Arta de a Scrie Emailuri Formale Într-un Mod Profesionist. 10 Exemple Incluse

Un email formal este un mesaj profesional trimis electronic pentru a transmite informații importante, cereri sau actualizări. În general, acesta respectă o structură și un ton specifice, ce ajută la menținerea profesionalismului și respectului între expeditor și destinatar.

În următorul articol vom discuta despre arta redactării emailurilor profesionale ce ajută în rezolvarea sarcinilor, în special în mediul de afaceri. Vom explica importanța emailurilor formale, contextul în care sunt trimise, vom detalia formatul acestora și vom oferi sfaturi esențiale pentru a ne asigura că mesajele sunt clare, concise, politicoase și eficiente.

Ce este un email formal?

Un email formal este o metodă de comunicare utilizată în scopuri profesionale sau oficiale, caracterizat printr-un ton respectuos și profesionist. Acesta respectă convențiile și etichetele, asigurând o comunicare clară și eficientă în diverse contexte profesionale.

De ce sunt importante emailurile formale?

Există multe motive pentru care emailurile formale sunt importante. Ne vom concentra pe următoarele:

• Menținerea profesionalismului: Emailurile formale stabilesc un ton profesionist și arată respect destinatarului. Acestea sunt folosite majoritatea timpului într-un context de business.
• Comunicare clară: O structură formală asigură claritatea a scopului și conținutului mesajului.
• Construirea credibilității și a încrederii: Emailurile bine redactate și formatate ajută la construirea credibilității și a încrederii.
• Scopuri legale și de documentare: Emailurile formale pot fi utilizate ca documentație în aspectele legate de afaceri.

Când scriem emailuri formale?

Emailurile formale sunt trimise, de obicei, în contexte profesionale, precum:

• Comunicarea în afaceri: Acestea sunt potrivite atunci când comunicam cu colegi, superiori ierarhici sau clienți într-un mediu profesional. Un exemplu poate fi informarea echipei despre un nou coleg sau invitația la ședința săptămânală.
• Primul contact: Atunci când vă prezentați într-un mediu profesionist unui nou client sau când aplicați la un nou job.
• Cereri: Atunci când faceți solicitări formale, precum cererea de informații, asistență sau pentru recomandări. Spre exemplu: “aș dori să știu”, “mi-ai putea spune” sau “aveți întrebări?”.
• Monitorizare: după o conversație verbală sau un apel video/teleconferință, atunci când doriți să oferiți informații actualizate.
• Scuze: Când apare o problemă sau o greșeală și trebuie gestionată profesionist și cu respect.
• Actualizări, notițe, invitații și anunțuri: Pentru a oferi actualizări privind proiecte, ședințe, invitații la interviu sau la evenimentele companiei.
• Plângeri și nemulțumiri: pentru a aborda problemele într-un mod profesionist.
• Încheieri: atunci când doriți să încetați colaborarea într-un mod profesionist.

Care este formatul unui email formal?

Un email formal este structurat similar unei scrisori formale, incluzând aceleași formule de salut și încheiere.

Când redactați un email formal, trebuie să luați în considerare următoarele elemente:

• Subiectul emailului
• Salutul
• Introducerea
• Corpul mesajului
• Concluzia
• Încheiere
• Semnătura.

În secțiunea următoare, vom detalia fiecare dintre aceste elemente, explicând beneficiile și exemplele pe care le puteți folosi în orice moment.

Cum să scrieți un email formal?

Redactarea unui email formal necesită atenție la detalii și respectarea standardelor profesionale. Iată principalele aspecte ce ar trebui luate în considerare:

1. Subiectul: Descrieți pe scurt scopul emailului

Subiectul trebuie să fie un sumar clar și concis al scopului acestui email. Ar trebui să capteze atenția destinatarului și să-I dea o idee despre ce va fi.

Uitați câteva exemple:

• Aplicare pentru rolul de manager Resurse Umane la compania XYZ
• Cerere de concediu pentru data de 30 Mai
• Solicitarea unei întâlniri cu Managerul General
• Invitație pentru a vorbi la Conferința Viitorul Muncii
• Invitație la ședința proiectului XYZ din 10 septembrie
• Factură și detalii de plată pentru …..

Sfaturi pentru redactarea subiectului:

• Fii direct și la subiect.
• Folosește cuvinte-cheie care rezumă conținutul emailului.
• Evită utilizarea unui limbaj vag.
• Păstrează mesajul transmis in subiect scurt.

2. Salutul: Utilizați o formulă de adresare formală

Salutul reprezintă formula de adresare formală de la începutul emailului. Acesta ar trebui să fie adresat destinatarului folosind numele și titlul, dacă este posibil.

Uitați câteva exemple:

• Stimate dl. Ionescu,
• Domnule Dr. Georgescu,
• Doamna Profesoră Popescu,

Dacă nu cunoști numele destinatarului, poți folosi următoarele formule de salut formale:

• Salutări
• Stimate Domn/Doamnă
• Către persoana interesată

Sfaturi:

• Folosește un salut profesional care este potrivit pentru destinatar.
• Folosește numele și titlul destinatarului când cunoști acestea.
• Folosește un ton formal, dar ajustează-l în funcție de relația cu destinatarul.

3. Introducerea

Aceasta ar trebui să fie concise și să explice scopul emailului.

Uitați câteva exemple:

• Vă scriu cu intenția de a aplica pentru poziția de Manager Resurse umane, postată pe site-ul companiei dumneavoastră.
• Sper că acest email vă găsește bine. Vă scriu pentru a stabili o întâlnire cu dumneavoastră pentru a discuta despre progresul proiectului nostru.
• Am plăcerea să vă invit să participați ca speaker la viitoarea conferință Viitorul Muncii pentru a discuta despre Transformarea digitala in contextul resurselor umane din companiile mici și mijlocii.
• Solicit o zi de concediu de odihna pentru data de 10 septembrie.

Sfaturi:

• Fiți concis și la obiect.
• Menționați clar scopul emailului.
• Oferiți contextul, dacă este necesar, dar evitați detaliile inutile.

4. Corpul mesajului: Organizați conținutul în paragrafe, fiecare adresând un punct specific

E necesar ca acesta să fie organizat și clar, cu paragrafe separate pentru fiecare topic. Ar trebui să fie concis, politicos și profesionist.

Uitați câteva exemple:

• În legătură cu aplicația mea pentru rolul de Manager Resurse Umane, aș dori să subliniez experiența mea în dezvoltarea unor campanii de recrutare și onboarding de succes pentru peste 200 de noi angajați. Consider că abilitățile și experiența mea poate reprezenta un membru valoros al departamentului dumneavoastră.
• Pe parcursul întâlnirii noastre, mi-aș dori să discutăm despre progresul proiectului nostru până acum, precum și despre provocările sau obstacolele pe care le-am putea întâmpina. Sunt disponibil pentru o conversație la cea mai apropiată dată convenabilă pentru dumneavoastră.
• În calitate de lider recunoscut în domeniul resurselor umane, contribuția dumneavoastră ar fi extrem de apreciată în cadrul conferinței Viitorul Muncii. Participanții noștri sunt nerăbdători să învețe din experiența și perspectivele dumneavoastră despre tendințele și bunele practici ale transformării digitale.

Sfaturi:

• Organizați-vă ideile și gândurile într-un mod logic.
• Pentru a ușura lectura, folosiți paragrafe scurte și puncte de marcaj.
• Oferiți detalii și exemple specifice pentru a susține mesajul transmis.
• Atașați documente pentru a vă întări argumentele.

5. Concluzia

Aceasta are rolul de a sintetiza scopul principal al emailului și explica pe scurt pașii următori.

Uitați câteva exemple:

• Vă mulțumesc pentru luarea în considerare a aplicației mele și aștept cu nerăbdare să discutăm mai multe despre calificările mele în timpul unui interviu.
• Apreciez timpul dumneavoastră în această privință și sper că putem colabora pentru a găsi o soluție benefică pentru rezolvarea problemelor pe care le-am putem întâmpina.
• Vă rog să îmi comunicați dacă puteți participa la conferința noastră, iar în caz afirmativ, vă vom oferi mai multe detalii despre program și logistică.

Sfaturi:

• Rezumați principalele idei ale emailului dumneavoastră.
• Includeți următorii pași necesari sau acțiunile pe care le solicitați destinatarului.
• Încheiați într-o notă pozitivă, exprimând recunoștința sau aprecierea, dacă este cazul.

6. Încheierea

Utilizați o formula respectuoasă, urmată de nume și date de contact.

Exemple:

• Cu stimă,
• Cele mai bune gânduri,
• Cu respect.

Sfaturi:

• Folosiți o încheiere profesionistă, potrivită tonului emailului.
• Evitați expresii precum „trimiteți-mi un mesaj”. În schimb, folosiți „Aștept cu interes răspunsul dumneavoastră.”
• Evitați folosirea unui limbaj prea familiar sau a jargonului.

7. Semnătura

Includeți numele complet, titlul și detaliile de contact, cât și numărul de telefon și adresa de email.

Mai jos găsiți câteva exemple de semnături:

Ion Antonescu
Manager de Marketing
Compania ABC
0740.300.000
ion.antonescu@companiaabc.ro

Dr. George Georgescu
Conferențiar Universitar in Chimie
Universitatea XYZ
0740.400.400
G.Georgescu@universitateaXYZ.ro

Luisa Florescu
Fondator și Manager General
Creativa Marketing SRL
0740.500.400
luisa@creativa.com

Sfaturi:

• Includeți numele complet și orice titluri sau calificări relevante.
• Dacă este adecvat, adăugați un citat.
• Utilizați un font profesional și o formatare corespunzătoare.

Per ansamblu, un email formal trebuie să fie bine structurat și să fie redactat într-un ton profesional, fiecare element putând să contribuie la eficiența generală a mesajului. Urmând aceste recomandări și incluzând exemple specifice, puteți crea un email formal clar, concis și eficient în atingerea obiectivelor dumneavoastră.

Exemple de emailuri formale

Mai jos găsiți 10 exemple de emailuri formale, pe care le puteți utiliza. Nu uitați să le adaptați nevoilor dumneavoastră, completând numele și datele corespunzătoare.

Exemplul 1: Solicitare de informații

Stimate dl. Ionescu,

Sper că acest mesaj vă găsește bine. Vă scriu pentru a solicita informații despre proiectul XYZ, în special în ceea ce privește calendarul estimat și bugetul alocat. Echipa noastră are nevoie de aceste informații pentru întâlnirea noastră trimestrială de planificare.

Ați putea, vă rog, să ne furnizați informațiile solicitate până vineri, 26 mai? Sprijinul dumneavoastră în această privință este foarte apreciat.

Vă mulțumesc pentru atenția acordată acestei solicitări. Vă stau la dispoziție pentru clarificări sau întrebări suplimentare.

Cu respect,

[Numele tău]
[Rolul tău]
[Adresa ta de email]
[Numărul tău de telefon]

Exemplul 2: Invitație la ședință

Stimată dna. Ionescu,

Sper că acest mesaj vă găsește bine. Vă invit la o ședință de actualizare a proiectului ABC. Scopul acestei întâlniri este de a discuta progresul realizat, de a aborda provocările și de a planifica activitățile pentru următorul trimestru.

Detaliile întâlnirii sunt:

• Data: Joi, 1 Iunie, 202X
• Ora: 10:00 – 11:30
• Locația: Sala de conferințe A
• Acces virtual: [Link aplicație online]

Vă rog să confirmați prezența până marți, 30 mai. Dacă nu puteți participa, vă rog să mă anunțați pentru a organiza o sesiune separată.

Așteptăm cu interes contribuția și colaborarea dumneavoastră.

Cu respect,

[Numele tău]
[Rolul tău]
[Adresa ta de email]
[Numărul tău de telefon]

__

Descoperă câteva modele de invitații.

Exemplul 3: Email de reclamație

Stimate departament de serviciu clienți,

Sper că acest mesaj vă găsește bine. Vă scriu pentru a-mi exprima nemulțumirea în legătură cu calitatea produselor primite în comanda #12345, plasată pe 10 mai 2025.

La deschiderea coletului, am observat mai multe produse deteriorate sau defecte. În mod specific, am constatat următoarele probleme:

1. Produsul A: Ambalaj deteriorat, făcând produsul inutilizabil.
2. Produsul B: Componente lipsă, ceea ce face asamblarea imposibilă.

În calitate de client fidel, sunt dezamăgit de această experiență și solicit înlocuirea produselor deteriorate. Vă rog să mă îndrumați cu privire la pașii necesari

Vă mulțumesc pentru timpul acordat. Aștept o rezolvare promptă a situației.

Cu respect,

[Numele tău]
[Adresa ta]
[Adresa ta de email]
[Numărul tău de telefon]

Exemplul 4: Email de cerere formală

Subiect: Cerere pentru [nevoia ta]

Stimate Domn/Doamnă,

Sper că acest mesaj vă găsește bine. Vă scriu pentru a solicita ajutorul dumneavoastră în legătură cu [descrie pe scurt solicitarea].

[Oferă detalii despre solicitare. Explică motivul cererii, beneficiile acesteia și potențialul impact asupra destinatarului sau al organizației. Dacă este necesar, menționează un termen limită.]

Înțeleg ca aveți multe responsabilități si primiți frecvent astfel de solicitări dar vreau sa menționez ca apreciez atenția acordată acestei cereri. Dacă aveți nevoie de informații suplimentare, nu ezitați să mă contactați.

Vă mulțumesc anticipat pentru timpul și sprijinul dumneavoastră. Aștept cu interes răspunsul dumneavoastră.

Cu respect,

[Numele tău]
[Rolul tău]
[Detaliile tale de contact]

Exemplul 5: Email de mulțumire după interviu

Subiect: Mulțumiri pentru oportunitate - [Numele tău]

Stimate [Numele intervievatorului],

Sper că acest mesaj vă găsește bine. Vreau să îmi exprim recunoștința pentru oportunitatea de a participa la interviul pentru rolul de [numele poziției] în cadrul [Numele Companiei] pe data de [data interviului].

Discuția noastră mi-a permis să înțeleg mai bine rolul și valorile promovate în cadrul companiei. Am fost impresionat de [menționați un aspect specific al companiei sau rolului].

Consider că abilitățile și experiența mea se potrivesc cerințelor acestui rol și că voi putea aduce o contribuție valoroasă echipei dumneavoastră. Sunt nerăbdător să pot pune în practică [menționați abilități sau experiențe relevante] în cadrul companiei dumneavoastră.

Vă rog să mă contactați dacă aveți nevoie de informații suplimentare. Aștept cu interes oportunitatea de a colabora cu dumneavoastră și echipa [Numele Companiei].

Cu respect,

[Numele tău]
[Detaliile tale de contact]

Exemplul 6: Actualizări privind stadiul proiectelor

Subiect: Actualizare privind stadiul proiectului [Numele Proiectului]

Stimate [Numele destinatarului],

Sper că acest mesaj vă găsește bine. Vă scriu pentru a vă oferi o actualizare privind stadiul proiectului [Numele Proiectului].

[Fă o prezentare succintă a stării actuale a proiectului, a obiectivelor atinse și a provocărilor întâmpinate.]

[Oferă informații detaliate despre fiecare etapă a proiectului, dacă e necesar.]

Ca următori pași, [descrie pașii următori ai proiectului.]

Vă mulțumesc pentru sprijinul și implicarea dumneavoastră continuă în acest proiect. Vă rog să nu ezitați să mă contactați dacă aveți întrebări suplimentare.

Cu respect,

[Numele tău]
[Rolul tău]
[Detaliile tale de contact]

Exemplul 7: Invitație formală prin email

Subiect: Invitație la [subiectul întâlnirii] pe [data]

Stimate[Numele destinatarului],

Vă scriu pentru a vă invita la [subiectul întâlnirii] ce va avea loc pe data de [Data] la [ora] în [Locația/Platforma].

Agenda va include:

1. [Punctul 1]
2. [Punctul 2]
3. [Punctul 3]

Aportul și expertiza dumneavoastră sunt extrem de apreciate. Vă rog să îmi confirmați participarea până la data de [Data].

Vă mulțumesc.

Cu respect,

[Numele tău]
[Rolul tău]
[Detaliile tale de contact]

Exemplul 8: Anunțarea formală a unei promovări

Subiect: Anunț de promovare - [Numele angajatului]

Stimată Echipă,

Am plăcerea să vă anunț că [Numele angajatului] a fost promovat în funcția de [Noul Rol].

[Numele angajatului] a demonstrat în mod constant [abilități, calități sau realizări specifice care au dus la promovare]. Suntem încrezători că angajatul va arăta aceeași determinare și în noul.

Vă invit să vă alăturați în a-l/o felicita pe [Numele angajatului] pentru această promovare.

Cu respect,

[Numele tău]
[Rolul tău]

Exemplul 9: Invitație la un sondaj formal prin email

Subiect: Părerea dumneavoastră contează - Sondaj de satisfacție a angajaților

Stimate [Numele angajatului],

Desfășurăm un sondaj de satisfacție a angajaților pentru a înțelege mai bine experiențele dumneavoastră la [Numele companiei] și pentru a identifica zonele în care putem aduce îmbunătățiri.

Părerea dumneavoastră este extrem de valoroasă pentru noi. Vă rugăm să alocați câteva minute pentru a completa sondajul accesând [link].

Sondajul este deschis până pe data de [Data]. Răspunsurile dumneavoastră vor fi complet anonime și vor fi utilizate exclusiv pentru a îmbunătăți mediul nostru de lucru.

Vă mulțumim pentru timpul dumneavoastră.

Cu respect,

[Numele tău]
[Rolul tău]
[Detaliile tale de contact]

Exemplul 10: Anunțarea formală a evaluării de performanță

Subiect: Urmează Evaluarea de performanță

Stimate[Numele angajatului],

Acesta este un reminder că evaluarea dumneavoastră de performanță este programată pentru data de [Data] la [Ora].

Discuția va acoperi performanța dumneavoastră din ultimele [perioada de timp], incluzând realizările, ariile de îmbunătățire și obiectivele.

Vă rugăm alocați suficient timp pentru a reflecta asupra performanței și să pregătiți eventuale întrebări sau comentarii pe care le aveți.

Vă mulțumim pentru munca și dedicarea în cadrul [Numele companiei]. Așteptăm să discutăm despre progresul și dezvoltarea dvs. în cadrul companiei.

Cu respect,

[Numele tău]
[Rolul tău]
[Detaliile tale de contact]

__

Află mai multe: Fisa de evaluare angajați.

Exemplul 11: Model tipizat de email formal

Mai jos găsiți un model profesionist de a scrie un email pentru comunicare de business.

Subiect: [Un rezumat scurt și concis al emailului]

Stimate[Numele destinatarului],

Sper că acest email te găsește bine. [Introducerea stabilește un ton politicos și respectuos.]

[Paragraful introductiv: Menționează scopul emailului într-un mod politicos. Redactează o introducere scurtă sau un context dacă e necesar.]

[Subiectul: Dezvoltă subiectele principale, oferă detaliile relevante, informațiile ce susțin idea sau solicitarea. Păstrează fiecare paragraf concis și structurat.]

[Paragraful de încheiere: Sumarizează principalele subiecte discutate și menționează pașii următori. Mulțumește dacă este cazul.]

[Salutul de încheiere: folosește o formulă politicoasă, precum "Cu stimă" sau "Cu respect," urmate de numele tău complet.]

[Numele tău]

[Rolul tău]

Întrebări și răspunsuri

Care sunt principalele sfaturi pentru a păstra un email politicos?

Trucul pentru a scrie un email formal de succes este păstrarea unui ton profesionist și respectarea standardelor în ceea ce privește stilul și format, totuși, ar mai fi câteva elemente de luat în calcul:

1. Include un îndemn la acțiune în Subiectul emailului, spre exemplu: Sondaj de satisfacție a angajaților – 3 minute | Cerere Concediu George Coman 18 Mai 202X | Bugetul de recrutare pentru Q4
2. Atingeți un singur subiect per paragraf
3. Verificați destinatarii. Nu adăugați persoane ce nu sunt necesare în CC.
4. În introducere menționați subiectul principal
5. Când un email nu e formatat clar, răspundeți sumarizând cu liniuță pentru a confirma că ați înțeles corect.
6. Adăugați hyperlinkuri către documente, pagini web sau alte resurse la care vă referiți.
7. Modificați setările de anulare a trimiterii la 30 secunde. Pot interveni erori, astfel, ar fi drăguț să aveți posibilitatea de a anula trimiterea atunci când ați greșit ceva.
8. Utilizați principiul KISS. Keep It Simple, Stupid (KISS) este un principiu prin care un lucru ar trebui să fie cât mai simplu posibil.
9. Corectați și editați emailul înainte să îl trimiteți. Verificați gramatica, ortografia, punctuația etc.
10. Utilizați un limbaj clar și politicos: evitați jargonul, argoul și expresiile colocviale.

Care e diferența între un email formal și unul informal?

Deși pot exista diferențe vizibile între emailurile formale și cele informale, nivelul de formalitate poate varia în funcție de context, de relația dintre expeditor și destinatar, precum și de scopul acestuia. Mai jos găsiți câteva dintre observațiile. Aceste diferențe pot fi urmărite drept ghiduri generale, însă pot exista variații în funcție de preferințele individuale și de situațiile specifice.