Iți dorești să dezvolți un mediu de lucru în care angajații să fie mai productivi? În acest articol vom trece peste acest subiect dar și modul în care putem măsura productivitatea, care sunt factorii care o influențează si bune practici pentru a îmbunătăți productivitatea la locul de muncă.
Productivitatea angajatului este cantitatea de muncă produsă de un angajat într-o anumită perioadă. În calitate de manager, este vital să înțelegeți cât timp durează îndeplinirea sarcinilor și dacă există blocaje sau elemente de distragere a atenției. Cunoscând aceste elemente veți putea oferii unele sugestii pe care putea ajuta pentru ca colegii echipei dumneavoastră să își îmbunătățească stadiul curent al productivității.
James Clear (autorul cărții Atomic Habits) definește productivitatea ca o măsurare a eficienței unei persoane care finalizează o sarcină.
Adesea conceptualizăm munca liniar: cu cât cineva petrece mai multe ore, cu atât este mai productiv.
Este intuitiv să credem că munca funcționează astfel. Din punct de vedere istoric, munca și productivitatea au fost abordate din această perspectivă liniară.
Astăzi, putem aprecia o definiție mai rafinată și mai stratificată a productivității observând modul în care conceptul a evoluat de-a lungul mai multor decenii.
Managerii se așteaptă ca angajații să fie productivi, deoarece, ei bine, acesta este ceea ce le justifică salariile. Cu toate acestea, un raport al firmei Atlassian sugerează că oamenii petrec doar aproximativ jumătate din ziua de muncă pentru o muncă productivă în mod legitim!
Potrivit Jurnalului de Psihologie Aplicată, tehnicile de gestionare a timpului pot îmbunătăți dramatic implicarea și productivitatea angajaților.
Studiul explică că planificarea zilei de lucru face minuni pentru motivația și performanța zilnică în medii de lucru dinamice. Cu toate acestea, abilitățile de gestionare a timpului sunt ineficiente atunci când angajații suferă de întreruperi frecvente, care duc la reducerea lipsei de angajament și performanța scăzută a angajaților.
PS: Soluțiile de planificare a concediilor de odihnă ajută la programarea și urmărirea absențelor și ajută și la raportare. Mai mult, fiecare angajat va putea solicitări de lucru de acasa, sau concediu de medical de pe smartphone folosind portalul angajatului prin intermediul soluției LeaveBoard. Atunci când angajații solicita concedii, managerii lor primesc instantaneu un nou e-mail pentru a aproba cererea. Și când vine vorba de productivitate, reducând sarcinile repetitive și investind în sisteme automate bazate pe procese de HR, dumneavoastră și angajații dvs. câștigați mai mult timp și sunteți mai mulțumiți.
Studii recente au arătat că multitasking-ul acționează ca un dezastru, deoarece angajații nu pot simți niciun sentiment de progres, ceea ce este fundamental pentru satisfacția angajaților.
Mintea nu este concepută să acorde atenție la două lucruri deodată. Deși este posibil, calitatea atenției tale nu este aceeași; ca urmare, calitatea muncii tale va avea de suferit. Cheia productivității maxime, concentrează-ți atenția pe o sarcină la un moment dat. Și urmăriți creșterea calității muncii dvs.
Scriitorul Tim Urban explică în eseul „De ce amână cei care amână” că oamenii care suferă de procrastenare cronică au o „maimuță a gratificației instantanee” care trăiește în mintea lor.
Toată lumea are o maimuță de gratificare instantanee, chiar și cei mai disciplinați oameni. Când vine vorba de productivitate, maimuța cu gratificare instantanee nu vrea să depună niciun efort. Așadar, una dintre cele mai bune modalități de a liniști și de a îmblânzi maimuța cu satisfacție instantanee este prin eliminarea și reducerea la minimum a distragerilor din mediu.
Oamenii care evită procrastinarea nu sunt născuți cu cantități nelimitate de autocontrol. Pur și simplu sunt mai buni la distribuire unui proiect intimidante în sarcini realizabile, mai mici și mai ușor de gestionat.
Managerii pot ajuta angajații cu eficiență, asigurându-se că obiectivele sunt realiste, acționabile și întotdeauna organizate în ordinea priorităților.
Obiectivele care sunt împărțite în mini-sarcini ce sunt realizabile și mai ușor de gestionat clarifică calea către succes. Când angajații se simt susținuți și liniștiți, stresul și presiunea se diminuează încet, iar tendința de a procrastina se diminuează simultan.
Maeștrii autocontrolului și productivității nu sunt mașini neobosite. Succesul lor depinde de faptul că știu cum și când să se recompenseze. Ei fac pauze. Și profită la maximum de aceste pauze fiind cufundați pe deplin în timpul lor de relaxare.
Aceste pauze pot fi scurte sau lungi. Pauzele scurte pot fi o ceașcă de cafea cu un coleg sau o plimbare în timpul prânzului, în timp ce pauzele mai lungi pot fi o vacanță relaxantă la plajă sau o excursie fără stres în mediul rural sau la munte. Sistemele de urmărire a concediile, cum ar fi LeaveBoard, pot ajuta cu planificarea acestora, pentru a asigura continuitate la locul de muncă, raportarea eficientă și automatizarea comunicării cu managerii.
Lecția pentru manageri: Asigurați-vă că sunt la vedere pauzele și recompensele bine meritate. Nu amânați recompensele și nu fiți zgârciți cu aprecierile pentru angajații eficienți. Unii manageri oferă cuvinte de laudă la evaluări formale de câteva ori pe an. Noi recomandăm să faceți acest lucru mai des. Sărbătorirea succeselor (mari și mici) ar trebui să fie întotdeauna o prioritate de top pentru manageri.
Studiul Deloitte „Magia practică a mulțumirii” a constatat că pentru munca lor de zi cu zi, angajații apreciază cel mai mult un „mulțumesc” oferit verbal.
Avem un set de scrisori de apreciere pe care le puteți pur și simplu să îl copiați atunci când trebuie mulțumiți colegilor dvs.
O faimoasă teorie psihologică explică interacțiunea fascinantă dintre stres și performanță. Legea Yerkes-Dodson afirmă că atingerea performanței de top depinde de nivelul de presiune pe care îl experimentăm pentru munca pe care o desfășurăm. Când suntem sub prea multă presiune, performanța scade, uneori sever.
În lumea noastră bazată pe tehnologie, mulți oameni își iau locurile de muncă acasă în buzunare. Este din ce în ce mai ușor să vă verificați e-mailul sau chatul intern de acasă. Angajații se pot simți obligați să răspundă la e-mailurile și mesajele de la serviciu în afara orelor de program, așa cum fac alți colegi.
Ca urmare, zidul dintre serviciu și casă începe încet să se dizolve, anxietatea cronică și stresul urmează rapid, iar epuizarea devine un rezultat foarte probabil.
Gânduri finale
În lumea ocupată de astăzi, am devenit oameni obsedați de scurtături pentru a gestiona mai bine timpul și să căutam secretele presupuse ascunse pentru a fi mai productivi.
A face mai multe în mai puțin timp ne ajută să mergem înainte și chiar ne oferă mai multă disponibilitate pentru a face lucrurile pe care le iubim în afara serviciului - indiferent dacă este să ne facem timp pentru un hobby personal sau să urmărim o idee de afaceri mici. Problema cu care ne confruntăm este că este ușor să fii motivat, dar greu să rămâi disciplinat.
Cei mai mulți dintre noi privim incorect productivitatea: instrumentele de gestionare a sarcinilor sunt strălucitoare la început și apoi rămân neutilizate. A fi „legat” de biroul tău este pe cât de nesănătos, pe atât de neproductiv. Realizarea obiectivelor nu înseamnă a face totul; este vorba de a face lucrurile care trebuie când trebuie. Productivitatea înseamnă să spui nu.
Concentrarea și consecvența sunt elementele fundamentale pentru a fi cu adevărat productiv.
Să pășim într-o mașină a timpului și să călătorim înapoi într-un timp industrial mai dur și neiertător, când forța de muncă era abundentă și ieftină.
În această epocă, scopul a fost de a maximiza productivitatea cu orice preț.
Productivitatea a fost măsurată în primul rând prin input; pe scurt, numărul de ore prezente la serviciu. Era obișnuit să găsești muncitori industriali care lucrează 80-100 de ore pe săptămână.
De asemenea, proprietarii industriei au presupus că, cu cât lucrează mai mulți muncitori, cu atât vor produce mai mult. Cu toate acestea, această noțiune ratează un punct crucial: oamenii nu sunt mașini. Obosesc - psihic și fizic. Ei pot ceda rănilor sau stresului, printre alți factori care încetinesc lucrătorii.
Apoi a venit Henry Ford.
În 1926, Henry Ford a popularizat săptămâna de lucru de 40 de ore după ce a descoperit că munca excesivă a adus o creștere nesemnificativă a productivității și doar pentru o perioadă scurtă. Mulțumesc, domnule Ford.
Realitatea actuală este mult mai complexă.
Acum avem norme și legi de muncă pentru a proteja lucrătorii de expunerea la astfel de condiții extreme de muncă.
Cu toate acestea, chiar și în timpul săptămânii de lucru de 40 de ore, multe companii încă abordează productivitatea dintr-o perspectivă liniară, concentrându-se pe input ca indicator al productivității.
Întrebați-vă: dacă un angajat care lucrează ore suplimentare se traduce în muncă productivă? S-ar putea să-și facă treaba, dar aceasta este cea mai bună lucrare a lor? Probabil ca nu. Mai simplu spus, mai multe intrări (ore lucrate) nu generează întotdeauna o producție mai mare.
Pentru a ilustra acest lucru în acțiune, priviți un experiment realizat de Microsoft Japonia. În august 2019, compania a desfășurat un proiect de reformă a muncii numit „Work-Life Choice Challenge Summer 2019”. Timp de o lună, le-au dat liber celor 2.300 de angajați în fiecare vineri.
Iar rezultatele au fost incredibile:
În primul rând, reducerile:
Acum, creșterile:
Microsoft Japonia a descoperit o idee asemănătoare cu Henry Ford în urmă cu peste 100 de ani: a lucra mai multe ore nu înseamnă automat o creștere a productivității.
Majoritatea managerilor au un sentiment instinctiv despre cât de multă muncă pot face angajații lor. Unele sunt mai rapide, dar mai superficiale. Altele sunt mai lente, dar mai minuțioase. Cu toate acestea, alții reușesc să atingă apogeul productivității angajaților: muncă rapidă, de bună calitate.
Pentru a gestiona eficient productivitatea angajaților, trebuie să echilibrați două lucruri:
Acești factori lucrează împreună. Nu poți avea discuta de un factor fără celălalt.
Una dintre cele mai faimoase și utilizate modalități de măsurare a succesului unei organizații, a unei echipe sau a unui angajat este utilizarea următoarei formule cu privire la productivitatea angajaților. Ideea este de a compara intrarea cu ieșirea. Formula este:
Unitate de ieșire / unitate de intrare = productivitate
Un model tradițional de productivitate are limite și nu ne oferă o înțelegere granulară a producției totale a unei lucrări.
Pe scurt, productivitatea înseamnă crearea de valoare în mod eficient.
Productivitatea slabă poate dăuna profitabilității. Pot exista multe motive pentru aceasta, cum ar fi frecarea echipei sau moralul scăzut, cu toate acestea, găsiți mai jos principalele semne că aveți probleme de productivitate a forței de muncă:
1. Utilizați un calculator de productivitate a angajaților
Calculatorul de productivitate a angajaților vă va ajuta să măsurați productivitatea muncii pe baza numărului de angajați și a orelor dedicate muncii. Formula de productivitate face minuni. Cu toate acestea, nu ia în considerare timpul petrecut de angajații tăi pentru munca administrativă, dezvoltarea personală sau orice alte sarcini similare care nu contribuie la veniturile companiei.
2. Metoda cantitativă
Această metodă funcționează pentru că este simplă și economisește timp: măsurând productivitatea prin numărul de produse pe care un angajat le face într-o anumită perioadă. Cu toate acestea, atunci când utilizați această metodă, ar trebui să includeți și factori necontrolați, cum ar fi timpul petrecut în așteptarea reparației echipamentelor stricate, pregătirea profesională sau așteptarea sosiei materialelor.
3. Urmărirea sarcinilor
Mulți antreprenori cred că liderii ar trebui să calculeze productivitatea angajaților măsurând numărul de sarcini pe care le îndeplinesc, mai degrabă decât numărând orele petrecute la birou.
4. Metoda obiectivelor
Metoda obiectivelor evaluează productivitatea în funcție de cât de bine își pot îndeplini obiectivele angajații. Dacă doriți ca această metodă să funcționeze, mai întâi trebuie să setați obiective clare și individuale pentru angajații dvs. și să oferiți toate informațiile și instrumentele de care au nevoie pentru a îndeplini aceste obiective.
Pentru a asigura acuratețea, managerii trebuie să noteze în mod regulat acțiunile angajaților.
De asemenea, ar trebui să vă întâlniți în mod regulat cu angajații dvs. pentru a discuta progresul lor și pentru a rezolva problemele. Când măsurați productivitatea pe tot parcursul anului, angajații rămân concentrați. Analiza anuală arată progresul către obiective și câte obiective le ating angajații.
5. Profitul este productivitate
În afaceri, profitul este totul. Deci, are sens să măsori productivitatea pe baza profitului. Multe companii mici și mijlocii își evaluează productivitatea în raport cu profitul obținut.
6. Revizuire săptămânală sau zilnică
Mulți angajatori organizează remedieri zilnice, astfel încât toată lumea să poată oferi o actualizare cu privire la ceea ce fac.
Pentru unii, această strategie face minuni și îi ajută să se simtă validați pentru munca lor. Pentru alții, poate fi suprasolicitant. Dacă este făcut incorect, poate crea un sentiment de micromanagement.
O cafea cu un coleg aici. Câteva e-mailuri acolo. Doar 10 (sau 30) minute de navigare pe site-urile tale preferate. Aceste distrageri la locul de muncă ne sunt familiare tuturor. Dar când adunați timpul pe care îl petreceți distras, vă dați seama cât de mult îți reduc productivitatea.
Nu spun că este în mod inerent greșit să faci lucruri pentru a-ți distrage atenția. Potrivit unui studiu al cercetătorului premiat în psihologie Dr. John Bargh, înainte de a ne lansa în proiecte mari, creierul nostru încearcă să simuleze munca reală, productivă, concentrându-se pe sarcini mici. Luarea de pauze calculate pe parcursul zilei vă ajută să lucrați mai inteligent în general.
Compania Hubspot a analizat peste 2.000 de profesioniști și a găsit statistici interesante privind barierele în calea productivității la locul de muncă:
Clasificarea obstacolelor în calea productivității este crucială, deoarece vă permite să identificați rapid care categorie necesită cea mai mare atenție în organizația dvs. În plus, unele sunt mai ușor de tratat decât altele.
Dezvăluind în continuare aceste obstacole în calea productivității, le putem reduce în două categorii principale: externe și interne. Gândiți-vă la acestea nu ca la categorii separate, ci la două capete ale unui continuum.
Obstacole externe și interne în calea productivității
Bariere externe în calea productivității
Ziua medie de lucru este plină de sute de micro distrageri externe. Acestea sunt adesea tangibile (sau audibile) ca zgomote, distrageri vizuale, notificări digitale, colegi zgomotoși etc.
Dar barierele externe în calea productivității nu se opresc aici.
Există și alte bariere externe care sunt puțin mai puțin tangibile, cum ar fi multitasking, instrumente defecte, obiective neclare și suprasolicitare la locul de muncă. Aceste bariere rezultă din practicile organizaționale slabe și managementul așteptărilor.
Vestea proastă este că aceste bariere alimentează amânarea și fac ravagii. Ele afectează capacitatea angajaților de a ajunge la muncă, de atenție și de concentrare.
Vestea bună este că aceste bariere în calea productivității sunt cele mai tangibile și evidente. Prin urmare, sunt mai ușor de tratat și de minimizat cu intervenție și control adecvat.
Bariere interne în calea productivității
Pentru a înțelege barierele interne în calea productivității, vă ajută să vă gândiți la următorul scenariu.
Angajații sârguincioși și motivați simt că munca lor grea este nerecunoscută în ziua de zi. Managerii sunt stresați și suprasolicitați, iar organizația trece cu vederea comunicarea obișnuită, deschisă și sinceră. Drept urmare, managerii ocupați își fac timp pentru recunoaștere în timpul evaluărilor formale doar de câteva ori pe an.
Acest angajat își dorește un adevărat „mulțumesc” sau „felicitări pentru cum munca depusă” la sfârșitul unei săptămâni lungi. Săptămânile trec, iar acest angajat continuă să depună efort, fără nici un fel de recunoaștere. Pe măsură ce nevoia de bază de apreciere nu este satisfăcută, începe un declin lent spre detașare. Urmează de obicei absenteismul. În cele din urmă, apare lipsa de implicare. Productivitatea are de suferit în cele din urmă.
Barierele interne în calea productivității, cum ar fi lipsa de comunicare, nevoia de autonomie și apreciere, reprezintă o provocare semnificativă, deoarece sunt în mare parte invizibile și, ca urmare, mai dificil de identificat, măsurat și tratat.
LeaveBoard reprezintă administrarea și planificarea simplă a concediilor pentru companiile cu creștere rapidă.
Gestionarea concediilor de odihnă și a absențelor din cauze medicale sau din alte motive reprezintă un proces de administrare a angajaților. Un sistem bun de administrare a concediilor crește satisfacția angajaților, asigură transparență în companie și reduce situațiile neprevăzute. De asemenea, reduce absenteismul neexplicat sau excesiv.
Înregistrarea de concedii cu ajutorul aplicației LeaveBoard