De ce este importantă comunicarea internă pentru afacerea dvs.?

Definiția comunicării interne

Să începem prin a clarifica terminologia. Ar trebui să fie comunicare internă (la singular) sau comunicare internă (la plural)? Există o diferență între cele două și, dacă da, care este acea diferență?

În acest caz, există un răspuns clar și direct.

Comunicarea internă se referă la modul cuprinzător în care o afacere comunică cu angajații săi pentru a-i ține la curent.

Comunicarea internă implică instrumentele, tacticile și canalele care permit comunicarea internă

Astfel spuse, comunicarea internă se referă la un grup de procese sau instrumenteresponsabile de furnizarea unui flux adecvat de informații și de colaborare între departamentele și colegii unei organizații. Aceste procese se aplică atât în sus, cât și în jos în lanțul de management/angajați. Funcționează și în rândul angajaților care interacționează între ei în companie.

Când definim comunicarea internă, nu trebuie să o confundăm cu implicarea angajaților. Deși există multe asemănări între cele două – comunicarea cu angajații, discuția cu managerii, încurajarea feedback-ului onest – acestea sunt două procese distincte.

Comunicarea internă este acțiunea care folosește informațiile și interacțiunea pentru a completa și motiva angajații.

Implicarea angajaților este reacția pe care o obțineți din investirea timpului, a banilor și a strategiei în comunicarea cu angajații. Salariul, formarea, politica de concediu și aranjamentele flexibile de lucru vor avea un rol crucial în nivelurile generale de implicare a angajaților din cadrul companiei.

Comunicarea internă solidă hrănește cultura companiei și dezvoltă implicarea angajaților.

Scopul comunicării interne

Comunicarea internă este mult mai mult decât simpla comunicare a datelor și informațiilor. Pentru ca procesul să fie extrem de eficient, trebuie să includă fiecare dintre următoarele scopuri de zi cu zi:

1. Transmiterea informațiilor (asigurându-vă că mesajul dvs. este înțeles)

Fiecare plan de comunicare internă ar trebui să se concentreze nu doar pe furnizarea de informații, ci și pe clarificarea și explicarea, astfel încât să fie ușor înțeles de toți. Selectarea metodelor adecvate de comunicare internă este esențială pentru realizarea acestui punct. Trebuie să fii capabil să te conectezi cu fiecare angajat. Dar prea des, un număr mare de angajați se poate strecura prin plasă; lucrătorii la distanță, cei care nu sunt la curent cu tehnologia. Fără un flux regulat de informații și interacțiune, acești lucrători se pot dezactiva rapid, crescând rata de fluctuație a angajaților.

2. Implementarea scopului și viziunii (aducerea tuturor la bord)

Când angajații sunt informați și văd semnificația muncii lor, ei pot înțelege rolul lor în imaginea de ansamblu, lucrând spre un obiectiv comun. Cu angajații dispersați în întreaga lume, managerii nu mai sunt capabili să supravegheze sau să împărtășească personal planul CEO-ului echipelor. Atunci când forța de muncă este răspândită în diferite locații, online și offline, aveți nevoie de procese de comunicare internă. Pandemia ne-a făcut să vedem cât de crucială este comunicarea internă într-o afacere.

3. Conectarea oamenilor (ajungerea la fiecare angajat)

Canalele de comunicare internă trebuie să construiască conexiuni între conducere și angajați, între departamente și indivizi. Cu o forță de muncă împrăștiată pe scară largă, unii lucrând de acasă (telemuncă), iar alții la birou, trebuie să înlăturați barierele. Luați în considerare implementarea unui software de comunicare internă pentru a vă ajuta să ajungeți la fiecare angajat. Acesta va oferi tuturor acces egal la aceleași informații.

4. Creșterea moralului angajaților (recunoașterea muncii grele)

Scopul unei comunicări interne robuste nu este doar de a informa și conecta angajații. De asemenea, îi va inspira. Prin construirea unei culturi a recunoașterii și a scopului, indivizii trec peste limite pentru a servi scopului superior al viziunii companiei lor. Cunoașterea contribuției lor și lucrul în direcția aceluiași obiectiv va crește, de asemenea, sănătatea și bunăstarea lor generală.

5. Construirea încrederii (lideri vizibili)

Comunicarea autentică și sinceră este unul dintre pilonii cheie ai unui lider de succes. Când gestionați o criză precum pandemia, canalele de comunicare din partea echipei de conducere trebuie să fie 100% de încredere și deschise. Trebuie să-ți folosești toate abilitățile și tehnicile pentru a stabili și a păstra încrederea constantă în conducerea ta. Definiția dvs. de comunicare internă trebuie să pună liderii în față. Dacă puneți o față în spatele mesajului, angajații dvs. vor fi dispuși să facă față oricărei provocări.

6. Obținerea de feedback (oferirea de voce angajaților)

Una dintre greșelile comune de comunicare internă este eșecul de a asculta ceea ce au de spus angajații tăi. Implementați canale bidirecționale și oferiți angajaților o voce și o platformă pentru a le folosi. Drept urmare, îndepliniți unul dintre scopurile critice ale comunicării interne. Aplicațiile de comunicare internă și-au dovedit valoarea, mai ales în perioada pandemiei. Ele oferă mijloacele pentru a obține feedback de la fiecare angajat, oriunde s-ar afla.

7. Monitorizarea stării de spirit (adunarea de informații regulate)

Este esențial să cunoașteți starea de spirit generală a angajaților dvs., în special în timpul unor epidemii, situatii tensionate sau a unor proiecte dificile. Numai ținând pulsul organizației puteți aborda în mod proactiv problemele și întrebările emergente, puteți corecta neînțelegerile și vă puteți adapta strategia.

8. Măsurarea impactului (vezi rezultatul strategiei tale)

Comunicarea internă este un proces complex cu nenumărate beneficii. Dar acest proces nu se termină niciodată cu formula de închidere a unui mesaj. Urmărirea îndeaproape a valorilor comunicării interne este secretul unei strategii de succes. Dacă doriți să optimizați impactul mesajelor dvs., trebuie să urmăriți continuu eficacitatea comunicării dvs. Pandemia a avut un efect pozitiv în acest domeniu, întreprinderile devenind mai conștiente de necesitatea de a monitoriza impactul eforturilor lor.

Tipuri de comunicare internă

Comunicarea internă este un termen larg care acoperă multe domenii de afaceri. În timp ce unul dintre exemplele clasice de comunicare internă este un e-mail de la șef, adevărul este că acesta este doar o mică parte din imaginea de ansamblu. Comunicarea internă cuprinde mai multe tipuri de schimburi între conducere, departamente, echipe și colegi, acoperind o gamă largă de subiecte și probleme.

Ca atare, există multe tipuri de comunicare internă într-o afacere. În continuare, analizăm în profunzime șapte tipuri cheie:

• 1. Generat de leadership, cunoscut și sub denumirea de comunicare descendentă, este fluxul de informații de sus în jos, de la lideri la angajați. Comunicațiile generate de conducere se concentrează pe informarea personalului (în primul rând prin e-mail) cu privire la direcția și strategia generală de afaceri. În plus, funcția lor este de a face liderii vizibili, în special în organizațiile mai mari, unde unii angajați s-ar putea să nu se întâlnească niciodată personal cu conducerea superioară.
  
  
• 2. Generat de angajați, cunoscut sub numele de comunicare ascendentă, cuprinde toate mesajele care circulă de la angajați la manageri. Dintre toate tipurile de comunicare internă, aceasta este cea mai trecută cu vederea, în ciuda faptului că este foarte importantă.
  Comunicațiile generate de angajați ar trebui să ofere vocea tuturor din organizația dvs., indiferent de rol, vechime sau locație. Scopul nu este de a vă informa angajații, ci de a comunica cu aceștia.
  
  
• 3. Comunicarea peer-to-peer sau laterală constă în conversații la același nivel între angajați. Încurajarea colaborării între angajați este unul dintre tipurile cheie de comunicare în afaceri. Atunci când angajații împart cu colegii lor, beneficiile comunicării interne devin rapid evidente. Dorești să creezi conversații care să susțină cultura companiei, să îmbunătățească rezolvarea problemelor, să generezi idei noi, să îmbunătățească colegialitatea și moralul.
  
  
• 4. Livrarea informațiilor definește rolul departamentului de comunicare internă: fiecare angajat este pe deplin informat cu privire la toate problemele organizatorice, juridice și procedurale. Înarmați cu cunoștințe și înțelegere, angajații vor oferi performanțe mai bune pentru afacere.
  De asemenea, este vital să vă mențineți comunicările regulate și consecvente. Cu toate acestea, aveți grijă să nu supraîncărcați angajații cu informații. Cercetările realizate de Harvard Business Review au indicat că angajații petrec peste două ore din zi de lucru pe e-mail și, mai rău, durează 24 de minute pentru a reveni la sarcină după deschiderea unui e-mail. Încercați să mențineți mesajele simple și la obiect. Acum, mai mult ca niciodată, angajații noștri se plâng de stres la locul de muncă și de epuizare; scopul nostru ar trebui să fie de a reduce acest lucru, mai degrabă decât de a le spori povara.
  
  
• 5. Comunicarea schimbării, în special în management și administrare, este crucială pentru succesul afacerii dvs. O astfel de schimbare va determina diferența dintre succes și eșec în timpul procesului de transformare.
  
  Atunci când se comunică schimbarea în organizații, procesul de comunicare internă ar trebui să clarifice exact ce se cere fiecărui individ. Încercarea de a acoperi mesajul de bază al schimbării va funcționa împotriva ta. Este mai bine să mușcăm glonțul, să recunoașteți că sunt necesare ajustări semnificative și să stabiliți o cale directă pentru a ajuta angajații să facă acele schimbări.
  
  În timp ce comunici schimbarea la locul de muncă, cultura companiei trebuie să fie pe primul loc în gândurile tale. Comunicarea organizațională afectează totul, de la integrarea și retenția personalului până la poziționarea mărcii, stabilitatea afacerii și performanța financiară. Este intangibil, dar are un impact asupra comportamentului și luării deciziilor angajaților.
  
  
• 6. Managementul crizelor iese în prim-plan atunci când o afacere se confruntă cu perturbări majore și provocări neașteptate. Dintre toate tipurile de comunicare în afaceri, aceasta are nevoie de secțiunea sa în strategia ta de comunicare internă.
  
  Crizele, prin însăși natura lor, vin fără avertisment. Crearea unui plan de joc de succes care să fie pus în acțiune din timp poate face o diferență semnificativă pentru eficacitatea companiei pe termen lung. Prin planificare, veți atenua riscurile, veți menține personalul în siguranță și veți reduce impactul asupra profitului dumneavoastră. Atingerea este extrem de importantă. Pur și simplu, trebuie să puteți conecta instantaneu cu fiecare angajat, indiferent unde se află.

Importanța comunicării interne

Comunicarea internă de succes face ca lucrurile să înainteze zilnic și este unul dintre cei mai mari factori care vă afectează rezultatul anual. Dacă doriți un flux de lucru excelent și să evitați încetinirile inutile, dvs. și angajații dvs. trebuie să depuneți eforturi pentru un mediu sănătos în care toată lumea colaborează și comunică.

O strategie excelentă de comunicare internă îmbunătățește performanța afacerii. Și deși acesta este un rezultat cheie, nu este singurul beneficiu al comunicării interne eficiente.

Iată încă opt motive care demonstrează importanța comunicării interne în locul de muncă în schimbare de astăzi.

#1. Îmbunătățește implicarea și productivitatea angajaților

Începeți conversațiile potrivite în organizația dvs. și aduceți împreună lideri, parteneri și angajați pentru a se concentra asupra strategiilor interne care sporesc implicarea și productivitatea. Angajații doresc să își prezinte ideile și opiniile. Încurajează-i, dă-le valoare și o voce. Atunci când angajații sunt implicați activ, ei sunt motivați să muncească mai mult și să facă o muncă de mai bună calitate la locul de muncă.

Managerii pot stabili cu ușurință aceste tipuri de conversații prin intermediul platformelor de comunicare internă. Nu este nevoie de întâlniri care să piardă mult timp.

#2. Oferă un încredere si direcție

Angajații doresc să vă înțeleagă viziunea și obiectivele și cum să ajungă acolo. Ei doresc să contribuie și să facă parte dintr-o echipă. Millennials și GenZ trebuie în special să fie auziți. Ei sunt nativii digitali din era rețelelor sociale, care se bazează foarte mult pe comentarii, distribuire, feedback și interacțiune.

Pentru a oferi această experiență de afirmare a angajaților, este eficient și motivant să împărtășiți în mod regulat informații despre o echipă sau realizările unei companii. Atingerea obiectivelor împreună crește sentimentul de lucru în echipă și de progres.

#3. Vă permite să controlați mesajul

Angajații nu ar trebui să afle niciodată despre știri importante ale companiei dintr-o sursă externă. Cel mai bun mod de a controla narațiunea corporativă este de a face știrile interne disponibile tot timpul, nu doar în perioadele de criză.

Tehnologia modernă înseamnă că majoritatea dintre noi să ne conectăm la un moment dat în timpul zilei, în special la locul de muncă. Mulți angajați au acces la un intranet al companiei și sunt la curent cu comunicările relevante. Folosiți canale interactive și de încredere accesibile fiecărui angajat. Păstrați controlul asupra mesajului dvs. în loc să lăsați informațiile susceptibile de interpretări individuale.

#4. Ajută la retenția celor mai talentați angajați

Indiferent dacă încercați să atrageți talentul sau să-l rețineți, angajații trebuie să-și cunoască angajatorii. Un sistem de comunicații interne care funcționează bine și un mediu de lucru deschis oferă companiei dumneavoastră un avantaj pe piața extrem de competitivă de astăzi. Millennials sunt cunoscuți pentru job-hopping; 40% spun că sunt dispuși să-și schimbe poziția în următorii doi ani.

#5. Depășește barierele cu privire la locația angajaților

Echipele de la distanță sunt viitorul muncii. Actualizarea Global Mobile Forecast a estimat că peste 40% din populația activă a lumii va fi mobilă până în 2022. Și asta a fost înainte de pandemie.

Pentru o forță de muncă mobilă, aveți nevoie de o nouă abordare a comunicării interne. Angajații pot lucra în fusuri orare diferite și au doar o fereastră limitată pentru a organiza întâlniri video sau apeluri telefonice. Comunicarea internă eficientă ajută la depășirea barierelor lingvistice și culturale.

În plus, distanța poate fi un zid ce împiedică ca membrii echipei să se simtă ca o echipă. O mai bună comunicare internă de afaceri poate avea un impact pozitiv semnificativ asupra modului în care echipele de la distanță colaborează și se simt.

#6. Îndeplinește misiunea firmei

Potrivit Gartner Communications, „Angajații care se simt bine informați devin cei mai credibili ambasadori ai unei companii pe plan extern, în timp ce pot deveni cei mai înverșunați critici ai acesteia dacă nu o fac.”

Atunci când angajatorii știu să comunice eficient cu angajații lor, au mult mai mult succes în a-și transforma angajații în ambasadori ai afacerii. 

#7. Îmbunătățește transparența

Comunicarea informală are avantajele și dezavantajele ei. Transmiterea mesajului de la om la om ajunge adesea la cei care altfel ar fi ratat transmisia originală. Totuși aceasta este mai flexibilă decât comunicațiile interne formale. În plus, acest tip de comunicare poate ajuta la îmbunătățirea relațiilor dintre angajați și poate răspândi sfaturi din interior care pot face munca mai eficientă.

Pe de altă parte, comunicarea informală poate distorsiona sensul informației. Stimulează zvonuri și neînțelegeri greu de controlat după fapt.

#8. Reunește oamenii într-o situație dificilă/criză

În vremuri de criză, comunicarea internă este cheia pentru a supraviețui fără escaladare. Capacitatea de a comunica în timp util și eficient cu angajații și părțile interesate externe din organizație poate reduce stresul și poate duce la bun sfârșit lucrurile. Cu toate acestea, cercetările privind comunicarea pe timp de criză au descoperit că managerii comunică mult mai puțin cu angajații în timpul unei crize. Nimic nu se răspândește mai repede decât bârfele de la birou, iar comunicarea precisă din partea conducerii poate preveni situațiile negative.

Comunicarea internă nu numai că vă ajută să conduceți afacerea, dar sprijină și gestionarea crizelor pe termen scurt și lung. Managementul pe termen scurt abordează incidentul în sine, în timp ce planurile pe termen lung se concentrează pe păstrarea reputației companiei și adoptarea de măsuri pentru a preveni repetarea situațiilor negative.

Până acum, probabil că ați citit multe despre ce este și de ce aveți nevoie de o strategie solidă de comunicare internă. În continuare, vei afla răspunsul la întrebarea „cum”.

Cum îți poți stimula strategia de comunicare internă?

Deși nu există o formulă perfectă pentru o comunicare eficientă la locul de muncă, există tehnici care vă vor spori impactul. Fie că este vorba despre necesitatea unui flux bidirecțional de informații, claritatea mesajului sau frecvența comunicării. Aceste sfaturi de comunicare internă vor influența pozitiv productivitatea și rezultatele generale. 

Sfatul #1 Discutați cu fiecare angajat

Este simplu să trimiteți un e-mail la nivelul întregii companii tuturor celor din forța de muncă. Cu toate acestea, asigurarea faptului că e-mailul este deschis, citit și înțeles este o problemă cu totul diferită. În fiecare organizație, va exista un grup greu de atins de angajați care nu primesc eforturile departamentului de comunicare internă. Unii pot fi la distanță, lucrează de acasă sau nu vor avea acces la tehnologia necesară. Alții stau doar pe biroul tău, dar încă nu se interacționează cu mesajele emise.

În cele din urmă, ceea ce face un angajat inaccesibil nu se datorează locației sau rolului său. Este vorba despre canalele de comunicare interne la care au acces. Permițând angajaților să se conecteze la software-ul de comunicare internă folosind propriile dispozitive, veți deschide canalele de acces, iar informațiile pot începe să circule fără probleme în ambele direcții.

Sfatul #2 Discutați pentru că vă pasă

Includeți în strategia dvs. conceptul unei case deschise asupra informațiilor. De prea multe ori, afacerile funcționează în silozuri. Ei consideră că informația este putere și rețin știri și date esențiale de la forța de muncă. Dacă scopul este îmbunătățirea comunicării interne, atunci trebuie să aveți o viziune opusă asupra acestei chestiuni foarte importante.

Atunci când managerii împărtășesc informații între departamente și echipe, rezultatele sunt pozitive. Nu numai că sporește înțelegerea și cunoștințele întregii forțe de muncă, dar crește și nivelurile de implicare.

Sfatul #3 Purtați un dialog nu monolog 

Una dintre greșelile comune de comunicare internă este furnizarea unui flux de informații unidirecționale. Liderii furnizează informații organizaționale, se așteaptă ca acestea să fie citite și înțelese și le lasă așa. Cu toate acestea, asigurați-vă că publicul dvs. are și oportunitatea de a răspunde la aceste mesaje. Trebuie să oferiți un dialog vital în două sensuri între lideri și angajați.

Pentru a stimula implicarea, trebuie să oferi personalului oportunități de a oferi feedback. Acest pas simplu, dar vital, este una dintre modalitățile principale de îmbunătățire a comunicării interne.

Sfatul #4 Fiți un povestitor

Povestirea (din engleza storytelling) este bine documentată pentru a fi o modalitate de comunicare de succes. Keith A. Quesenberry, lector la Centrul de Educație pentru Leadership al Universității John Hopkins, a dovedit că creierul uman răspunde diferit la faptul că i se spune o poveste decât vizionarea unei prezentări PowerPoint.

Povestirea este deosebit de eficientă atunci când vine de la lideri. Oamenii aleg să-i urmeze pe lideri datorită modului în care îi fac să se simtă, iar poveștile sunt o modalitate influentă de a crea conexiuni emoționale puternice cu angajații.

Dacă vrei ca angajații tăi să comunice eficient, asigură-te că și liderii tăi o fac. Când vă gândiți la îmbunătățirea comunicării interne, unul dintre cele mai bune lucruri pe care le puteți face este să conduceți prin exemplu.

Sfatul #5 Dialogul trebuie să fie simplu

Când sunteți in dialog cu angajații dumneavoastră, comunicarea trebuie sa fie simplă, scurtă și la obiect. Asigurați-vă că dialogul este și interesant. Dacă doriți să intrați în legătură cu angajații dvs., trebuie să le captați și să le rețineți atenția. Când doriți să îmbunătățiți comunicarea internă, nu uitați niciodată că mesajele dvs. trebuie să fie ușor de înțeles și relevante pentru publicul dvs. Comunicarea dvs. trebuie să se conecteze la nivel individual. Atenție la supraîncărcarea angajaților cu informații complexe și extinse.

Cea mai bună practică este să trimiteți informațiile potrivite, persoanelor potrivite, la momentul potrivit. De asemenea, trebuie să vă gândiți dacă trimiteți cantitatea potrivită de informații. Când vine vorba de procesul de comunicare internă, mai puțin înseamnă mai mult.

Sfatul # 6 Fă-ți un program și ține-te de el

Comunicarea cu angajații dvs. ar trebui să fie întotdeauna regulată, programată și planificată meticulos. Când comunicarea internă devine neregulată și imprevizibilă, veți descoperi că nivelurile de implicare tind să scadă (de exemplu întâlnirea cu echipa care se întâmplă marți dimineața la 10:00, iar în ultimele 3 săptămâni nu a mai avut loc). Angajații se vor simți uitați în curând dacă un canal de comunicare anterior obișnuit nu mai este populat cu informații noi. Respectarea planului dvs. de comunicare este valabil mai ales pentru lucrătorii la distanță, care se bazează pe actualizări regulate pentru a rămâne conectați la munca lor.

Programați-vă toate comunicările obișnuite: trimiteți notificări cu privire la evenimentele viitoare, efectuați sondaje cu privire la comunicare și lansați actualizări zilnice pe canalele interne (Slack, Microsoft Teams, Mail). Cu un efort minim, puteți furniza un flux constant de informații forței dvs. de muncă.

Sfatul #7 Deveniți social

Majoritatea oamenilor sunt obișnuiți să consume informații din mers. Cu toate acestea, multe companii sunt precaute când vine vorba de aplicațiile și platformele de social media. Există percepția că oamenii vor deveni mai puțin eficienți dacă încep să le folosească. În plus, unele platforme de social media au reputația de a fi greu de monitorizat și controlat. Cu toate acestea, vremurile se schimbă, iar aceste instrumente evoluează și ele. Există o bogăție uriașă de date care spun că angajații care pot contribui cu ușurință la discuțiile interne vor fi mai motivați și implicați, ceea ce duce la o relație mai bună angajator/angajat.

Sfatul #8 Ascultă-ți colegii

Pașii anteriori nu au rost dacă nu știi să asculți și să primești noile informații. Destul de des, ascultarea este mai importantă decât distribuirea informațiilor. Nu este suficient să soliciți sugestii de la angajați. Este vital să ai o ușă deschisă, să poți aștepta și să asculți nevoile acestora. Poți sa fi generos și cu timpul acordat acestora. Până la urmă, avem două urechi și o gură, așa că ar trebui să auzim mai mult decât vorbim.

Concluzie

Un plan de comunicare bine elaborat vă va sprijini organizația în toate inițiativele interne și vă va învăța să mențineți o comunicare consecventă a angajaților. Dacă veți lua in considerare pașii de mai sus și înțelegând importanța unui strategii de comunicare internă eficient, angajații dumneavoastră mai colaborativi și mai implicați.