Înainte de a vă împacheta bagajele și de a deconecta telefonul de la serviciu, ar trebui să bifați ultimul element de pe lista de sarcini: să vă informați colegii, partenerii de afaceri și clienții despre absența dumneavoastră iminentă atunci când aceștia vă contactează. Puteți să scrieți un mesaj dumneavoastră e-mailul out-of-office sau să personalizați una dintre mostrele noastre gratuite; trimiteți singur e-mailul în înainte de a pleca în vacanță sau configurați un mesaj de e-mail cu răspuns automat.
O bună practică peste acest tip de mesaje automate este acea de a păstra un ton neutru, prietenos și să oferiți toate informațiile necesare fără a împărtăși detalii personale. Acest e-mail ar trebui să fie scris profesional, sa ofere informația cu privire la absență dumneavoastră de la birou și să invite destinatarii la o posibila alternativa sau un dialogul viitor. Ar trebui să fie simplu și concis. În plus, poate fi un ingredient de marketing care menține clienții și partenerii dvs. de afaceri implicați și îi asigură că sunteți în continuare acolo pentru ei, chiar dacă veți fi plecat pentru ceva timp.
Dacă doriți să configurați un mesaj de răspuns automat la mesajele care ajung către căsuța dumneavoastră de email, cu răspuns automat despre vacanța dvs., care să fie transmise colegilor și clienților, avem mai multe exemple profesionale pentru dvs.
Notă: Aceste mesaje sunt cunoscute și ca mesaje OOO (abreviat de la Out Of Office).
Indiferent dacă trimiteți singur e-mailul sau configurați un mesaj de e-mail cu răspuns automat, acesta ar trebui să includă informații relevante cu privire la absența dumneavoastră. Începeți prin a menționa cât timp veți fi plecat de la birou și de ce. Asigurați-i pe receptori că veți reveni la mesajele acestora de îndată ce vă întoarceți la birou, dar rămâneți departe de întâlnirile de la birou in perioada in care sunteți absent. Dacă este cazul, furnizați datele dumneavoastră de contact pentru situații de urgență sau datele de contact ale colegului care se ocupă de sarcinile dumneavoastră în timpul absenței dumneavoastră.
Nu uita de formulele de deschidere și încheiere a mesajului, păstrând totul profesional și neutru. De obicei, nu este o idee bună să începi e-mailul de vacanță către colegi cu „Salutări din Hawaii” sau alte expresii menite să fie amuzante. Este și mai important să folosiți un ton adecvat și să vă verificați e-mailul pentru greșeli de gramaticale atunci când configurați un răspuns automat. Nu știi niciodată cine te poate contacta.
Pe scurt, dacă scrieți un răspuns automat prin care anunți că nu poți răspunde la e-mailuri și la apelurile telefonice pentru că sunteți în vacanță., poate include informații precum:
Ce să evitați când scrieți răspunsuri automate la e-mail-uri:
Pe baza situației dvs. specifice, a poziției în cadrul companiei și a persoanelor care vă trimit de obicei prin e-mail, am creat câteva exemple de e-mailuri simple pentru răspunsuri automate pe care le puteți utiliza oricând. Alege-l pe cel care ti se potrivește și personaliza-l așa cum iți dorești. Rețineți că este important să adăugați o notă personală e-mailului pe care îl trimiteți automat. Vă va ajuta să creați relații de muncă mai bune și să îmbunătățiți comunicarea cu clienții, furnizorii și partenerii de afaceri.
Exemplul 1: E-mail de vacanță către colegi
Buna ziua,
Voi pleca în concediu de odihnă de la [data] până la [data]. [Voi fi disponibil pentru urgențe la [număr de telefon]/ Nu voi fi disponibil în această perioadă].
Dacă aveți nevoie de asistență imediată, vă rugăm să îl contactați pe colegul meu [nume complet] la [email]/[număr de telefon].
Vă mulțumesc pentru înțelegere. Voi reveni la dumneavoastră la întoarcere.
Cele mai bune gânduri,
[Numele dumneavoastră]
Exemplul 2: E-mail de tipul Out of Office către persoane din afara organizației dvs.
Buna ziua,
Mulțumesc pentru e-mail. În perioada [data] -[data] voi fi în concediu. Dacă aveți nevoie de asistență imediată, vă rugăm să îl contactați pe colegul meu [nume complet] la [email]/[număr de telefon].
Când mă voi întoarce la birou voi reveni cu un răspuns.
Toate cele bune,
[Semnătura ta]
Exemplul 3: Exemplu general de e-mail când ești Out of Office
Stimate expeditor,
Nu sunt de la birou în acest moment iar accesul meu la email este limitat. Voi reveni la pe [data]. Dacă aveți o problemă urgentă, vă rog să contactați [nume complet] la [e-mail]/[număr de telefon] pentru [motive de categorie] și [nume complet] la [e-mail]/[număr de telefon] pentru [motive de categorie]. În caz contrar, voi răspunde la e-mailul dumneavoastră după întoarcerea mea.
Toate cele bune,
[Semnătura ta]
Exemplul 4: Email de Out of Office cu răspuns întârziat
Buna ziua,
Mulțumesc pentru e-mail. Nu voi fi la birou de la [data] la [data]. Îmi voi verifica e-mailul atunci când este posibil și voi încerca să răspund prompt la mesajul dumneavoastră.
Dacă aveți nevoie de asistență imediată, vă rog să îl contactați pe colegul meu [nume complet] la [email]/[număr de telefon].
Toate cele bune,
[Semnătura ta]
Exemplul 5: E-mail de Out of Office pentru perioada sărbătorilor
Buna ziua,
Mulțumesc pentru e-mail. Din cauza [sărbătorii legale], biroul nostru va fi închis de la [data] până la [data]. Dacă aveți nevoie de asistență imediată, vă rugăm să mă contactați la [număr de telefon].
Când voi reveni la birou, voi citi e-mailul dumneavoastră,
Toate cele bune,
[Semnătura ta]
Vă punem la dispoziție o pagină separată cu toate sărbătorile legale, dacă doriți să aflați când au loc următoarele zile libere conform Codului muncii.
Exemplul 6: Mesaj de Out of Office pe durata evenimentului companiei
Buna ziua,
Mulțumesc pentru e-mail. Voi fi în Out of Office pentru a participa la [numele evenimentului companiei] care are loc în [adăugați locație] de la [data] la [data]. Voi verifica periodic e-mailurile, dar dacă aveți nevoie de asistență imediată, vă rugăm să contactați colegul meu [nume complet] la [email]/[număr de telefon].
Dacă și tu te afli în [locație] zilele astea, mi-ar plăcea să ne întâlnim! Sună-mă la [numărul meu de telefon] și îți voi da detalii.
Toate cele bune,
[Semnătura ta]
Exemplul 7: Mesaj de Out of Office pe durata călătoriei de afaceri
Buna ziua,
Mulțumesc pentru e-mail. Voi fi în Out of Office pentru a participa la [numele conferinței] de la [data] la [data]. Vă rog să vă așteptați la o întârziere în răspunsul meu.
Dacă aveți nevoie de asistență imediată, vă rugăm să-l contactați pe colegul meu [nume complet] la [email]/[număr de telefon].
Mulțumesc mult,
[Semnătura ta]
Exemplul 8: Mesaj de Out of Office în perioada concediului medical
Buna ziua,
Mulțumesc pentru e-mail. În acest moment sunt în concediu medical până la [data]. Voi verifica periodic e-mailurile, totuși, dacă aveți nevoie de asistență imediată, vă rugăm să contactați colegul meu [nume complet] la [email]/[număr de telefon]. [El/Ea] se ocupă de [sarcinile mele] în aceste zile.
Mulțumesc pentru înțelegere,
[Semnătura ta]
Descoperă ghidul cu toate detaliile despre concediul medical. Și nu uita că softul LeaveBoard oferă transparență cu privire la cine este prezent și absent în cadrul companiei cu ajutorul unei soluții de gestiune umane, ușor de folosit.
Exemplul 9: Mesaj de Out of Office în perioada concediu de maternitate
Buna ziua,
Vă mulțumesc că m-ați contactat. Sunt în concediu de maternitate până la [data]. Șeful nostru de marketing, [Nume], îmi gestionează conturile în această perioadă. [Nume] este accesibil la [E-mail] sau [Număr de telefon].
Cu sinceritate,
[Semnătura ta]
Daca ești interesat de o cerere pentru concediu de maternitate / prenatal, noi ți-o oferim gratuit.
Exemplul 10: Exemplu de răspuns automat prin e-mail de tip Out of Office când angajatul nu mai este în companie
Subiect: [Nume] nu mai lucrează la [inserați compania].
Mulțumesc pentru e-mail. Începând cu [data], nu mai lucrez la [numele companiei] și, din păcate, nu vă pot răspunde la mesaj.
Deoarece acest e-mail nu este redirecționat, vă rugăm să contactați [nume] la [email/telefon] cu privire la întrebarea dvs. [Nume] va fi bucuros să vă asiste după cum este necesar.
Puteți lua legătura cu mine personal, puteți folosi e-mailul meu de acasă: [email] sau puteți lua legătura cu mine pe [LinkedIn].
Cele mai bune gânduri,
[Nume]
TIP: Dacă aveți nevoie de exemple de mesaje out of office în limba engleză, vă putem ajuta.
Pentru solicitări și management al concediilor softul HR LeaveBoard oferă o soluție simplă care permite întregii echipe să înțeleagă cine este absent și când. Acest sistem de resurse umane bazat pe cloud, puteți să setați sărbătorile legale, structura organizațională, salva datele angajaților dar și configura tipul de acces sau detalii cu privire la vizibilitate. Înregistrați-vă și începeți să utilizați astăzi un software gratuit de resurse umane.
Modulul de administrare personal oferit de softul de resurse umane LeaveBoard este instrumentul perfect pentru angajatori, manageri resurse umane și administratori pentru a identifica toate detaliile angajaților, și simplifica procesele administrative necesare pentru a genera un astfel de document.