OPIS - Dosarul personal al salariatului

Dosarul de personal al salariatului, concept întâlnit în HG nr. 905/2017 privind registrul general de evidență a salariaților, reprezintă o colecție de documente pe care angajatorul trebuie să le stocheze, într-un dosar fizic sau digital, pentru fiecare salariat în parte. Actul normativ menționat prevede obligația angajatorilor (atât din mediul privat, cât și din mediul public) de a întocmi un dosar personal pentru fiecare dintre salariații încadrați cu contract individual de muncă și de a-l păstra în bune condiții la sediul acestora. În plus, printre obligațiile angajatorului se numără și aceea de a prezenta acest dosar de personal inspectorilor de muncă, când aceștia îl solicită, spre exemplu, în cazul unui control.

Vă vom prezenta actele obligatorii pe care trebuie să le includeți în acest dosar, dar și unele opționale.

Pentru o bună gestionare a acestor dosare, vă sugerăm să creați o structură simplă, dar cuprinzătoare, pe care să o aplicați în cazul fiecărui salariat. Vă punem la dispoziție o gamă largă de modele de dosar de personal, opis, liste, etc. care vă vor fi de mare ajutor.

În mod normal, responsabilitatea creării dosarului de personal aparține departamentului de resurse umane (sau specialistului resurse umane), însă în cazul în care conduceți o firmă mică, managerul va fi cel care se va ocupa de aceste proceduri. Nu neglijați acest dosar de personal, pentru că este folositor în activitatea organizației în ansamblu.

Ce este dosarul personal al salariatului?

Dosarul de personal este în fapt o colecție tipărită a tuturor datelor și informațiilor necesare pentru derularea raportului de muncă. În practică, specialiștii în resurse umane folosesc un OPIS pentru a se asigura că dosarul de personal este complex și conform legii.

Ce înseamnă un opis al dosarului?

Consultând etimologia cuvântului, vom descoperi că este ceva foarte simplu: ÓPIS, opise, s.n. Listă de acte, registru, indice, inventar. – Din rus. opis. Așadar OPIS este acea listă de acte, acel inventar, pe care le vom găsi într-un dosar de personal al fiecărui salariat.

Nu trebuie să te mai întrebi cum se face un opis. Îți propunem un model de opis pentru documentele pe care trebuie să le conțină dosarul de personal.

Descarcă Modelul de Opis Documente de Personal

NR.

Document

Obligatoriu

1.

Copie de pe actul de identitate: buletin/cartea de identitate/pașaport sau dovada de rezidență

DA

2.

Curriculum vitae, semnat și datat de către angajat

Opțional

3.

Copie carnet de muncă/copii ale adeverințelor de la locurile de muncă anterioare

Opțional

4.

Cazierul judiciar în original

Opțional /obligatoriu pentru funcțiile ce implică gestiune

5.

Contractul individual de munca împreună cu oferta de angajare, ambele semnate, datate şi cu număr de înregistrare

DA

6.

Certificatul de naștere (copie)

DA

7.

Adeverința medicală eliberată de către medicul de familie al angajatului care atestă că este apt de muncă, iar ulterior acceptării ofertei de angajare, dar înainte de începerea efectivă a activității, avizul medicului de medicina muncii

DA

8.

Certificat de căsătorie (copie) / Hotărâre de divorț (copie) - (dacă este cazul)

DA

9.

Certificatele de naștere ale copiilor (copie) - (dacă este cazul)

DA

10.

Diplomă de absolvire a ultimei instituții de învățământ (copie) + alte diplome/documente de specializare/calificare

DA

11.

Declarație pentru completarea declarațiilor fiscale (205) privind veniturile din salarii (funcția de bază; persoanele în întreținere (şi documente justificative: Copie certificat naștere pentru minori, adeverință de la celălalt părinte că nu beneficiază de deducere, declarație pe propria răspundere că nu realizează venituri), pensionar - da sau nu (atașează copia deciziei de pensionare), beneficiază sau nu de șomaj, casa de sănătate, cont bancar

DA

12.

Decizie pensionare (dacă este cazul)

DA

13.

Fișa postului

DA

14.

Acte adiționale prin care a fost modificat/ completat unul dintre elementele raportului juridic de muncă

DA

15.

Cererile de suspendare a raportului juridic de muncă, decizia de aprobare/constatare a suspendării, decizia prin care se dispune reluarea activității

DA

16.

Actul de încetare a raportului juridic de muncă, când este cazul

DA

17.

Rapoartele de evaluare periodică

DA

În plus, dacă vrei sa fii mereu organizat și să ai o vedere de ansamblu asupra tuturor angajaților, soluția este crearea unor liste simple: una pentru fiecare angajat și una pentru întreaga companie similar unui audit de documente personal. Descarcă-le chiar acum.

Lista documente opis întreaga companie

Lista documente dosar personal angajat

 

Pași de urmat pentru crearea unui dosar de personal

Mulți manageri de companii realizează importanța dosarului de personal abia în urma unui control al inspectorilor de muncă sau în urma unui proces. Dacă vă aflați printre cei care nu au actele în ordine pentru fiecare salariat, folosiți cu încredere modelele noastre gratuite.

Avem și 5 sfaturi pentru a trece cu bine peste implementarea dosarelor pentru fiecare angajat în parte:

  1. Fă un inventar - verifică ce acte ai de la fiecare angajat, pentru a știi de ce mai ai nevoie. Caută prin emailuri posibile documente primite de la respectivul angajat sau prin sertare, până găsești tot ce e posibil. Din acel moment vei știi ce îți lipsește.
  2. Creează liste - folosește modelul de listă aferentă dosarului de personal al fiecărui angajat și astfel vei putea bifa documentele pe care le deții, având astfel o viziune de ansamblu.
  3. Communică - Explică angajaților importanța acestui dosar - ține o ședință cu ei și cere-le actele lipsă, totodată explicându-le de ce ai nevoie de ele.
  4. Cere documentele lipsă - Trimite fiecărui angajat lista precisă cu documentele care lipsesc din dosarul lui de personal.
  5. Termen limită - Stabilește o dată limită până când angajații să aducă documentele lipsă, pentru a te asigura că le vei avea cât mai repede posibil.

În mod tradițional dosarele de personal s-au ținut în formă fizică, însă tot mai multe companii aleg forma digitală în aceste zile. Dosarele fizice se pot deteriora, pot dispărea, pot fi furate, în vreme ce folosirea unui HR software cu opțiunea de stocare a datelor personale ale fiecărui angajat sună mult mai bine. LeaveBoard vine în întâmpinarea managerilor de companii mici și mijlocii care vor siguranță și lejeritate în stocarea datelor cu privință la concedii și absențe.

 

Ce trebuie să conțină dosarul de personal?

Același act normativ - HG nr. 905/2017 ne spune ce acte trebuie să se regăsească în dosarul de personal. Formularea exactă este următoarea:

Dosarul personal al salariatului cuprinde cel puțin următoarele documente: actele necesare angajării, contractul individual de muncă, actele adiționale și celelalte acte referitoare la modificarea, suspendarea și încetarea contractelor individuale de muncă, acte de studii/certificate de calificare, precum și orice alte documente care certifică legalitatea și corectitudinea completării în registru.

Așadar, angajatorul este obligat să introducă în dosar anumite categorii de acte, dar poate plusa, poate adăuga și altele.

Să vedem exact care sunt acestea:

Acte obligatorii:

A. Acte necesare la angajare:

  • copie a buletinului/cărții de identitate/pașaportului sau dovada de rezidență;
  • copie a certificatului de naștere;
  • adeverința medicală eliberată de către medicul de familie al angajatului care atestă că este apt de muncă, iar ulterior acceptării ofertei de angajare, dar înainte de începerea efectivă a activității, avizul medicului de medicina muncii;
  • certificat de căsătorie (copie) / Hotărâre de divorț (copie) - (dacă este cazul);
  • certificatele de naștere ale copiilor (copie) - (dacă este cazul);
  • diplomă de absolvire a ultimei instituții de învățământ (copie) + alte diplome/documente de specializare/calificare;
  • decizie pensionare (dacă este cazul).

B. Contractul individual de muncă, împreună cu oferta de angajare.

Vă oferim un model de ofertă angajare foarte simplu, chiar aici.

Descarcă modelul ofertă de angajare

C. Actele adiționale și celelalte acte referitoare la modificarea, suspendarea și încetarea contractelor individuale de muncă:

D. Acte opționale:

Pe lângă documentele obligatorii, angajatorul poate și este de preferat să adauge la dosarul de personal și alte acte, relevante pentru derularea raportului de muncă și care asigură corectitudinea și legalitatea informațiilor transmise în Registrul Electronic de evidență a salariaților, iar în același timp sunt utile pentru calculul salarial:

  • acordul angajatului/candidatului cu privire la procesarea datelor cu caracter personal;
  • cazierul judiciar, în original;
  • extrasul bancar pentru contul în care i se virează salariul;
  • curriculum vitae, semnat și datat de către angajat;
  • copie a carnetului de muncă/copii ale adeverințelor de la locurile de munca anterioare;
  • recomandări de la foștii angajatori;
  • nota de lichidare de la fostul angajator;
  • adeverința cu stagiul de cotizare pe ultimele 12 luni;
  • procese verbale de primire a bunurilor companiei pe care le utilizează (telefon mobil, laptop, automobil).

Atenție! A nu se confunda dosarul de personal cu dosarul de angajare!

Dosarul de angajare. Acte necesare la angajare.

Vorbim despre dosar de angajare în momentul în care un candidat care a acceptat oferta angajatorului și se pregătește cu documentele necesare pentru întocmirea contractului individual de muncă. Astfel, dosarul de angajare este un concept mult mai puțin complex și se referă la actele pe care departamentul de HR le cere viitorului angajat, precum: copie act identitate, copie certificat naștere, copie certificat naștere, copie diplomă studii absolvite, aviz medical. Specialistul în resurse umane va verifica acest dosar al angajatului.

Ce alte obligații mai prevede HG nr. 905/2017 pentru angajator?

După cum am menționat mai sus, angajatorul este obligat să întocmească dosarul de personal al fiecărui salariat și să-l pună la dispoziția inspectorilor de muncă în cazul unui control. Însă, același act normativ mai prevede alte 4 obligații în sarcina angajatorilor:

  • să elibereze copii certificate ale documentelor existente la dosar angajaților și foștilor angajați care solicită asta, în termen de cel mult 15 zile lucrătoare de la data solicitării;
  • la încetarea contractului sau oricând, la solicitarea unui angajat, angajatorul trebuie să elibereze adeverințe care să ateste activitățile prestate de acesta, durata, salariul, dar și un extras al registrului;
  • să înregistreze în REVISAL toate contractele de muncă încheiate și datele de identificare ale angajatului cu cel puțin o zi lucrătoare anterioară datei de start a activității;
  • să respecte legea privind protecția datelor cu caracter personal atunci când prelucrează datele angajaților.

În concluzie, dosarul de personal este esențial pentru orice angajator și departamentul de resurse umane, așa că este de preferat să dedicați suficient timp acestei operațiuni, pentru a fi pregătiți pentru orice control din partea inspectorilor de muncă.

Pentru o bună gestionare a acestor dosare, vă sugerăm să creați o structură simplă, dar cuprinzătoare, pe care să o aplicați în cazul fiecărui salariat.

În mod normal, responsabilitatea creării dosarului de personal aparține departamentului de resurse umane (sau specialistului resurse umane), însă în cazul în care conduceți o firmă mică, managerul va fi cel care se va ocupa de aceste proceduri.

Cu softul HR LeaveBoard vei putea accesa toate profilele resurselor umane într-o singură locație, organizate într-o structură ordonată. Acum este simplu să filtrați informațiile, să observați status-urile și să vedeți unde se împotmolesc lucrurile. După implementarea soluției, totul devine eficient. De la administrarea orarelor de lucru, verificarea prezenței, la aprobarea de concedii și absențe. Astfel productivitatea angajaților și rezultatele vor fi vizibile imediat.