Primii Pași În Înființarea Unei Firme De Tip SRL În 2024

1. Alegerea numelui companiei

Este evident că primul pas este să alegi numele companiei pe care dorești s-o înființezi. Dar să găsești un nume potrivit care să te reprezinte și să vorbească despre activitatea pe care o desfășori nu este suficient. Numele companiei trebuie să fie unic.

Pentru a verifica unicitatea numelui, poți accesa pagina oficială a Registrului Comerțului, secțiunea Verificare disponibilitate și rezervare denumire online. Va trebui să-ți creezi un cont, dar vei putea afla dacă există deja o societate comercială cu denumirea pe care ți-o dorești. Dacă nu, atunci poți rezerva denumirea. Vei primi o dovadă de verificare a disponibilității și rezervării denumirii firmei, un document necesar pentru înființarea firmei de tip SRL. Dovada este valabilă timp de o lună de la emitere. Toate informațiile despre alegerea denumirii firmei (ce cuvinte sunt acceptate, ce formulări gramaticale trebuie să respecți, etc.) sunt disponibile aici.

Ca regulă generală, denumirea firmei trebuie să fie scurtă, ușor de reținut și reprezentativă pentru activitatea economică pe care o desfășori. În același timp, trebuie să fie originală și atractivă. Iar dacă plănuiești să te folosești de marketing online, trebuie să cauți și un domeniu web disponibil și să verifici cât de relevantă va fi denumirea firmei în căutări online.

2. Alegerea obiectului de activitate (cod CAEN)

Obiectul de activitate al firmei nou înființate trebuie să se regăsească în lista codurilor CAEN aprobate. Poți alege un cod principal și mai multe secundare. Deoarece de multe ori activitatea comercială acoperă mai multe coduri CAEN, este bine să folosești toate opțiunile disponibile.

Obiectul de activitate trebuie ales cu grijă. Nu doar pentru că trebuie să se potrivească activității desfășurate, ci și pentru că diferite coduri CAEN pot avea cerințe și condiții diferite (de exemplu, criterii de impozitare). În plus, codurile CAEN trebuiesc autorizate.

Codurile CAEN asociate firmei pot fi modificate ulterior prin îndeplinirea unor proceduri cerute de Registrul Comerțului, dar este mai bine să le stabilești corect de la început. Nu adăuga însă coduri CAEN pe care nu le folosești în prezent, dar plănuiești să le folosești la un moment dat. Le poți adăuga atunci când vine timpul.

De exemplu, începând cu 2024, firmele de tip SRL care au ca domeniu de activitate principale sau secundare HORECA, IT, alimentație și servicii medicale se pot încadra pentru impozit 3%, în timp ce firmele cu alte domenii de activitate se pot încadra pentru impozit 1%. În plus, unele coduri se potrivesc pentru desfășurarea activității la sediu, altele pentru desfășurarea activității la un punct de lucru și altele pentru desfășurarea activității la terți.

3. Găsirea unui sediu social

Un SRL trebuie să aibă un sediu social, adică un spațiu în care să se desfășoare administrarea firmei, nu neapărat un spațiu unde să se desfășoare activitatea economică. Activitatea economică se poate desfășura la sediul clientului (de exemplu, reparații de locuințe) sau la un alt sediu (de exemplu, spațiu comercial închiriat într-un centru comercial).

Pentru sediul social, poți închiria un spațiu sau poți folosi o proprietate personală sau cedată în virtutea unui contract de comodat. 

Dacă sediul social nu ocupă tot spațiul disponibil la acea adresă, va trebui să precizezi exact ce suprafață, camere și dependințe ocupă. Începând cu 1 ianuarie 2025, impozitul pe clădiri se va majora în funcție de cât anume din spațiu este folosit în scopuri rezidențiale și cât anume în scopuri nerezidențiale.

Dacă sediul social este într-o clădire cu mai mulți locatari, vei avea nevoie de acordul vecinilor și de avizul asociației de proprietari. Acesta se realizează sub formă de tabel, cuprinzând nr. apartament, nume și prenume, serie și nr. act identitate, plus semnătură. Formularul standard pentru astfel de situații îl puteți găsi aici.

Astfel, pentru stabilirea sediului social, ai nevoie de următoarele acte:

• Dovadă de proprietate sau contract de închiere / comodat dacă spațiul nu-ți aparține
• Certificat de atestare fiscală de la organul fiscal local (de exemplu, primărie) care atestă că nu există datorii fiscale pentru spațiul respectiv
• Declaraţia-tip pe propria răspundere cu privire la îndeplinirea condițiilor de funcționare/desfășurare a activității pentru sediul social și/sau sedii secundare sau, după caz, la terți
• Dacă este cazul, avizul asociaţiei de proprietari privind schimbarea destinaţiei imobilelor colective cu regim de locuinţă, prevăzut de Legea nr. 196/2018.

4. Pregătirea actului constitutiv

Pentru a înființa un SRL este necesar să redactezi actul constitutiv, un document care specifică denumirea societății, sediul social și sediile secundare dacă există, numărul de asociați, relațiile dintre aceștia precum și datele lor de identificare, administratorul și datele de identificare ale acestuia și obiectul de activitate principal cu codul CAEN asociat, precum și obiectele de activitate secundare.

De asemenea, în actul constitutiv trebuie menționat capitalul social și aportul fiecărui asociat (dacă sunt mai mulți), partea fiecărui asociat din beneficii și pierderi, durata societății și cum poate fi lichidată.

Un model de act constitutiv puteți găsi pe situl ONRC in format PDF, sau Microsoft Word doc. 

5. Deschiderea contului bancar și depunerea capitalului social

Înainte de a înființa un SRL trebuie să deschizi un cont bancar pentru viitoarea societate comercială. Vei avea nevoie de dovada de rezervare a denumirii firmei, de actul constitutiv și de actul de identitate. De asemenea, după deschiderea contului, trebuie să depui capitalul social menționat în act. În cazul în care sunt mai mulți asociați, fiecare dintre ei trebuie să depună suma aferentă și să facă dovada plății. Poți deschide cont în valută atâta timp cât respecți contravaloarea sumelor minime impuse.

Începând cu noiembrie 2020, valoarea minimă a capitalului social al unei societăți cu răspundere limitată este 1 leu și trebuie împărțită în mod egal între asociați. În plus, a fost eliminată obligativitatea prezentării dovezii efectuării vărsămintelor în condițiile actului constitutiv. Însă se vehiculează noi schimbări în privința capitalului social, așa că verifică situația curentă chiar înainte de a demara procesul de înființare SRL. Totodată, deschiderea unui cont bancar pentru persoane juridice (SRL-uri în acest caz) se poate face și online 100%, direct pe situl unor banci precum: ING Bank sau BT. Verifică oferta băncilor, alege tipul de cont potrivit nevoilor, verifică taxele și comisioanele, actele necesare, și vei fi pregătit să deschizi contul bancar care răspunde cel mai bine nevoilor tale.

6. Înmatricularea companiei la Registrul Comerțului

După finalizarea etapelor pregătitoare, trebuie să treci prin procedura de înregistrare la Registrul Comerțului de pe raza județului în care vei desfășura activitatea. Nu uita să plătești și taxele aferente și să păstrezi dovada plăților.

Modele ale actele necesare pentru dosarul de înființare firma pot fi descărcate de pe situl ONRC. Și este cel mai sigur să mergi direct la sursă atunci când vine vorba de formulare. Nu știi niciodată când ONRC face o modificare. Descarcă formularele chiar înainte de a începe procedura.

Adună într-un dosar cu șină actul constitutiv, copii după documentele de identitate ale asociaților, contractul de închiriere sau cedare a spațiului pentru sediul social, rezervarea denumirii și celelalte documente cerute de autoritate. Ca să fii sigur că ai tot ce trebuie, verifică dosarul cu angajații Registrului desemnați să te ajute. Lista actelor necesare este următoarea:

• Cererea de înregistrare (original)
• Anexa privind înregistrarea fiscalăși, după caz, Anexa privind investiţia străină
• Declaraţia-tip pe propria răspundere cu privire la îndeplinirea condițiilor de funcționare/desfășurare a activității pentru sediul social și/sau sedii secundare sau, după caz, la terți
• Dovada verificării disponibilităţii şi rezervării denumirii firmei
• Actul constitutiv (original) - vezi model.
• Documentul care atestă dreptul de folosinţă asupra spaţiului cu destinaţie de sediu social și, dacă este cazul, înscrisul care atestă dreptul de folosinţă asupra spaţiului cu destinaţie de sediu secundar
• Actele de identitate ale fondatorilor, administratorilor, cenzorilor sau auditorilor persoane fizice (copie certificată de parte)
• După caz, declaraţia pe propria răspundere a persoanei fizice cetăţean străin în nume propriu sau ca reprezentant al persoanei juridice străine care nu este înregistrată fiscal în România, în original şi, după caz, traducerea realizată de un traducător autorizat – detalii
• Informaţiile din cazierul fiscal al persoanelor fizice care au obligația prezentării certificatului de cazier fiscal (obținute de către ORCT, din oficiu, de la ANAF), în original
• Dacă este cazul:
  • actele de înregistrare ale fondatorilor, administratorilor, cenzorilor persoane juridice (copie certificată)
  • avizul asociaţiei de proprietari privind schimbarea destinaţiei imobilelor colective cu regim de locuinţă, prevăzut de Legea nr. 196/2018
  • mandatul pentru persoana abilitată să semneze actul constitutiv în numele şi pe seama fondatorului persoană juridică (copie certificată); 
  • dovada autorizațiilor sau avizelor eliberate de autoritățile competente ca o condiție prealabilă înmatriculării/înregistrării în registrul comerțului, când emiterea unor astfel de autorizații sau avize este prevăzută de lege, respectiv dovezile privind îndeplinirea condițiilor prevăzute prin legi speciale, corespunzător domeniului de activitate (în original sau copie certificată) 
  • dovada privind împuternicirea persoanei desemnate să îndeplinească formalitățile legale (original)
• Declarație privind beneficiarul real al persoanei juridice
• Dovezile privind plata tarifului legal pentru publicarea în Monitorul Oficial.

În câteva zile de la depunerea și validarea documentelor, te vei putea prezenta să ridici Certificatul de Înregistrare a firmei, Hotărârea Tribunalului Judecătoresc de pe lângă Oficiul Național al Registrului Comerțului și Certificatul Constatator.

7. Înregistrarea fiscală

În termen de 30 de zile de la înmatricularea firmei la Registrul Comerțului, ai obligativitatea de a înregistra noua firmă la agenția fiscală de care aparține, pe scurt la ANAF. Veți avea nevoie de 

• documentele primite de la Registrul Comerțului, original și copie, 
• actul constitutiv al societății, 
• actul de spațiu, 
• declarația 010 și 
• alte documente cerute de organul fiscal.

Verificați actele și formularele necesare cu agenția fiscală de care aparțineți. Dacă veți lucra cu un contabil (ceea ce este recomandat), acesta va ține evidența contabilă, va depune declarațiile la ANAF, poate fi delegat să se ocupe de înregistrarea fiscală în numele vostru și te poate îndruma atunci când ai nelămuriri. 

Începând cu 2024, toți agenții comerciali care lucrează cu firme din România sunt obligați să folosească sistemul e-factura. Dacă nu apelați la serviciile unui contabil, veți avea nevoie de o semnătură digitală autorizată și un program de emitere facturi conectat cu sistemul e-factura. De asemenea, veți avea nevoie de acces în spațiul privat virtual (SPV) pentru toată comunicarea cu ANAF (depunerea declarațiilor, acces la e-factura, primirea documentelor fiscale, etc.).

În cazul în care efectuați servicii sau aveți activități cu firme din Uniunea Europeană, sau cumpărați bunuri din UE, atunci veți avea nevoie de un cod special (intracomunitar) de TVA. Notă acesta este diferit de codul unic de înregistrare al firmei (CUI).

Important: În anumite condiții, un SRL va fi încadrat în categoria microîntreprinderilor, beneficiind de înlocuirea impozitului pe profit de 16% cu un impozit pe venit de 1% sau 3%.

Atenție: Unele domenii de activitate necesită autorizații și avize suplimentare, cum este cazul industriei alimentare, cabinetelor stomatologice și magazinelor care comercializează alimente. Asigură-te că ai toate autorizațiile pentru activitatea pe care o practici! Recomandăm să discuți cu un expert contabil în domeniul tău de activitate ca să afli dacă ai nevoie de avize de la mediu, sănătate, etc.

Este important de știut, că datele firmei se pot mofica în timp. Detalii cum ar fi: denumirea, sediul social, punctele de lucru, obiectul de activitate (codurile CAEN), asociații, administratorii, toate acestea se fac contra cost.

Pe scurt pașii pentru înregistrarea firmei sunt următorii:

1. Verificarea și rezervarea numelui firmei care trebuie să fie unic și conform specificațiilor ONRC;
2. Alegerea obiectului de activitate principal și eventual secundare pentru noua societate din nomenclatorul Codurilor CAEN;
3. Alegerea și contractarea sediului social;
4. Pregătirea actului constitutiv al firmei;
5. Deschiderea unui cont bancar si depunerea capitalului social al firmei;
6. Depunerea actelor în vederea înregistrării la Registrul Comerțului și obținerea Certificatului de Înmatriculare;
7. Înregistrarea în scopuri fiscale și de TVA și obținerea licențelor și autorizațiilor de funcționare.

Bonus: Gestionarea activității firmei

După ce ați înmatriculat și înregistrat fiscal noua societate, puteți începe activitatea. Puteți desfășura activități comerciale, emite facturi și face plăți. Întreaga activitate financiară este gestionată și monitorizată periodic prin relația cu organul fiscal. Trebuie să țineți evidența inventarului și a tuturor intrărilor și ieșirilor de marfă și bani. Va trebui să vă procurați un program de contabilitate sau să lucrați cu un contabil pentru partea de gestiune și bilanțuri. De asemenea, veți avea nevoie de semnătură digitală pentru a putea depune documente la ANAF.

Pe de altă parte, veți avea nevoie de produse software HR pentru planificarea anuala a concediilor angajaților. Fie că aveți mulți sau puțini angajați, va trebui să aveți in vedere sărbătorile legale 2024 și să gestionați concediile echipei, programul de lucru, pontajul și prezența zilnică. Va trebui să respectați legislația muncii în vigoare și să vă asigurați că personalul este plătit la timp, lucrează ore suplimentare în limita legii, lucrează în condiții bune și beneficiază de zile libere și de concediu în conformitate cu legislația română și politica firmei.

Nu uitați, înregistrarea firmei este doar primul pas, ceea ce urmează după va reprezenta activitatea principală care vă poate satisface cele mai ambițioase obiective. În acest sens, este important să înțelegeți totul despre managementul resurselor umane deoarece dezvoltarea companiei se face cu ajutorul oamenilor. 

Întrebări frecvente:

Cine poate înființa o firmă?

Condițiile pentru a înființa o firmă de tip SRL sunt următoarele:

• Să ai peste 18 ani
• Să fii cetățean român sau cetățean străin cu drept de ședere și muncă în România
• Să nu ai cazier fiscal
• Să nu ai condamnare penală prin care să ți se fi interzis dreptul de a fi asociat sau fondator pentru un SRL (de exemplu, infracțiuni contra patrimoniului, corupție, evaziune fiscală, insolvență, dizolvare, etc.)
• Să nu fii sub interdicție judecătorească.

Notă: Din 2024, Legea 102 pentru modificarea și completarea Legii societăților nr. 31/1990 a abrogat articolul conform căruia o persoană nu putea fi asociat unic decât într-un singur SRL.

Cât costă să deschizi o firmă?

Costurile percepute pentru a înființa un SRL sunt următoarele: 

• 122 lei - Taxa percepută de Registrul Comerțului pentru Monitorul Oficial (se achită la casierie la Registrul Comerțului).
• De la 1 leu/per asociat – Capitalul social care se depune la banca după înființarea societății (sau 200 lei).
• Taxe notariale pentru procura pentru reprezentare la Registrul Comerțului.

Notă: Pot interveni costuri suplimentare în cazul în care aveți mai multe activități, asociați cetățeni străini sau persoane juridice. De asemenea, pot apare costuri suplimentare dacă angajezi un avocat pentru actul de constituire sau o firmă specializată pentru a înființa firma în locul tău.

Cât durează să deschizi o firmă de tip SRL?

Aproximativ o săptămână. Procesul de înregistrare a societății se va finaliza în 4-5 zile de la data depunerii dosarului la Registrul Comerțului, dacă nu se formulează observații din partea ANAF sau a Registrului Comerțului.

Odată depus dosarul alcătuit, în prima etapă se va depune la Registrul Comerțului, în vederea remedierii eventualelor nereguli înainte de a ajunge în fața instanței şi pentru a primi un bon de înregistrare. În această etapă se vor plăti taxele de registru, eliberându-se foaia de calcul şi chitanța aferentă taxei. Acestea din urmă se depun la Registratură.

Ședința de judecată se desfășoară tot la Registrul Comerțului în raza căruia se află sediul social al firmei. Aceasta va fi programată după depunerea dosarului, iar solicitantul se va prezenta conform bonului de înregistrare primit.

Există posibilitatea, în cazul în care există anumite complicații în dosar, ca solicitantul să fie nevoit să îşi susțină cauza în fața judecătorului. O eventuală amânare poate dura între două şi cinci săptămâni.

Dosarul final va fi ridicat tot de la Registrul Comerțului, de la biroul eliberări. În baza legii 31/1990, termenul de desfășurare a procedurilor de la Registrul Comerțului este de 3-5 zile lucrătoare de la aprobarea dosarului în ședința de judecată.

Care sunt actele necesare pentru deschidere firmă?

Actele pe care va trebui să le deții înainte de a înregistra firma sunt următoarele: 

• Dovada de verificare și rezervare a denumirii firmei validă;
• Act constitutiv (autentificat de avocat);
• Cazierul fiscal al fiecăruia dintre asociați și/sau administratori;
• Contractul de sediu social, de închiriere sau subînchiriere, de asociere în participațiune, contract de leasing imobiliar, contract de comodat, de uz, uzufruct;
• Acordul asociației de proprietari sau locatari, în cazul în care acesta se impune;
• Acordul vecinilor (riverani sau, mai exact, cei de pe verticală și orizontală cu spațiul dumneavoastră) - în cazul în care acesta se impune;
• Copie Carte de Identitate ( C.I.) sau Pașaport al asociaților și/sau administratorilor;
• Specimen de semnătură al administratorului/administratorilor firmei;
• Declarații pe proprie răspundere ale asociatului/asociaților sau administratorului/administratorilor că pot îndeplini calitatea respectivă, obligatoriu autentificate.

Ce fel de educație este necesară pentru a începe o afacere de tip SRL?

În România, începerea unei afaceri este posibilă chiar și fără o diplomă de facultate în profesia relevantă. Pe de altă parte, unele locuri ar putea avea nevoie de calificări specifice din cauza unor legi și situații unice.

Aceasta acoperă, printre alte domenii, inginerie, arhitectură, medicină, drept, contabilitate și consultanță fiscală. Pentru acestea, trebuie să fii autorizat de o autoritate competentă sau să ai o diplomă de studii superioare.

Se poate crea un SRL online?

Acum este fezabil să începeți o afacere complet online și în România. Din noiembrie 2022, a avut loc o modificare a legii care permite depunerea online a documentelor necesare, precum și primirea electronică a certificatului de înregistrare.

Obținerea unei semnături electronice și crearea unui cont de utilizator pe portalul ONRC (Oficiul Național al Registrului Comerțului) sunt condiții prealabile pentru înființarea unei afaceri online. Acest lucru este necesar, deoarece semnăturile electronice sunt necesare pentru toate documentele pe care le veți examina și scana cu atenție.

Alternativ, și contra cost puteți apela la companii specializate în acest sens online, care facilitează tot acest proces.

Concluzie

Înființarea unei firme și gestionarea activității sunt mult mai ușoare și mai sigure atunci când apelați la profesioniști. Puteți, de exemplu, beneficia de serviciile unui avocat pentru înființarea firmei și ale unui contabil pentru gestiunea financiară. Puteți de asemenea folosi software dedicat pentru gestiunea angajaților. Chiar dacă sunteți asociat unic și nu aveți încă o activitate foarte complexă, administrarea unei societăți comerciale vă poate ocupa tot timpul, nelăsând loc pentru dezvoltarea afacerii. Fii organizat, alege-ți colaboratorii cu grijă, investește cu atenție atât timpul cât și banii. Atunci când devii antreprenor, trebuie să jonglezi cu diverse provocări, oportunități și proiecte, însă scopul final este profitul și creșterea companiei. Iar dacă firma ta are succes, și dorești să îți automatizezi o serie de procese de administrative cu privire la resursele umane și concedii, noi te ajutăm gratuit până la 10 angajați.