfat? Deși angajații tăi vin la muncă, nu uita că trebuie să se simtă bine, în siguranță și din când în când, să se și distreze.