Gestionarea eficientă a echipei de la distanță în vremea Coronavirus

Suntem într-o situație neplăcută. Coronavirusul creează un experiment uriaș și stresant în lucrul de acasă, iar această situație de criză, schimbă cursul normal al activităților oricărei companii. Managementul trebuie să se adapteze la o nouă dinamică de lucru.

Suntem într-o situație neplăcută. Coronavirusul creează un experiment uriaș și stresant în lucrul de acasă, iar această situație de criză, schimbă cursul normal al activităților oricărei companii. Managementul trebuie să se adapteze la o nouă dinamică de lucru.

Din acest motiv, venim cu o serie de sugestii referitoare la coordonarea eficientă a echipei la distanță. Sugestiile vizează atât managerii, cât și personalul HR, dar și angajații.


Rolul managerilor

  • Motivează angajații. Menționați că nu este vorba despre numărul de ore lucrate, ci de calitatea și rezultatele muncii angajaților.
  • Menționați că dinamica de muncă se schimbă. În schimbul unui program normal de lucru, sarcinile rămân aceleași, însă contextul este diferit și vă doriți ca angajații să rămână implicați în a menține continuitate.
  • Încrederea are un rol major. Angajații vor avea posibilitatea de să își creeze programul cum cred ei că este de cuviință.
  • Fii inclusiv și tratează egal colegii de echipă. Oferă un număr adecvat de taskuri fiecărui angajat, nu oferi unor angajați mai mult decât aceștia pot să abordeze, iar altora prea puțin sau taskuri care nu sunt foarte interesante. Un balans între angajați, taskuri și tipul de task este întotdeauna o decizie corectă.
  • Oferiți feedback constant. Manager fiind, trebuie să fiți în contact cu angajații, să le oferiți feedback, să întrebați dacă au dificultăți, dacă aplicațiile furnizate funcționează la parametrii normali, dar și aspecte ce țin de clienți și, în general, rolul acestora în firmă. Atunci când un angajat finalizează un raport sau închide un contract, dați un telefon acestuia și transmiteți felicitări pentru munca depusă. Sunt lucruri mici, însă valoroase pentru o cultură sănătoasă a firmei.


Mod de gândire și comportament pentru angajați

  • Încredere. La fel cum ați lucrat cu angajații dumneavoastră, la fel puteți lucra și de acum încolo, cu câteva diferențe. Dacă angajații lucrează în fata unui calculator nu contează neapărat de unde lucrează atât timp cât aceștia au acces la toate aplicațiile și o conexiune stabilă. Întâlnirile fizice pot fi schimbate cu întâlniri digitale cu ajutorul unor softuri precum Skype, Zoom, telefoanele rămân la dispoziție pentru întrebări pertinente, iar rețelele sociale și cele de mesagerie instantanee vor facilita contactul cu colegii.
  • Responsabilitate. Fiecare angajat are taskuri și obiective. Deși dinamica de lucru diferă, angajații trebuie să aibă simțul responsabilității și să își finalizeze proiectele în timp util. Dacă există dificultăți, acestea trebuie transmise managerilor, iar comportamentul în care se găsesc scuze trebuie schimbat într-unul în care angajații găsesc soluții la problemele ce intervin.
  • Rezultate. Această schimbare nu necesită o reducere a gradului de performanță sau a impactului pe care îl puteți avea. Recomandăm să vă gândiți cum puteți continua proiectele în derulare în așa fel încât să vă respectați termenele și să asigurați calitatea lucrărilor.
  • Valori. O companie care înțelege încotro merge și care îi sunt prioritățile și a transmis clar fiecărui angajat acest lucru, nu se va împiedica dacă va fi nevoie ca angajații să nu mai lucreze fizic împreună, ci se vor completa în desfășurarea activității într-un nou mediu.
  • Conștiință. Dacă înainte trebuia să te trezești la ora 7 să ajungi de dimineața la birou, acum nu trebuie să îți schimbi obiceiurile. Tu ești cel răspunzător de activitățile tale și de modul în care îți planifici ziua.
  • Proactivitate. Pe grupurile tale de discuții, fii cel care vine cu o nouă abordare, care începe o nouă conferință și fii voluntar să suni un coleg care nu se descurcă foarte ușor cu tehnologia de ultimă generație.
  • Rezolvă o problemă. Nu merge internetul? Sună providerul de internet și cere un sfat. Nu merge Skype-ul? Descarcă ultima versiune de soft. Nu poți să-ți accesezi contul de email? Cere o nouă parolă. Nu știi cum să răspunzi unui client? Întreabă un coleg sau managerul tău. Cel mai important este să rămâi constant în mișcare și să nu rămâi blocat cu o anumită problemă. 
  • Nivel ridicat de libertate. Deși angajații nu vor fi prezenți la birou, pentru 1-2 săptămâni aceștia vor avea un grad înalt de libertate, însă puteți organiza discuții telefonice, întâlniri virtuale cu echipa sau mesaje prin care, manager fiind puteți cere un status cu privire la anumite proiecte.


Departamentul HR stimulează motivația angajaților

  • Colaborează. Dacă lucrezi singur la un proiect, poți să rămâi fără energie de multe ori, însă într-o echipă, în care toată lumea vine cu feedback - într-un document colaborativ, într-un soft de management de proiect, într-un grup de lucru, există o altă dinamică prin care datorită implicării a mai multor perspective, lucrurile avansează mai ușor, iar fiecare contributor vede impactul contribuției personale. 
  • Oferă răspunsuri și elimină îndoieli. Organizează o teleconferință. Prezintă care sunt așteptările, prezintă un plan de lucru, prezintă modul în care organizația va aborda proiectele principale și își va folosi resursele, răspunde la întrebările angajaților, oferă sfaturi și ghidează către o metodă de continua lucrul în noua situație.
  • Evitați prejudecățile. Menționați ca toți angajații sunt în aceeași situație. Nimeni nu este favorizat, iar viitorul organizației depinde de modul în care fiecare angajat răspunde la nevoile organizației în aceasta perioadă.
  • Dezvoltați cultura organizațională. Organizația dumneavoastră nu înseamnă doar șeful, ci înseamnă modul în care toți angajații contribuie zilnic în a aborda diverse situații de la angajare, la lucrul cu clienții, la relațiile interpersonale, dar și colaborarea în situații de criză. Modul în care gestionați astfel de situații poate consolida radical spiritul de echipă, dar și cultura firmei dumneavoastră.
  • Evitați modele care nu funcționează. Dați dovadă de flexibilitate, de înțelegere și de adaptare la un nou climat. Faceți ceea ce  este necesar pentru a elimina procesele greoaie și abordați o mentalitate nouă, “digitală”, adecvată la perioada de astăzi.
  • Concentrați-vă pe momentul curent. Deși criza COVID 19 este una de amploare, este important să va gândiți la proiectele actuale și să nu cugetați asupra unor teorii de viitor, deoarece veți putea fi copleșit de tristețe, iar acest lucru are un efect anti-motivațional.
  • Concentrați-vă pe ceea ce puteți controla. Puteți să vă controlați modul în care vă folosiți timpul, pe ce activități vă concentrați, la ce discuții participați, aspecte ce țin de igienă, dar și de sănătate. 
  • Utilizați rațiunea gândirii. Da, este o epidemie mondială, da, America a intrat în starea de urgență, însă acest lucru s-a mai întâmplat și în trecut cu alte ocazii: poliomielită, gripa aviara, gripa porcina, Ebola dar și alte boli similare, care au trecut. Iar în momentul de față, datorită implicării la nivel înalt al diverselor instituții internaționale, răspândirea acestui nou virus este diminuată.



Întărește relațiile colegiale

  • Onestitate. Este momentul oportun să dovedești că ești o persoană de încredere, căreia îi pasă de colegi, de clienți și de organizație. Este momentul să dovedești că ești flexibil, că ai skillurile de care organizația are nevoie în situații mai dificile și nu ești persoana care se ascunde în a prelua responsabilități.
  • Grad ridicat de autonomie în a lua decizii. Deși ești acasă, de cele mai multe ori va trebui să acționezi rapid și să iei deciziile corecte. Expertiza, activitățile derulate în trecut te vor ajuta să treci peste dificultăți, iar atunci când vei avea niște întrebări dificile, nu ezita să decizi o opțiune favorabilă. Iar dacă nu ești sigur, tot timpul poți contacta un coleg prin telefon, email sau WhatsApp sau Signal. 
  • Fii atent la performanța echipei. Evident orice companie este diferită, iar unele industrii au fost luate total pe nepregătite de aceasta criză, însă ca manager nu vă gândiți doar la performanța individuală, ci la performantă echipei și cum puteți să îndepliniți obiectivele pe termen scurt împreună.
  • Abordați o mentalitate de grijă. Da, ne pasă fiecăruia de cei dragi și  vrem să fim în siguranță și să avem ce mânca, însă ca și angajați sau manageri, asigurați-vă același lucru când vine vorba de colegii voștri.
  • Sunteți o echipă. Gândiți-vă că nu sunteți o singură persoana în carantina la domiciliu, ci fiecare din colegii dumneavoastră este în aceeași situație. Fiecare din dumneavoastră întâmpinați dificultăți în a vă duce activitățile la bun sfârșit, însă nu ezitați să îi veniți cu un sfat sau în ajutor pentru cei ce au rămas în urmă cu activitățile. Solidaritatea contează în aceste momente.
Update
Prin intermediul grupului HRHub, Domnul Florian Koleci, Psihiatru & Trainer la Fundația Estuar, Equatorial și Key Concept a venit cu niște sugestii adiționale pentru manageri și team-leaderi, dar totodată cu o explicație rațională referitoare la frică și anxietate în vremuri de Coronavirus, pe care le transmitem și dumneavoastră.


Frica și anxietatea

Anxietatea și panica au o singură mamă: Frica!

Frica a fost acel mecanism care ne-a ajutat și ne-a stat alături de-a lungul evoluției. Frica a fost cea care i-a făcut pe strămoșii noștri să se gândească de 2 ori înainte să sară în fața animalelor sălbatice sau a inamicului (Sau cum spunea un coleg de-al meu psiholog – “Cine știe, poate eu trăiesc azi pentru că stră-stră-străbunicii mei probabil au fost niște fricoși și nu s-au avântat cu sulița în mână”). Frica este cel mai vechi mecanism de apărare.

Pe de altă parte, o altă sursă a anxietății este faptul că nu avem îndeplinite o serie de nevoi personale. Îndeplinirea lor ne oferă sentimentul de confort și control. Așa cum setea este un semnal că nu ți-ai acoperit nevoia de hidratare, așa și anxietatea este un semnal că nu-ți îndeplinești anumite nevoi. 

Cheia de a face față anxietății este să îndeplinești aceste nevoi într-un mod echilibrat.

Anxietatea se mai poate produce atunci când nu ești ancorat în prezent, lăsând gândurile să închipuiască un viitor problematic, sumbru. Saltul de la momentul prezent la cel viitor omite toți pașii intermediari – aceia în care tu ai puterea de a decide cursul acțiunii. 

Anxietatea cauzată de astfel de gânduri poate să te demobilizeze, astfel încât renunți la luptă fără ca măcar aceasta să fi început.  În astfel de cazuri, este util să folosești partea pozitivă a anxietății – capacitatea ei remarcabilă de a anticipa scenarii diverse – pentru a construi planuri de acțiune.

Mai mult, anxietatea poate fi cauzată de lipsa de structură și de informații – ne este frică de ceea ce nu cunoaștem încă.

Anxietatea este deja alimentată de abundența de știri despre evoluția numărului de cazuri și impactul asupra siguranței fizice și economice a fiecăruia, astfel încât suntem puși în situația de a fi creativi, dar nu reactivi și mai ales să ne mobilizăm capacitatea de adaptare. 

Ceea ce își doresc oamenii este ca această situație să fie una temporară, nu permanentă.

Nu avem dovezi că se va termina totul în 5-6 zile dar nici că va dura cu lunile. De aceea unele decizii și strategii de HR este important să țină cont de context dar și de viitor. 


Sfaturi pentru manageri și Team-leaderi în vremuri de Coronavirus

  • Ai grijă de propria persoană. Dacă te simți confortabil cu propria persoană atunci sunt mari șanse să reușești acest lucru și cu membrii echipei. Ca manager sau team-leader, responsabilitatea este atât față de echipă și organizație, cât și față de propria persoană.
  • Păstrează contactul cu membrii echipei.  Organizează minim 2 ședințe pe zi. (Online -  dacă este work-from-home). Dacă unul din membrii echipei se află în izolare, creșteți numărul de contacte la 3-4/zi, cu acordul persoanei respective. În momentele de izolare crește nevoia de a păstra legătura cu cei din jur și a simți că sunt oameni pentru care contezi.
  • Oferă informații cât mai corecte. Și nu din surse multiple tuturor membrilor echipei. Asigură-te că sursa informațiilor este sigură și verificată.
  • Oferă sprijin adițional noilor angajați. Asigură-te că fiecare din persoanele mai noi sau mai puțin experimentate din echipă au o persoană - resursă clar desemnată. Încurajează această comunicare și munca în perechi. Acest lucru face că să nu rămână persoane fără o conexiune.
  • Asigură-te că membrii echipei respectă pauzele. Verifică și insistă asupra acestui punct.
  • Arătă grijă pentru angajați. Verifică dacă membrii echipei au persoane apropiate diagnosticate sau aflate în carantină, nu doar pentru a iniția măsuri de protecție pentru ceilalți colegi ci și pentru a înțelege cu ce emoții va trebui să te confrunți.
  • Comunică folosind terminologia corectă. Folosește cu grijă terminologia, dacă o persoană din echipa ta este diagnosticată cu Coronavirus sau se află în carantină ori izolare. NU folosi termeni precum “avem o victimă”, “avem un bolnav”, “avem un caz de coronavirus în echipă”. Acei oameni o să treacă peste acest moment și o să revină în activitatea de zi cu zi. Așa că folosește terminologia: “Un coleg este internat/tratat pentru Coronavirus”.
  • Evită excesul de informații. Evită să te uiți toată ziua la știri despre situația actuală deoarece acest lucru va face să crească anxietatea ta, și este posibil să transmiți această stare atât echipei cât și oamenilor apropiați. Stabilește intervale clare, nu foarte apropiate (de exemplu de 2 ori pe zi) când te vei informa despre aceste lucruri.
  • Promovează prevenția. Asigură-te că oamenii din echipă își dedică timp unor activități aparent simple precum hidratarea, igiena personală de bază – (Da, poți să-i spui: “lasă acum ceea ce făceai și du-te să-ți faci un duș. Poate că te va relaxa”).

Organizația Mondiale a Sănătății (OMS) și instituțiile sanitare din toată lumea acționează împreună pentru a limita cât mai mult epidemia de COVID-19. Totuși, această perioadă de criză crește stresul tuturor oamenilor: persoane bolnave, personal medical, familii aflate în izolare.

OMS oferă câteva recomandări care vă vor ajuta să gestionați mai bine stresul și emoțiile din această perioadă.



Concluzie

După cum a subliniat Darwin, cei care supraviețuiesc „nu sunt cei mai puternici sau cei mai inteligenți, dar cei mai adaptabili la schimbare”.

Compania ta a investit în tine pentru că crede în tine. Și o pandemie globală a schimbat asta. Ciclul normal al afacerii include ascensiuni și coborâșuri și o mulțime de șocuri negative pe parcurs. Bine ați venit la vechiul normal. Stați în siguranță, rămâneți concentrați și nu uitați că multe dintre cele mai bune companii din istorie s-au născut și au fost construite în momentele cele mai dificile.



Alte articole despre subiect care nouă ne-au plăcut:

Mircea Miclea: Arta de a trăi în vremuri de criză
Starea de urgență pentru COVID-19 - măsuri aplicabile angajatorilor și angajaților

LeaveBoard este un soft simplu de administrare personal gratuit pentru echipe de pana la 9 angajati. Creaza un cont acum.