Descoperă un ghid despre importanța, avantajele și functionalitățile unei aplicații de pontaj pentru angajați.
INTRODUCERE
De câteva decenii suntem martorii unei dezvoltări fără precedent a tehnologiei, care nu dă semne de încetinire. Pe măsură ce aceasta continuă să revoluționeze și să influențeze toate aspectele existenței noastre, am descoperit că putem să realizăm ceea ce, până de curând, păreau visele unor idealiști; tehnologia a deschis uși despre care nici nu știam că există.
În prezent, tehnologia face parte din viața noastră de zi cu zi, o accesăm fără să ne dăm seama, iar mulți dintre noi nu ne mai putem imagina viața sau desfășura activitățile fără avantajele aduse de tehnologie.
Fiecare instrument și invenție create vreodată de omenire, care au condus la nivelul actual de dezvoltare, au avut un factor comun: evoluția pe baza adaptării. Adaptabilitatea continuă să fie și în prezent forța necesară pentru crearea liderilor și a organizațiilor de succes.
PAȘI CĂTRE UN HR DIGITALIZAT
Tehnologia a reinventat modul de organizare a departamentelor HR, iar managerii de resurse umane trebuie să se adapteze permanent inovațiilor din domeniul salarizării și al administrării personalului.
Angajații departamentelor HR, de la manageri, șefi de departamente până la administratorii de personal, au foarte multe sarcini și responsabilități, una din cele mai importante fiind pontarea cu acuratețe a personalului. În trecut, aceasta era o sarcină consumatoare de timp, resurse și era permanent expusă erorilor. Un angajat care observă erori în calculul salariului său va fi nemulțumit, nemotivat și poate chiar să se întoarcă împotriva angajatorului.
De aceea, trecerea la un soft privind pontarea personalului nu reprezintă un moft, ci a devenit o necesitate pentru supraviețuirea afacerii, indiferent de dimensiunile acesteia.
TRECEREA DE LA PONTAJ CLASIC LA PONTAJ ONLINE
În mediul actual HR, caracterizat de o competiție acerbă, specialiștii trebuie să-și canalizeze atenția și resursele spre atragerea și angajarea persoanelor cu adevărat valoroase, precum și spre motivarea și păstrarea în companie a personalului.
Managerii, șefii de departamente și specialiștii în resurse umane nu numai că trebuie să se asigure că angajații vin la timp la serviciu, că sunt destui oameni la lucru sau pe o tură, dar și că nu se suprapun prea multe concedii, că salariile sunt calculate fără greșeală și că orele suplimentare și cele de noapte sunt contorizate corect.
În acest context, pontajul, deși este vital pentru organizație, poate fi o sarcină plictisitoare, foarte obositoare și total neproductivă. În general, este nominalizată o persoană care să se ocupe cu înregistrarea orelor lucrate de fiecare angajat, concedii, învoiri, ore suplimentare, munca în ture, acestea fiind doar cele mai frecvente elemente-cheie ale unei bune desfășurări a activității unei organizații.
Dar cum să le faci pe toate la timp și fără nicio greșeală? Simplu: prin intermediul unui program de pontaj online.
AVANTAJELE UNUI SOFT DE PONTAJ ONLINE INOVATIV
Pentru a fi eficient și pentru a răspunde tuturor nevoilor unui departament HR, un program de pontaj online trebuie să îndeplinească mai multe criterii concomitent:
1. Unul dintre cele mai importante avantaje care stau la baza alegerii și implementării unui soft de pontaj online este ca acesta să fie configurabil și adaptabil la cerințele angajatorilor și ale managerilor HR, respectând, în același timp, nevoile angajaților, precum și prevederile legale în vigoare.
Cu ajutorul softului de pontaj online, acum poți monitoriza timpul de lucru al tuturor angajaților, indiferent dacă au program fix, flexibil sau lucrează în ture. Softul se adaptează exact pe specificul activității organizației tale, acesta având multiple opțiuni de configurare, filtre și setări.
2. Un al doilea criteriu în alegerea celui mai potrivit soft de pontaj online este ca acesta să fie integrat, împreună cu sistemul de salarizare, într-o soluție HR complexă. Principalele module ale programului de management al resurselor umane oferit de LeaveBoard sunt:
3. Cu o interfață prietenoasă, aplicația este ușor de utilizat, orele de lucru pot fi introduse direct de angajați - dacă le oferi această opțiune, apoi tu (sau altcineva desemnat de tine) verifici dacă înregistrările făcute sunt corecte. Softul calculează automat cheltuielile cu forța de muncă, în funcție de orele lucrate, dar și de alte criterii care există în companie. Datele din pontaj se văd în timp real, sunt centralizate și fără erori.
Înainte de achiziția și implementarea unui soft de pontaj online, managerii HR pot solicita o prezentare gratuită, în timpul căreia verifică accesibilitatea acestuia, cât de ușor de utilizat este atât pentru ei, ca manageri, cât și pentru angajați și cum poate acesta să satisfacă toate nevoile companiei referitoare la procesul de administrare a resurselor umane.
4. Rapoarte peste rapoarte, multe foi și multe bătăi de cap, iar atunci când ai nevoie de ceva, nu găsești niciodată.
Aceste probleme sunt istorie, deoarece funcționalitatea pontaj a softului de management HR oferit de LeaveBoard exportă datele în format Excel similar unei fișe colective de prezență pentru a facilita activitățile privind salarizarea și generează rapoarte de personal pentru departamentul de resurse umane și management, rapoarte ce pot fi filtrate pe toată compania sau pe o singură echipă/ departament.
5. Odată cu implementarea acestei soluții, pontajul va fi electronic, stocat in cloud și permanent actualizat, iar personalul care se ocupă cu salarizarea va economisi timp prețios. Aplicația este simplu de folosit, de pe orice device, asigură transparență și acuratețe.
Atunci când toți angajații unei companii au acces la un sistem unic, se reduce semnificativ efortul de centralizare a datelor, simplifică sarcina departamentului HR, care va avea astfel timp să se focuseze pe sarcini mai complexe.
6. Fluxul normal de lucru într-un departament HR trebuie să fie în conformitate cu legislația, de aceea, el este permanent influențat de modificările legislative în domeniu. De exemplu, începând cu luna august, 2017, prin Ordonanța de urgență 53/2017, Codul Muncii obligă angajatorul, prin prevederile articolului 119, să țină evidența zilnică a orelor de intrare și ieșire ale salariaților: „Angajatorul are obligația de a ține la locul de muncă evidența orelor de muncă prestate zilnic de fiecare salariat, cu evidențierea orei de începere și a celei de sfârșit al programului de lucru”.
Cu softul online pentru calculul pontajului, nu vor mai exista blocaje sau întârzieri, deoarece acesta va fi actualizat constant atunci când apar schimbări legislative. Sarcina departamentului HR este mult mai ușoară, iar riscul nerespectării legislației, dispare.
CUM ALEGI UN SOFT DE PONTAJ ONLINE ȘI CARE SUNT AVANTAJELE ACESTUIA?
Ai aflat deja că este timpul să treci la o soluție de administrare a resurselor umane online și care sunt avantajele acesteia, dar procesul de alegere se dovedește a fi unul destul de dificil, piața aplicațiilor HR fiind una aglomerată și în permanentă schimbare.
Ce să alegi? Cu ce începi?
Începi cu tine, cu organizația ta, cu nevoile ei și posibilitățile de dezvoltare și îmbunătățire. Odată definite clar acestea, urmărește cu atenție funcționalitățile oferite de diverse softuri și alege-l pe cel care se potrivește cel mai bine specificului companiei tale.
Softul HR LeaveBoard a fost creat special pentru a te ajuta în procesul de digitalizare a departamentului de resurse umane, pentru a-ți fi alături în călătoria spre viitor. El este centrat pe om; este mai mult decât un soft, este un prieten de nădejde pentru tine și angajații tăi.
LeaveBoard este o aplicație de pontaj și administrare personal gratuită pentru echipe de până la 9 angajați. Crează un cont acum.