Ce înseamnă evaluarea angajaților?

Evaluarea periodică a salariaților este o obligație a angajatorului care nu este prevăzută expres de Codul Muncii. Codul Muncii obligă doar ca, în cuprinsul contractului individual de muncă să fie menționate criteriile de evaluare a activității profesionale a salariatului - articolul 17. Însă, literatura de specialitate și practica relevă necesitatea ca această activitate de evaluare să aibă loc periodic la nivelul fiecărui angajator. Vorbim practic de un punct esențial în managementul performanței - verificarea nivelului profesional al angajaților.

Deși sună complex, o scurtă definiție a managementului performanței este: suma tuturor proceselor de HR care pot contribui la îmbunătățirea performanței angajaților. Prin utilizarea unor indicatori de performanță, puteți crea o procedură operațională de succes în evaluarea angajaților.

Procedura de evaluare a performanțelor angajaților reprezintă un punct de bază în managementul resurselor umane, indispensabilă pentru a determina gradul în care angajații își îndeplinesc sarcinile și responsabilitățile care le revin. În plus, poate fi și un mod de a determina acordarea unor bonusuri anuale. Fiecărui nou salariat îi poate fi impus unul sau mai multe obiective profesionale, iar îndeplinirea lor se va verifica prin evaluarea anuală.

O altă variantă utilizată de unele companii este autoevaluarea angajaților. Se folosește ca punct de plecare pentru procesul mare de evaluare, oferind managerului o imagine de ansamblu asupra ideii pe care angajatul o are despre sine și despre performanțele obținute. Rămâne la latitudinea managerului cât de mult accent pune pe această autoevaluare, întrucât depinde foarte mult de capacitatea fiecărui angajat de a se autoaprecia corect.

Vă punem la dispoziție un model autoevaluare angajat, gratuit, în format Word.

Model autoevaluare angajat

Importanța evaluării angajaților

Evaluarea angajaților este un proces esențial în viața organizației deoarece:

  1. Este cadrul perfect pentru obținerea de feedback de către angajat: cu toții avem nevoie de validare. Astfel, procesul de evaluare a personalului răspunde la întrebările: Sunt competent în ceea ce fac? Am înțeles cerințele postului? Ce puncte trebuie să îmbunătățesc? Angajatorul trebuie să ofere un feedback clar, fără exagerări, și să stabilească obiective rezonabile și realizabile, pe termen scurt, mediu și lung.
  2. Indiferent de rezultatul evaluării, pozitiv sau negativ, acesta va fi un punct de motivație pentru respectivul angajat. Dacă primește un feedback pozitiv, va simți că munca îi este apreciată și va dori să se mențină la acel nivel (sau să crească), iar dacă este negativ, va privi acest moment ca elanul necesar pentru progres.
    Atenție: Modul în care este oferit feedback-ul poate face diferența între un angajat motivat să progreseze și unul demoralizat. Încercați să evidențiați părțile negative într-o manieră clară, calmă și mereu oferind soluții pentru salariatul în cauză. Este momentul oportun pentru a stabili obiective profesionale, ca de exemplu avansarea într-o funcție superioară.
  3. Este printre cele mai echitabile sisteme de promovare și acordare de bonusuri. Astfel, evaluarea performanțelor individuale ale angajaților poate constitui baza introducerii unui sistem de plată extra pe bază de performanță.
  4. Are rolul de a verifica și filtra politicile companiei în ce privește recrutarea, onboardingul și formarea profesională continuă. Prin evaluarea angajaților la o anumită perioadă (6 luni, 1 an) vom afla dacă procesele și politicile companiei sunt la nivelul dorit și vom putea determina aspectele care necesită îmbunătățire.
  5. Aduce date relevante care pot fi folosite la întocmirea programelor de dezvoltare profesională a angajaților cu performanțe slabe.
  6. Evaluarea angajaților poate fi de folos angajatorului și în momente neplăcute. De exemplu, în cazul unei cercetări disciplinare, pentru retrogradarea din funcție, mutare pe alt post sau concediere chiar. În aceste cazuri, un proces omogen de evaluare, corect aplicat va constitui factor în decizia angajatorului.
  7. Consolidează relațiile dintre angajați și manageri, de vreme ce este o oportunitate de comunicare.
  8. Are rolul de a evita amenzile Inspectoratului Teritorial de Muncă.

Rolul evaluării angajaților

În ce scop folosesc companiile românești procesul de evaluare a performanțelor angajaților?

Conform unui studiu efectuat de dr Carmen Novac, lector universitar la Facultatea de Comunicare și Relații Publice, SNSPA București1, principalele scopuri în care este folosită procedura de evaluare de către companiile românești sunt următoarele:

Scopul evaluării

Organizații mici

Organizații mari

Recompensare

80,2%

66,7%

Îmbunătățirea performanțelor

46,3%

53,3%

Aprecieri privind membri organizației

40,3%

40,6%

Documentare

29%

32,3%

Concedieri

4,9%

6,7%

La nivel global, un raport realizat de compania Clutch2 a dezvăluit că 68% dintre angajații care primesc feedback consistent și precis se simt împliniți profesional.


Cum începem evaluarea performanțelor angajaților?

Fiecare angajator din mediul privat va stabili prin reglementări interne condițiile și termenele în care se realizează evaluarea performanțelor profesionale ale resurselor umane. Spre exemplu, în privința termenului, se consideră rezonabil ca evaluarea să se facă o dată pe an, însă se poate realiza și o dată la 6 luni.

Criteriile și procedura de evaluare profesională a salariaților se număra printre categoriile de dispoziții pe care trebuie sa le conțină și regulamentul intern, conform art.242 lit.i) din Codul Muncii.

Vom porni mereu de la organigrama firmei și de la fișa de post a fiecărui salariat, aceste două elemente fiind esențiale în determinarea gradului de performanță atins de fiecare salariat. Criteriile de evaluare sunt stipulate atât în contractul individual de muncă, cât și în documentele interne specifice - regulamente interne, contracte colective de muncă, pe care angajații le parcurg la angajare și semnează pentru luare la cunoștință. Nu uita că la secțiunea de resurse HR, LeaveBoard îți oferă gratuit modele de organigramă și fișe de post.

Procedura de evaluare a performanței angajaților este derulată de specialiști în resurse umane, împreună cu managerii companiei. Specialiștii vor trebui să cunoască de la A la Z procedura companiei în ce privește evaluarea.

Însă finalul procedurii de evaluare - oferirea de feedback- este întotdeauna responsabilitatea managerului, supervizorului direct al angajatului. El este cel care cunoaște ce aspecte de îmbunătățit există la fiecare subaltern, care au fost obiectivele profesionale stabilite și dacă acestea au fost îndeplinite în timpul propus.


Cum oferim feedback angajaților?

Un moment crucial în finalizarea evaluării, feedbackul corect trebuie să parcurgă câteva etape simple, dar eficiente:

  1. Analizează angajatul: personalitatea lui, modul de reacție în relațiile cu colegii și superiorii, receptivitatea la schimbări și provocări. Toți acești factori sunt importanți în alegerea modului în care vei oferi feedbackul.
  2. Oferirea propriu-zisă a feedbackului:
  • În scris sau față în față? Suntem adepții variantei numărul 2, însă depinde foarte mult de fiecare organizație și fiecare relație angajat - manager.
  • Care este momentul potrivit? De cele mai multe ori prima parte a zilei poate fi momentul în care angajații sunt foarte receptivi la critică.
  • Cum ”ghidezi” feedbackul? Nu există modele de feedback perfecte sau câștigătoare. Încearcă să alternezi laudele cu criticile și să menții o atmosferă relaxată pe parcursul discuției.

Exemple de feedback pozitiv:

  • dacă ai un angajat care întârzie constant, însă își cere scuze de fiecare dată când se întâmplă, poți combina aceste două acțiuni - corectă și greșită pentru a-i atrage atenția asupra întârziatului.
  • dacă ai un angajat care este lent, dar meticulos, încearcă să îl motivezi în direcția productivității mai mari, prin oferirea de suport câteva zile.

Care sunt criteriile de evaluare ale angajaților?

În funcție de specificul postului și al activității salariatului, întâlnim o mare diversitate de criterii de evaluare. Menționăm câteva, însă trebuie menționat că fișa postului reprezintă documentul de bază în evaluare:

  • abilități de comunicare;
  • atitudine proactivă și spirit de inițiativă;
  • productivitatea și calitatea muncii;
  • motivația;
  • abilitățile privind planificarea și organizarea timpului de lucru;
  • capacitatea de a lucra sub stres;
  • participarea la programe de training și rezultatele obținute;
  • capacitatea de a lua decizii importante - pentru posturile de management.

Acești indicatori de performanță a resurselor umane sunt puncte esențiale ale procesului de evaluare în orice organizație.


Cum se finalizează evaluarea?

Rezultatul evaluării este un document numit Fișă de evaluare. Aceasta va fi semnată de către ambele părți implicate în procedura evaluării. Un exemplar se înmânează salariatului și un exemplar se atașează la dosarul de personal.


Utilitatea fișei de evaluare a personalului

Fișa de evaluare servește la:

  • motivarea angajatului sau promovarea în altă funcție;
  • stabilirea necesarului de instruire;
  • stabilirea necesității aplicării de măsuri disciplinare (ca ultimă măsură, dacă este cazul).

NOTĂ: Încercați să creați un sistem omogen de evaluare a personalului, fără diferențe majore între salariații care dețin posturi identice sau similare. Procedura de evaluare se va aplica tuturor salariaților, fără excepție.


Care sunt componentele procesului de evaluare a angajaților?

Evaluarea resurselor umane implică trei activități independente una de cealaltă:

  1. evaluarea comportamentului angajatului evaluat - se referă la gradul în care salariatul se integrează în echipa sa, cât de bine își îndeplinește responsabilitățile versus cât de bine ar trebui să și le îndeplinească;
  2. evaluarea potențialului și a capacității de evoluție a angajatului respectiv - o activitate complexă, unde trebuie să ne raportăm atât la potențialul angajatului, dar și la cel al companiei în general și la planul pe termen lung al organizației;
  3. evaluarea performanțelor obținute de respectivul angajat - se referă la rezultatele obținute de angajat, prin raportare la ce obiective a avut setate. 

Obiectivele de performanță setate trebuie să fie clare și ușor cuantificabile. Vă prezentăm câteva exemple:

  • creșterea productivității în muncă cu un anumit procent;
  • reducerea timpului petrecut pentru activități repetitive;
  • obținerea de feedback bun din partea clienților.



Model fișă evaluare angajați

Descărcați acum modelul de chestionar de performanță pe care vi-l propunem:

Fișa evaluare salariați model completat

Fișă de evaluare pentru postul de specialist resurse umane

Formular de evaluare pentru angajații din poziții de conducere


Model fișă autoevaluare angajați 2020

Descărcați acum modelul del fișă de evaluare a performanțelor profesionale individuale 2020.

Concluzie

Evaluarea angajaților poate reprezenta un instrument puternic în managementul resurselor umane, atâta vreme cât este bazat pe criterii clare, bine definite pentru fiecare post în parte și este finalizată cu un feedback constructiv.

Nu uita că la secțiunea de resurse HR, LeaveBoard îți oferă gratuit modele de organigramă și fișe de post! În plus, platforma noastră îți pune la dispoziție Portalul Angajaților, prin care îți va fi mult mai simplu sa administrezi tot personalul.

Cu ajutorul softului HR, vei avea acces la informații cu privire la toate datele de naștere si zilele în care angajații vor aniversa încă un an de lucru. Aceste informații sunt foarte relevante in contextul planificării evaluării anuale a angajaților si a deciziilor cu privire la promovare sau mărire de salariu.