Absenteismul angajaților: principalele cauze și cele mai bune remedii

Conducerea unei afaceri este ca aranjarea pieselor unui puzzle complex, în care piesele seamănă cu angajații tăi și cu aspirațiile lor. Și dacă vreuna dintre părți lipsește, întreaga imagine, puzzle-ul, este incompletă. Ei bine, după ce am spus acest lucru, problema absenteismului angajaților la locul de muncă nu diferă aici.

Pentru a înțelege absenteismul angajaților, trebuie să înțelegem totul despre absențele acestora. Absența de la locul de muncă este o perioadă in care angajații practic nu lucrează. Absența la locul de muncă este cauzată de boli fizice, stres sau alte motive.

La prima vedere, absenteismul angajaților poate să nu pară așa de mare lucru. La urma urmei, se întâmplă urgențe. Pentru dvs., ca personal HR sau manager de echipă, este o scenă obișnuită să găsiți unul- doi angajați absenți la locul de muncă.

Turele se pot rearanja și se poate simți bine urmărind echipa care acoperă un coleg bolnav. Cu toate acestea, lucrurile devin urâte când cresc numărul absențelor nejustificate: din când în când devine cel puțin o dată pe lună, sau chiar o dată pe săptămână. Din când în când se transformă într-un model de comportament. Și devine mai alarmant atunci când același grup de angajați începe să facă absențe excesive fără un motiv adecvat.

Înainte de a discuta despre remedii, iată un ghid cuprinzător de întrebări și în special răspunsuri despre absenteismul forței de muncă.

Conținut:

1. Ce este absenteismul angajaților?

Absenteismul angajaților înseamnă lipsa cronică de participare a angajaților la serviciu fără o cauză valabilă, adesea neplanificată și neanunțată. Acest tip de absență este adesea clasificată ca o absență obișnuită. Exclude concedii autorizate, concediu de odihnă, lipsă de informare cu privire la o astfel de incidență sau instanțe care nu pot fi controlate, cum ar fi boli sau probleme cu privire la transportul la locul de muncă.

Nu este ușor să vă prezentați la muncă în fiecare zi. Angajatorii recunosc acest fapt și, în caz de urgență, au politici de concediu pentru angajați. Dar când aceste absențe se transformă într-un „chiul” regulat, devine o preocupare serioasă și este absenteismul angajaților.

“Costul pentru absenteismul angajatilor din Romania a fost de 703 euro per salariat, potrivit studiului PwC Saratoga 2015.”

Absenteismul angajaților poate provoca un prejudiciu considerabil unei companii și nu este vorba doar de povara financiară. Atunci când companiile nu reușesc să abordeze absenteismul, acesta poate pune presiune nedreaptă asupra altor membri ai echipei, ducând la o pierdere a productivității și la niveluri ridicate de stres la locul de muncă.

Omiterea zilelor lucrătoare și sosirea târzie la serviciu se adună adesea la o rată ridicată de absenteism.

2. Cum se calculează rata absenteismului?

Rata absenteismului, cunoscută și sub numele de rata absenței sau procentul absenței, este rata absenței neplanificate din cauza bolii sau a altor cauze. Poate fi măsurat pentru o persoană, o echipă sau întreaga organizație. Fiecare număr oferă informații despre vitalitatea organizației.

Pentru a calcula rata absenteismului, aveți nevoie de date despre absența angajaților, de obicei disponibile în software-ul resurselor umane al companiei dvs. Aceste date despre absență ar trebui să conțină cel puțin numărul de zile în care un individ sau grup sau persoane au fost absente și datele asociate cu absența respectivă. De asemenea, veți avea nevoie de numărul de zile lucrătoare disponibile într-o anumită perioadă.

Ratele absenteismului sunt adesea raportate de diferite echipe, departamente sau zone geografice. Ratele de absenteism vă oferă claritate față de absența angajaților și duce la intervenții eficiente și direcționate.

Rata absenteismului = (Numărul de zile absente / numărul de zile lucrătoare disponibile într-o perioadă dată) x 100

Rata anuală de absență = Numărul de zile de absență în cursul anului / numărul de zile de lucru disponibile în cursul anului x 100

Numărul de zile lucrătoare = 365 Total zile în 2021 - 104 Weekend -7 Sărbători legale (în timpul săptămânii) = 254 zile lucrătoare

Iată un exemplu pentru Anton, un angajat cu normă întreagă din Romania, pentru tot anul 2021. Dacă într-un an sunt 254 de zile lucrătoare - 20 de zile de concediu de odihna = 234 de zile lucrătoare. Și să spunem că a lipsit 10 zile. Amintiți-vă că vacanța și întârzierea nu sunt incluse în rata absenței.

Rata anuală de absenteism pentru Anton = 10/234 X 100 = 4,27 %.

3. Care este costul absenteismului angajaților?

Absențele neprogramate de la muncă afectează atât angajatorii, cât și angajații.

În afară de a vedea mai puțini bani pe salariul lor pentru a-și lua concediu excesiv, angajatul tinde să-și piardă valoarea ca membri sârguincioși ai organizației. Și dacă acești angajați continuă cu absențele lor neprogramate, cel mai probabil vor ajunge să-și piardă slujba.

Absenteismul afectează, de asemenea, rezultatele angajatorilor. Angajații absenți au impact asupra productivității, veniturilor și costurilor unei organizații. Absenteismul contribuie la rotația angajaților, la creșterea costurilor forței de muncă atunci când trebuie angajați lucrători înlocuitori și la alte costuri de gestionare și angajare.

Conform publicației Revistabiz, absenteismul neplanificat costă aproximativ 703 euro pe an pentru fiecare lucrător. Deși s-ar putea să nu pară o sumă semnificativă de bani cheltuiți peste un an, să ne uităm la o companie mare tipică cu 300 de lucrători. Plătește 210.900 de euro în costuri directe de absenteism în fiecare an.

Costurile absenteismului pot fi atribuite mai multor factori, printre care:

  • Salarii plătite angajaților absenți
  • Muncitori înlocuitori cu costuri ridicate (plata orelor suplimentare pentru alți angajați și / sau lucrători temporari)
  • Costuri administrative de gestionare a absenteismului
  • Alte costuri indirecte și efectele absenteismului includ:
  • Calitatea slabă a bunurilor / serviciilor rezultată din oboseala orelor suplimentare sau insuficienței de personal
  • Productivitate redusă
  • Timp excesiv al managerului (gestionarea disciplinei și găsirea înlocuirilor adecvate ale angajaților)
  • Probleme de siguranță (angajați instruiți necorespunzător care se ocupă de alții, se grăbesc să ajungă din urmă după sosirea ca înlocuitor etc.)
  • Moral slab în rândul angajaților care trebuie să „completeze” sau să facă o muncă suplimentară pentru a acoperi colegii absenți.

4. Care sunt cauzele absenteismului angajaților?

Personalul lipsește locul de muncă din mai multe motive, unele dintre ele legitime, iar altele nu. Unele dintre cele mai frecvente motive pentru absenteismul angajaților includ (dar nu se limitează la):

Moral și angajament scăzut angajaților

Chiar dacă nu o cauză directă, moralul scăzut și motivația fac adesea parte din absenteism și probleme de uzură. Angajații care se simt conectați la locul de muncă sunt mai predispuși să obțină performanțe mai bune decât cei care nu sunt. A avea un angajament redus sau inexistent al angajatului la locul de muncă este unul dintre motivele cheie din spatele absențelor neprogramate ale angajaților. Înțelegerea angajaților dvs. și ceea ce îi face fericiți este crucială pentru succesul oricărei afaceri. Începeți de aici și orice altceva poate cădea la locul său.

Lipsa aprecierii și a direcției

Este greu să te simți angajat atunci când nu știi ce se așteaptă de la tine și cum poți atinge sau depăși obiectivele echipei. De asemenea, nu poți avea un moral bun dacă te simți neapreciat sau subapreciat. Dacă angajaților li se spune că sunt ușor de înlocuit sau nu sunt valoroși pentru organizație, le va fi greu să fie motivați și să apeleze ușor la concedii medicale, chiar și atunci când nu sunt bolnavi.

Conducere deficitară

Este greu de crezut că managerii sunt problema, dar poate că sunt. Prea multă disciplină sau insuficientă poate duce la absenteism. Sunt managerii, liderii pe care angajații care tind să îi urmeze? Sau sunt tipul de manager pe care oamenii preferă să-l evite evitând munca sau chiar renunțând?

Potrivit lui firmei de cercetări si consultanta Gallup, 75% dintre persoanele care își renunță la slujbă își părăsesc managerii decât companiile. Dacă încercați să rezolvați absenteismul, moralul și problemele de fluctuație din organizația dvs., aruncați o privire asupra conducerii dvs.

Epuizare la locul de muncă

Locurile de muncă cu un volum de muncă copleșitor pot crea presiuni nedorite asupra angajaților dvs. Efectul burnout se întâmplă atunci când un angajat devine epuizat la locul de muncă. De obicei, se strecoară subtil, afectând lucrătorii într-un mod pe care aproape îl trec cu vederea. De cele mai multe ori, problema epuizării la locul de muncă este trecută cu vederea.

Un bun practicant de resurse umane știe cât de important este pentru angajați să găsească ceva timp pentru a se echilibra. Cu toate acestea, în majoritatea cazurilor, angajații sunt supraexpuși la muncă, fără a le menține timp pentru ei înșiși. Și, pe termen lung, acest lucru duce la degradarea interesului lor pentru locul de muncă.

Probleme personale / familiale

Deseori situația personală a angajaților evoluează și aranjamentele standard pot cădea. Angajații pot fi obligați să rateze munca: uneori este un părinte în vârstă sau un copil aflat în dificultate. Cu toții trăim lupte la un moment dat sau altul și pot provoca absenteism neașteptat. Pregătește-te la nivel organizațional și vei constata că stresul cauzat este redus semnificativ atât pentru tine cât și pentru angajatul tău.

Hărțuirea la locul de muncă și conflictele angajaților

Hărțuirea și conflictele la locul de muncă afectează starea emoțională a angajaților, sănătatea lor mentală și transformă o companie într-un mediu toxic și neproductiv. Adesea, hărțuirea nu este raportată, deoarece victimele nu pot fi sigure de ceea ce se califică drept hărțuire la locul de muncă și ce să facă atunci când o experimentează. Angajații hărțuiți de colegi și / sau șefi sunt mai predispuși să-și piardă interesul pentru munca lor, ducând la absenteism pentru a evita situația.

De asemenea, acordați o atenție specială relațiilor din interiorul echipei dvs. Angajații tăi se înțeleg? Le place să lucreze împreună? Supervizorii gestionează fiecare persoană pe baza abilităților și personalității lor unice? Sau există o dramă constantă și acuzații de favoritism și clici? Conflictul la locul de muncă este o cauză masivă a absenteismului, dar deseori poate fi rezolvată rapid.

Boală minoră

Bolile minore, cum ar fi durerile de cap sau cele de stomac, pot apărea oricând; sunt o parte inevitabilă a vieții profesionale. Sunt atât de obișnuite încât probabil se vor dovedi costisitoare pentru toate companiile. Dar puteți continua să luați măsuri pentru ca aceste condiții să coste mai puțin. Ați putea clarifica faptul că angajații pur și simplu nu ar trebui să se prezinte la serviciu dacă se simt cu vârfuri și puteți trimite imediat acasă orice angajați care se prezintă să lucreze cu răceală, gripă sau virus stomacal. O astfel de politică va reduce șansele răspândirii bolii în rândul personalului dumneavoastră.

Un bun software de gestionare a concediilor si absențelor va ajuta, de asemenea, aici, iar raportarea clară a resurselor umane va ajuta la identificarea tiparelor și la identificarea zonelor în care ați putea face îmbunătățiri. De exemplu, persoanele cu diete bune care fac exerciții fizice în mod regulat tind să se îmbolnăvească mai rar, așa că încurajați-vă angajații să mențină un echilibru sănătos între viața profesională și viața personală.

Probleme de sănătate mintală

Toate motivele de mai sus duc în cele din urmă la probleme de sănătate mintală. Potrivit sondajului anual realizat de CIPD, stresul și sănătatea mintală sunt cauze semnificative ale absenței angajaților. Depresia, anxietatea și alte provocări și boli mintale nu sunt rare, din păcate, dar sunt de obicei gestionabile sau tratabile. Cu toate acestea, mulți angajați recurg la lipsa de la locul de muncă pentru a-și găsi un timp de recuperare. Și cel mai adesea, acest tip de plecare de la locul de muncă merge fără anunț prealabil, ducând la rate scăzute de prezență a angajaților.

Încă o dată, un soft de gestionare a absențelor vă poate ajuta. Prevenirea este întotdeauna mai bună decât un remediu și, dacă puteți observa un model de absenteism, este posibil să puteți ajuta un angajat care altfel ar fi suferit în tăcere.

5. Cum se reduce absenteismul angajaților?

După ce înțelegeți cauzele absenteismului, ar trebui să lucrați pentru a-l reduce. Iată câteva sfaturi practice:

Stabiliți o politică clară cu privire la prezența/concediile si absențele angajaților

Politica ar trebui să explice modul de raportare a absențelor, procedurile în vigoare în jurul absențelor și înregistrarea acestora. Ar trebui să conțină informații despre modul în care veți urmări absențele repetate și repercusiunile absenteismului excesiv. Politica va acționa ca o resursă pentru angajații dvs. cu privire la așteptările dumneavoastră. Scopul de a fi consecvent și de a urma politica de participare în toate situațiile posibile.

Țineți evidența absențelor angajaților

Când este vorba de gestionarea prezenței angajaților, este esențial să țineți evidențe actualizate și complete. Cum să urmăriți absenteismul angajaților depinde de ceea ce funcționează cel mai bine pentru afacerea dvs. O modalitate ușoară de a urmări timpul angajaților dvs. este cu o aplicație de ceas de timp, care oferă notificări utile de intrare / ieșire imediată.

De fiecare dată când apare o absență, notează-o. Fără o strategie pusă în aplicare pentru a documenta absenteismul angajaților, ar putea fi greu să țineți evidența prezenței angajaților și a semnalizării atunci când absențele neprogramate încep să devină un model.

Încurajați o cultură incluzivă în echipă

Când angajații au un sentiment de apartenență și se simt conectați la echipă, vor ști că sunt apreciați în organizație. Reunirea unui grup și respectarea fiecărui angajat îi inspiră să lucreze și să contribuie mai bine. Managerii pot organiza diverse activități pentru a-și construi echipa și a-i ajuta să se cunoască dincolo de granițele de lucru. Un lucrător în echipă își va explica mai bine responsabilitățile, deoarece va fi conștient de modul în care absența neplanificată poate afecta întreaga echipă.

Asigură suport personalului

Dacă un angajat lipsește din cauza unor probleme personale, precum doliu sau probleme de sănătate mintală, ar trebui să oferiți sprijin atât în absență, cât și la întoarcerea la serviciu. Sprijinul îi va face probabil să se simtă mai fericiți să revină la muncă mai devreme și să prevină absenteismul repetat. De asemenea, ați putea lua în considerare oferirea angajaților dvs. timp liber și / sau timp de lucru flexibil. Dacă vă sprijiniți, vă veți asigura că oamenii simt că obțin un echilibru bun dintre viața profesională și viața personală și că le prețuiți nevoile.

Recompensează comportamentul bun

La locul de muncă, absența este adesea resimțită mai puternic decât prezența și dintr-un motiv întemeiat. Dacă cineva nu se prezintă pentru a-și face treaba, aceasta pune presiune asupra întregii echipe. Dar ce zici de angajații care apar zilnic la timp și îți mențin afacerea să funcționeze fără probleme în fundal? Nu le luați de la sine. Observați-le. Un sondaj a arătat că 69% dintre angajați ar rămâne la firmă dacă există programe mai bune de recompensă și recunoaștere. Recunoașterea angajaților pentru o prezență și o performanță bune poate fi una dintre cele mai scăzute costuri, dar cu cele mai mari strategii de impact pentru afacerea dvs.

Concluzie

Atenuarea absenteismului angajaților este un proces pe termen lung, nu o soluție peste noapte. Chiar și cu politicile corecte, probabil că primiți în continuare apeluri despre „otrăvirea alimentară” sau sursa de gripă întotdeauna convenabilă de vineri.

Angajații sunt și ei oameni. Se îmbolnăvesc, au nevoie de timp pentru odihnă și momente de petrecut cu cei dragi. Este greșit să presupunem că un angajat ar fi prezent la locul de muncă dacă totul la locul de muncă este corect. Cu toate acestea, luarea tuturor măsurilor necesare, corectarea lucrurilor și asigurarea angajării angajaților într-un mediu de lucru sănătos va aduce beneficii atât angajatorului, cât și angajatului.

Și amintiți-vă întotdeauna cuvintele lui Douglas Conant, „Pentru a câștiga pe piață, trebuie mai întâi să câștigați la locul de muncă”.



LeaveBoard – Soluții Simple de Management Personal

___

LeaveBoard reprezintă administrarea și planificarea simplă a concediilor pentru companiile cu creștere rapidă.

Gestionarea concediilor de odihnă și a absențelor din cauze medicale sau din alte motive reprezintă un proces de administrare a angajaților 📅. Un sistem bun de administrare a concediilor crește satisfacția angajaților, asigură transparență în companie și reduce situațiile neprevăzute. De asemenea, reduce absenteismul neexplicat sau excesiv.


Înregistrează-te gratuit

Înregistrarea de concedii cu ajutorul aplicației LeaveBoard

LeaveBoard este gratuit pentru companii cu până la 9 angajați.