Arta de a delega sarcini eficient. Principalele beneficii și sfaturi de urmat cu privire la delegare

Ce înseamnă a delega?

Delegarea este actul de redirecționare a sarcinilor și inițiativelor către alți membri ai echipei. Puteți delega munca pentru a distribui responsabilitatea mai uniform sau pentru că sarcina este mai relevantă pentru prioritățile, abilitățile sau interesele altui angajat.

A ști când și cum să delegi te face un manager mai bun. Delegarea sarcinilor vă poate ușura volumul de muncă, dar conform Dr. Scott Williams, profesor de management la Universitatea de Stat Wright, face mult mai mult decât să va eliberați de sarcinile care le aveți in farfurie.

„Delegarea poate fi, de asemenea, un semn clar că respecți abilitățile subordonaților tăi și că ai încredere în discreția lor”, scrie domnul Williams. „Angajații care simt că sunt de încredere și respectați tind să aibă un nivel mai ridicat de angajament față de munca lor, organizația lor și, mai ales, managerii lor.”

Prin delegare, managerii își eliberează timp pentru a se concentra pe activități cu valoare mai mare, menținând în același timp angajații implicați cu o mai mare autonomie.

De ce managerii nu reușesc să delege?

Mulți manageri consideră că delegarea este inconfortabilă. De exemplu, o cercetare arată că femeile lideri se simt mai vinovate de delegare decât liderii bărbați.

Delegarea nu înseamnă că nu poți gestiona lucrurile singur sau nu ești un bun manager. Delegarea vă îmbunătățește capacitatea de a identifica proiectele pe care ceilalți le pot executa și de a beneficia de experiența de a lucra.

Există multe motive posibile pentru care oamenilor le-ar putea fi frică să predea sarcini sau responsabilități:

• Timp. Lipsa de timp este motivul cel mai des folosit pentru a nu delega. Reprezintă convingerea că delegarea sarcinilor necesită mai mult timp decât realizarea muncii. Cei care delegă munca ar trebui să se asigure că oferă instrucțiuni clare și oferă îndrumări, laude și reasigurări pentru a construi încrederea.
• Identitate. De-a lungul anilor, ați investit în domeniul dumneavoastră de expertiză și în setul dumneavoastră de abilități tehnice. Este esențial să înțelegeți că nu veți preda întregul loc de muncă, ci doar sarcini specifice. Totodată vei juca în continuare un rol vital în timp ce conduci echipa și vei rămâne responsabil pentru realizarea obiectivelor echipei.
• Atașament emoțional. Unii oameni sunt prea investiți emoțional în muncă pentru a o atribui altcuiva. Eliberarea poate fi o provocare, dar acceptarea faptului că nu poți face totul singur este esențială. Amintește-ți că echipa ta vrea să aibă succes la fel ca tine. Dacă angajații tăi reușesc, tu reușești.
• Vinovăție. S-ar putea să vă simțiți vinovat atunci când atribuiți munca colegilor. „Managerii confundă adesea delegarea cu renunțarea la muncă”, scrie Harvey Mackay, fondatorul Mackay Mitchell Envelope Co. „Deci nu o fac și ajung să-și piardă timpul, precum și timpul și resursele companiei.” Delegarea nu este un semn de slăbiciune; este un semn al unui lider puternic.
• Încredere. Este posibil să existe o persoană (sau câteva persoane) în echipa ta în care nu ai încredere să execute sarcini. Poate că nu au încă nivelul de calificare necesar sau nu au îndeplinit așteptările tale în trecut. Un studiu a constatat că două procese psihologice îi fac pe oameni mai reticenți în a delega munca: efectul de auto-întărire și efectul de încredere în supraveghere. În concluzie, mulți au încredere în ei înșiși că vor face o muncă excelentă mai mult decât au încredere în alții.
• Responsabilitate. Când delegi o sarcină, renunți la responsabilitatea executării acesteia. Dar, în calitate de manager, ești încă responsabil pentru succesul sau eșecul acestei sarcini. Sunteți măsurat și recompensat - sau eventual blamat - pentru rezultatele echipei dvs.

Cum să delegi (și ce ar trebui să eviți)?

Care este cel mai bun mod de a delega munca, astfel încât să poți lupta cu teama de delegare, să construiești o echipă eficientă și să finalizezi sarcini mai repede? Iată un ghid despre delegarea eficientă pas cu pas:

A. Aflați când să delegați

Delegarea are loc de-a lungul unui spectru. 

• Cel mai scăzut nivel se întâmplă atunci când le spui altor oameni ce să facă pas cu pas. Astfel oferi puține șanse angajaților de a încerca noi abordări. 
• Cea mai puternică formă de delegare apare atunci când poți renunța la cea mai mare parte a controlului tău asupra proiectului către angajat.

B. Comunicați-vă intențiile și așteptările

Utilizați întâlnirile individuale și cele cu echipa pentru a clarifica obiectivele salariaților și cele ale echipei și totodată să distribuiți munca între membrii echipei. Încercați să faceți cea mai bună distribuție între sarcini și persoane pentru a spori implicarea. Furnizați toate informațiile și instrucțiunile de care are nevoie persoana pentru sarcină.

C. Atribuiți sarcini în funcție de aptitudini

Când angajații primesc o sarcină într-un domeniu în care excelează, ei sunt mai înclinați să se bucure de muncă. În calitate de lider, ar trebui să luați în considerare abilitățile angajaților dvs., dorința lor de a învăța, precum și stilurile dar și interesele lor de lucru. Persoana pe care ați delegat-o va fi capabilă să desfășoare munca mai eficient dacă este capabilă, antrenată și interesată. Scopul tău este să faci din munca în echipă o experiență pozitivă.

D. Oferiți formare și sprijin

Oferiți oportunități de formare și resursele de care ar putea avea nevoie angajații dvs. pentru a-și îndeplini noile sarcini. Angajații sunt motivați să îndeplinească sarcinile atunci când au pregătirea adecvată. Anunțați membrii echipei dvs. de responsabilitățile acestora. Mai degrabă decât micromanagement, oferiți îndrumări și feedback constructiv.

E. Trageți oamenii la răspundere

Delegare înseamnă că ați transferat autoritatea pentru sarcină către altcineva. Dar, ca lider, tot trebuie să trageți la răspundere pe cei care au preluat sarcina. Oferă altora beneficiul îndoielii și nu fi răutăcios. Un termen limită ratat la locul de muncă merită un avertisment sever, nu o concediere. Totuși, problemele repetate ale termenelor limită pot justifica o reducere a salariului sau a responsabilităților.

F. Arătați aprecierea către colegi

În cele din urmă, asigurați-vă că vă faceți timp pentru a spune „mulțumesc” angajaților și anunțați-le că apreciați contribuțiile pe care fiecare le-a adus la proiect. Felicitarea tuturor  colegilor pentru munca bine făcută poate ajuta la menținerea moralului la un nivel ridicat.

Practici de delegare de evitat:

• Evitați micromanagementul
  Oferiți-le membrilor echipei dvs. timp și spațiu pentru a face munca și evitați să vă verificați progresul prea des.
• Nu luați înapoi sarcinile delegate
  Chiar dacă lucrurile nu merg bine, rămâneți cu persoana respectivă și creșteți nivelul de sprijin.
• Nu vă fixați pe aspectele negativ
  Permiteți sughițuri și mici erori. Păstrați o atmosferă pozitivă și asigură-te că nu distrugi entuziasmul.
• Nu refuza noile concepte
  Delegarea înseamnă transferul responsabilității lucrării unei alte persoane. Produsul lor final va fi diferit de ceea ce ați fi făcut dumneavoastră. Îmbrățișați diversitatea gândirii și permiteți ca expresia lor creativă să strălucească.
• Nu prezenta munca altora ca fiind a ta sau fără a oferi credit adecvat
  Fiți transparent cu privire la cine face munca și acordați-le credit pe nume în întâlniri și comunicări scrise.
• Nu renunțați
  A deveni un expert în delegare este o călătorie în care veți descoperi stilul dumneavoastră cu privire la delegarea sarcinilor. Însă la un moment dat va trebui să începeți de undeva. Chiar și cu 20 de ani de experiență în conducere, provocările de delegare pot apărea în continuare.

Acum că știți ce trebuie să faceți și ce nu este recomandat să faceți cu privire la delegare, trebuie să înțelegeți cum să delegați sarcini, astfel încât să puteți beneficia de toate beneficiile fără a vă confrunta cu probleme.

Deși teoretic, delegarea sarcinilor către echipa ta poate părea ușoară și practică, poate fi adesea destul de greu de stăpânit.

Sfaturi și tehnici de delegare

Iată câteva sfaturi și tehnici de utilizat pentru a ști cum să delegați sarcini eficient.

1. Identificați sarcina pe care o veți delega

Identificați sarcinile pe care trebuie să le îndepliniți în prezent. Decideți care dintre ele trebuie completate de dvs. și care pot fi realizate de altcineva.

2. Identificați cui îi veți delega sarcinile

După ce ați decis ce sarcini să delegați, trebuie să stabiliți cui le veți delega. Luați în considerare punctele forte și aptitudinile membrilor echipei dvs. și programul acestora, de asemenea, pentru a vedea dacă aceștia își pot asuma sarcina pe care le veți atribui.

Nu uitați să verificați volumul de muncă actual al angajatului și dacă acesta are suficientă capacitate pentru a prelua muncă suplimentară. Dacă alocați prea multe sarcini unui coleg despre care știți că oferă o calitate înaltă muncii atunci când alții au un program mai relaxat poate crea frustrare și represalii. O bună practică pe care liderii o iau în considerare atunci când au de-a face cu delegarea este o distribuție corectă a sarcinilor în rândul echipei în funcție de abilități, experiență și volum de muncă.

Te-ar putea interesa: Cum să devii un manager de echipă mai bun?

3. Delegați cu încredere și corectitudine

Odată ce ați identificat sarcinile și persoanele adecvate, este timpul să atribuiți sarcinile pe rol echipei dvs. Când faceți acest lucru, să vă asigurați că nu doar delegați sarcinile, ci oferiți sfaturi pentru ca responsabilii să le poată îndeplini cu succes, cu direcția și contextul de care vor avea nevoie. Nu le configurați alocarea taskurilor într-un mod eronat atunci când atribui sarcini; astfel de decizii vor diminua încrederea echipei tale.

4. Feedback și recunoștință

Încurajează comunicarea deschisă în echipa ta, primind și oferind feedback pentru o delegare eficientă. Folosiți această ocazie pentru a le arăta angajaților tăi că îi apreciezi?. Arătarea recunoștinței va crește moralul și motivația echipei dvs. de a performa bine în viitor.

5. Monitorizați sarcinile delegate

Deși am menționat mai sus că nu doriți să microgestionați și să vă asigurați că membrii echipei dvs. au autoritate și se simt responsabili în a îndeplini sarcinile care le sunt atribuite, este posibil să vă doriți totuși să obțineți actualizări despre modul în care progresează munca.

Puteți folosi funcția de pontaj pentru a permite echipei dvs. să urmărească timpul pe care îl petrece in a îndeplini diverse sarcini.

Principalele beneficii ale delegării sarcinilor

Incapacitatea de a delega sarcini în companie reduce eficiența echipei. Iată care sunt beneficiile care fac ca delegarea să fie vitală.

Concentrați-vă pe cele mai importante sarcini – delegarea sarcinilor cu o prioritate mai mică vă permite să vă concentrați asupra provocărilor critice ale companiei.

• Creșterea eficienței angajaților – angajații care preiau sarcini au șansa de a-și demonstra și dezvolta competențele.
• Reducerea stresului – poate fi stresant pentru un manager să delege responsabilitatea unei alte persoane pentru o anumită sarcină. Cu toate acestea, este mai stresant să controlezi întreaga companie și să asumi mai multă muncă decât poți face față. În cel mai rău caz, lipsa delegării duce chiar la epuizare profesională cunoscuta sub numele de sindromul burnout.
• Posibilitatea realizării unei sarcini cu un grad calitativ mai ridicat  – nu trebuie să vă placă toate responsabilitățile. Delegarea unei părți a muncii va aduce mai multă satisfacție unei alte persoane din companie, care va îndeplini sarcina mai bine din punct de vedere calitativ și cu un angajament ridicat.
• Evitați să faceți prea multe lucruri deodată – știți bine că aveți doar 24 de ore într-o zi – așa că merită să gestionați timpul cât mai eficient posibil. Cu cât trebuie îndeplinite mai multe sarcini, cu atât veți avea mai puțin timp pentru fiecare dintre ele.
• Îmbunătățirea comunicării cu echipa – prin delegarea sarcinilor către angajați, managerul arată încredere. Echipa se simte apreciată și va ști că poate solicita ajutor dacă există o problemă. Colaborarea cu echipa va crește și astfel – comunicarea dintre angajați se va îmbunătăți.
• Creșterea profitului în companie – delegarea sarcinilor pe care alții le pot îndeplini va crește profitul în companie. Munca de externalizare înseamnă mai mult timp pentru vânzări directe și contact cu clientul, fără de care compania nu poate exista.

Arta de a delega sarcini

Delegarea responsabilităților nu este o sarcină ușoară. Aceasta necesită un angajament enorm din partea ambelor părți, dar, după cum puteți vedea, are beneficii semnificative.

A învăța să delegați eficient este o situație de câștig-câștig. Angajații tăi câștigă pentru că au șanse să crească și să se dezvolte. Compania dvs. câștigă deoarece obține crește producția, sporește retenția, iar angajații vor fi mai implicați. Și, în sfârșit, câștigați pentru că vă îmbunătățește reputația. Astfel veți fi într-o poziție în care nu numai că ești în căutare de oportunități mai mari, dar veți fi liber să le folosiți.