1. Prevederi legislative

Codul Muncii discută despre posibilitatea programului flexibil de muncă, numindu-l program individualizat. Astfel, la articolul 118, se dispune că angajatorul poate stabili programe individualizate de muncă, cu acordul său la solicitarea salariatului în cauză.

Așadar, prima observație necesară este că decizia legată de programul flexibil nu va fi una unilaterală în niciun caz.

Apoi Codul Muncii explică în același articol, ce înseamnă de fapt acest program individualizat:

Durata zilnică a timpului de muncă este împărțită în două perioade: o perioadă fixă în care personalul se află simultan la locul de muncă și o perioadă variabilă, mobilă, în care salariatul își alege orele de sosire și de plecare, cu respectarea timpului de muncă zilnic.

Însă, atenție mare, program flexibil NU înseamnă că angajatul va lucra exclusiv după bunul plac. Este în continuare imperativ să se respecte regulile impuse pentru angajații cu program fix, cele prevăzute de Codul Muncii la articolele 112 și 114:

Art. 112 . [durata normală a timpului de muncă]

(1) Pentru salariații angajați cu normă întreagă durata normală a timpului de muncă este de 8 ore pe zi și de 40 de ore pe săptămână.

(2) În cazul tinerilor în vârstă de până la 18 ani durata timpului de muncă este de 6 ore pe zi și de 30 de ore pe săptămână.

Art. 114 . [durata maximă a timpului de muncă]

(1) Durata maximă legală a timpului de muncă nu poate depăși 48 de ore pe săptămână, inclusiv orele suplimentare.

(2) Prin excepție, durata timpului de muncă, ce include și orele suplimentare, poate fi prelungită peste 48 de ore pe săptămână, cu condiția ca media orelor de muncă, calculată pe o perioadă de referință de 4 luni calendaristice, să nu depășească 48 de ore pe săptămână.

(3) Pentru anumite activități sau profesii stabilite prin contractul colectiv de munca aplicabil, se pot negocia, prin contractul colectiv de muncă respectiv, perioade de referință mai mari de 4 luni, dar care să nu depășească 6 luni.

(4) Sub rezerva respectării reglementărilor privind protecția sănătății si securității în muncă a salariaților, din motive obiective, tehnice sau privind organizarea muncii, contractele colective de muncă pot prevedea derogări de la durata perioadei de referință stabilite la alin. (3), dar pentru perioade de referință care în niciun caz să nu depășească 12 luni.

(5) La stabilirea perioadelor de referință prevăzute la alin. (2)-(4) nu se iau în calcul durata concediului de odihnă anual și situațiile de suspendare a contractului individual de muncă.

(6) Prevederile alin. (1)-(4) nu se aplică tinerilor care nu au împlinit vârsta de 18 ani.

Toate deciziile luate în legătură cu programul flexibil vor apărea și în Regulamentul Intern al companiei, care să nu uităm, este obligatoriu să fie adus la cunoștința tuturor salariaților și să fie afișat la sediu. 

!Programul individualizat nu este incompatibil cu telemuncă!

2. Avantajele programului flexibil

Dintre avantajele pe care angajatorii le oferă personalului pentru a lucra într-un mod flexibil, amintim următoarele:

• Nivel crescut de productivitate și un sentiment de satisfacție în ceea ce privește munca: posibilitatea angajatului de a beneficia de un program adaptat nevoilor lor personale, însă și în concordanță cu nevoile organizației, va conduce la o mai bună productivitate. În plus, angajații se simt apreciații, și vor simți că au control asupra muncii lor.
• Eficientizarea fiecărui departament: cel mai probabil unii dintre angajați preferă să înceapă cât mai devreme dimineața muncă, alții sunt mai somnoroși, așa că vor veni mai târziu. Acest fapt este ceva bun pentru departament, pentru că pe tot parcursul zilei va fi cineva disponibil, astfel că nimeni nu va fi nevoit să facă ore suplimentare.
• Reducerea absenteismului: este o consecință naturală, întrucât angajații vor putea să-și adapteze programul în funcție de urgențe personale, de programări sau de nevoile membrilor de familie.
• O altă modalitate de reducere a absenteismului este și folosirea unui soft pentru managementul concediilor, cum este LeaveBoard.
• Un echilibru mai bun între muncă și viața personală: programul flexibil va permite angajatului să fie disponibil pentru familie când este nevoie, sau să urmeze cursuri de perfecționare sau să participe la activități sportive cu mai multă ușurință.
• Îmbunătățirea procesului de recrutare și a retenției: programul flexibil este cu siguranță un beneficiu de prezentat candidaților în timpului procesului de recrutare. Va ajuta reputația și brandul de angajator. De asemenea, implementarea acestuia va ajuta la retenția angajaților actuali.
• O mai bună comunicare: nevoia constantă de discuție legată de turele fiecărui angajat cu program flexibil, precum și soluționarea cazurilor de absență, vor duce în timp la o mai bună comunicare între membrii echipei, dar și între ei și manager.
• Număr mai mic de concedii medicale: un program flexibil poate însemna o mai bună calitate a vieții pentru angajați, ceea ce în timp duce la un număr mai mic de concedii medicale.

3. Dezavantajele programului flexibil

Metodele de lucru flexibile nu sunt în totalitate perfecte, există și unele aspecte care merită de luat în considerare:

• Impedimente în managementul echipelor: managerii vor întâmpina obstacole des, întrucât va fi nevoie ca toți angajații să-și ”strecoare” propriile dorințe legate de programul propriu. Mai mult, unii ar putea încerca să profite de acest concept, și să lucreze mai puțin de norma de 8 ore. Pentru a evita asemenea probleme, managerii ar trebui să se focuseze pe productivitate, nu pe numărul de ore lucrate, ceea ce se îndeplinește prin setarea de obiective clare și evaluarea performanței regulat.
• Dificultăți în gestionarea timpului: programele individualizate pot însemna că este dificilă organizarea ședințelor, a întâlnirilor cu toți membrii echipei.
• Calendarele de concedii oferite de LeaveBoard vă vor face viața mai ușoară.
• Obstacole în comunicare: pentru manageri, flexibilizarea poate veni cu probleme pe partea de comunicare cu echipa, pentru că este mai greu să dai de angajat în orice moment al zilei. Se va impune dedicarea unui anume timp pentru a-i responsabiliza pe angajați.
• Probleme în managementul orelor lucrate: este probabil necesară implementarea unui sistem cât mai digitalizat pentru contabilizarea numărului exact de ore lucrat de fiecare angajat cu program individualizat. Acest fapt poate genera costuri.
• Posibilitatea apariției abuzurilor din partea unor manageri: aceștia pot încerca să profite de programul flexibil și să le ceară angajaților să stea la muncă mai mult decât cele 8 ore, dacă ei au nevoie presantă de prezența lor. Practic vor interpreta flexibilitatea ca un program prelungit.

4. Tips and tricks pentru implementare

Fiecare organizație are nevoile și specificul ei. Este crucial ca implementarea programului flexibil să țină cont de tot ce înseamnă organizația, de angajații, dar și de manageri. Avem câteva sfaturi pentru o implementare de succes a programului flexibil:

• Începe cu pași mici - poți implementa 2 sau 3 zile pe săptămână cu program flexibil, pentru a vedea cum funcționează.
• Aplică conceptul la unele departamente, nu la toate deodată. Unele au activitate care se pretează la acest gen de program, altele nu atât de mult. LeaveBoard te ajută în această misiune, unde ai la dispoziție o bază de date completă cu toți angajații.
• Stabilește un canal de comunicare clar pentru discuțiile legate de această temă - este de preferat ca fiecare echipă să beneficieze de un grup separat de discuție, unde să se comunice doar pe acest subiect, al programului individualizat. Soluția la îndemână este Slack, care se integrează cu softul nostru LeaveBoard.
• Aplică conceptul pentru început doar la angajații cu senioritate în companie - de obicei ei sunt mai disciplinați și astfel poți monitoriza succesul implementării.
• Monitorizează modul de funcționare - este crucial să măsori rezultatele obținute, pentru a adapta programul în funcție de acestea. Este de preferat ca monitorizarea să se efectueze cel puțin 6 luni.

Un program flexibil este un beneficiu tot mai apreciat de angajați și candidați. Din păcate, nu toate domeniile de activitate permit acest gen de concept, spre exemplu domeniul vânzărilor. Însă în domeniile în care se poate implementa, cu siguranță este un plus.

Oferă-le angajaților tăi această opțiune și vei avea doar de câștigat!