În acest articol descoperiți o prezentare despre procesul corespunzător decontării cheltuielilor pentru delegare și detaşare, precum şi regulile de impunere a indemnizaţiilor pentru salariaţi.
Tot Ce Trebuie Să Știi Despre Deplasările În Interes De Serviciu
Lumea în care trăim funcționează ca un organism viu, în care toate părțile sunt interconectate, comunică și depind unele de celelalte.
Ritmul alert de globalizare presupune adaptarea permanentă a angajaților și a managerilor la diverse tipuri de desfășurare a activităților (ore de lucru flexibile, work from home), precum și tot mai multe deplasări interne și externe, atât de necesare pentru păstrarea partenerilor/ piețelor actuale sau pentru prospectarea de noi oportunități de dezvoltare.
De aceea, acum, mai mult decât oricând, companiile trebuie să gândească un sistem de management al cheltuielilor din timpul călătoriilor, astfel încât persoana care pleacă într-o astfel de deplasare să se simtă “acoperită” și în siguranță de la plecare până la întoarcere. În această perioadă, persoana care călătorește trebuie să se focuseze pe scopul călătoriei, să nu-și consume timpul prețios cu probleme administrative, plictisitoare și demotivante.
Cea mai frecventă întrebare întâlnită înainte de efectuarea unei călătorii se referă la tipul de cheltuieli ce poate fi decontat. Pentru ca o cheltuială să fie decontată, cel mai important aspect este ca deplasarea în timpul căreia s-a efectuat respectiva cheltuială să fie în interes de serviciu, să urmeze un scop de business.
În funcție de tipul și durata călătoriei, aceasta poate fi detașare sau deplasare (internă sau externă). Pe întreaga durată a călătoriei, salariatul își păstrează funcția și toate celelalte drepturi ce reies din contractul individual de muncă, conform Codului Muncii, Art. 42, pct. (2).
În ambele cazuri, modificarea se face în mod unilateral, la iniţiativa angajatorului şi nu este necesar acordul salariatului, dar întotdeauna o astfel de modificare va avea un caracter temporar.
Totuşi, chiar dacă cele două noţiuni prezintă asemănări, există deosebiri substanţiale care le individualizează ca acțiuni distincte.
Detașarea, așa cum este ea definită în Codul Muncii, Art. 45, reprezintă:
”Actul prin care se dispune schimbarea temporară a locului de muncă, din dispoziția angajatorului, la un alt angajator, în scopul executării unor lucrări, în interesul acestuia. În mod excepțional, prin detașare se poate modifica și felul muncii, dar numai cu consimțământul scris al salariatului.”
Cu alte cuvinte, detașarea are la bază decizia angajatorului de “a împrumuta” un salariat propriu unui alt angajator, pentru a efectua lucrări pentru acesta din urmă. Ea poate fi dispusă pe o perioadă de cel mult un an, putând fi prelungită din 6 în 6 luni, doar cu acordul ambelor părți și doar pentru motive obiective.
Pe întreaga perioadă a detașării, salariatul detașat va beneficia de drepturile care îi sunt mai favorabile, fie de la angajatorul care a dispus detașarea, fie de la angajatorul la care s-a dispus detașarea.
De asemenea, salariatul detașat are dreptul la plata cheltuielilor de transport și cazare, precum și la o indemnizație de deplasare, iar în timpul detașării contractul individual de muncă încheiat cu angajatorul care a dispus detașarea se suspendă. Altfel spus, detașarea este o separare temporară a salariatului de angajatorul cu care are încheiat un contract individual de muncă.
Cheltuielile cu transportul, cazarea și indemnizația de deplasare a salariatului revin în sarcina angajatorului la care s-a dispus detașarea, tot el având și obligația de a plăti salariul și de a acorda celelalte drepturi. Acesta nu are însă dreptul de a desface contractul individual de muncă al salariatului detaşat, această măsură fiind interpretată ca o intenţie de a renunţa la detaşare. În schimb, orice alte sancţiuni aplicate de angajatorul la care s-a dispus detaşarea salariatului nu vor depăşi durata detaşării şi nu vor putea fi aplicate decât cu acordul angajatorului inițial, cel care a dispus detaşarea.
Chiar dacă, în mod aparent, angajatorul care a dispus detaşarea nu mai are nicio obligaţie faţă de salariatul detaşat, întrucât contractul său de muncă este suspendat pe această perioadă, legea prevede că acesta are obligaţia de a lua toate măsurile necesare pentru ca angajatorul la care s-a dispus detaşarea să îşi îndeplinească integral şi la timp toate obligaţiile faţă de salariat.
În cazul în care obligaţiile sus-menţionate nu sunt îndeplinite de angajatorul la care s-a dispus detaşarea, atunci salariatul va avea dreptul să se îndrepte împotriva angajatorului care a dispus detaşarea, iar cel din urmă este obligat a îndeplini toate obligaţiile restante. Atunci când există divergenţe între cei doi angajatori, salariatul detaşat se poate întoarce la locul său iniţial de muncă, putându-se îndrepta împotriva oricăruia dintre angajatori şi să ceară executarea silită a obligaţiilor neîndeplinite.
Delegarea, așa cum este definită de Codul Muncii, Art. 43, reprezintă:
“Exercitarea temporară, din dispoziția angajatorului, de către salariat, a unor lucrări sau sarcini corespunzătoare atribuțiilor de serviciu în afara locului de muncă.”
La fel ca detașarea, delegarea este obligatorie pentru salariat, dar trebuie să fie justificată și să nu aibă caracter abuziv.
Pe întreaga perioadă a delegării, părţile raportului de muncă nu se schimbă, salariatul rămâne subordonat aceluiaşi angajator şi va continua să răspundă faţă de acesta. În cazul în care salariatul delegat ar produce prejudicii la unitatea unde acesta este delegat, reprezentantul legal al unităţii are două opţiuni, conform dreptului comun:
Codul muncii impune o restricție cu privire la durata delegării: aceasta poate fi dispusă pe o perioadă maximă de 60 de zile calendaristice în 12 luni, ea putându-se prelungi pentru perioade succesive de maximum 60 de zile calendaristice. În cazul prelungirii delegării este nevoie de acordul salariatului şi refuzul acestuia nu poate constitui abatere disciplinară. Astfel, o prelungire a delegării nu mai reprezintă o modalitate de modificare, în mod unilateral, a locului muncii de către angajator, ci o modificare care poate intra în vigoare doar prin acordul părţilor (salariat şi angajator).
Pe lângă menţinerea tuturor prevederilor contractului individual de muncă semnat cu angajatorul, salariatul are dreptul, pe perioada delegării, şi la cheltuielile efectuate cu transportul şi cazarea, precum şi la o indemnizaţie de delegare.
Pentru ca delegarea să fie legală, angajatorul va emite un ordin de deplasare (se întocmește pentru fiecare deplasare), iar salariatul are obligația de se întoarce din delegație cu acest ordin semnat și completat cu datele și orele de sosire la destinație.
Acest ordin de deplasare are mai multe roluri:
În general, cheltuielile care se pot deconta pentru deplasarea angajaților sunt:
Cheltuielile cu transportul se decontează pe baza documentelor justificative cum ar fi facturi, chitanțe, bonuri, taxe rutiere. De asemenea, se pot deconta și cheltuielile cu transportul în interiorul unei localități pe baza prezentării de documente justificative (bonuri taxi, bilete sau abonamente autobuz, cartele, etc.)
Decontarea cheltuielilor cu cazarea și masa se face pe bază de documente justificative: facturi, bonuri, chitanțe. În același timp, este bine de știut:
În cazul în care în cursul delegației se organizează mese cu partenerii de afaceri, cheltuiala cu masa servită este deductibilă în limita cheltuielilor de protocol, stabilită prin Codul fiscal.
Diurna este suma de bani acordată salariaților care vor efectua deplasări interne (în interiorul țării) sau externe (în străinătate). Aceasta se acordă pe zi calendaristică, iar cuantumul ei este stabilit de lege.
Valoarea diurnei acordate se stabilește de către fiecare entitate. Există un nivel până la care diurna este considerată cheltuială deductibila – acesta este de 2.5 ori nivelul diurnei stabilite pentru salariații instituțiilor publice, iar în străinătate de 2,5 ori nivelul legal stabilit pentru diurnă prin hotărâre a Guvernului pentru personalul român trimis în străinătate pentru îndeplinirea unor misiuni cu caracter temporar.
Suma deductibilă pe zi, pentru deplasări în țara, este de 42.5 lei.
Nivelul diurnei externe ce poate fi acordată personalului trimis în străinătate pentru realizarea unor misiuni temporare este prevăzut pentru fiecare țară în parte în anexa din HG 518/1995. În majoritatea țărilor spațiului UE nivelul diurnei este de 35 euro, ceea ce, multiplicat cu 2.5 ajunge la suma de 87.5 euro/zi, pentru societățile private.
Decontul de cheltuieli reprezintă un document justificativ obligatoriu în cazul achiziției de bunuri sau servicii, pe bază de bon fiscal, în vederea înregistrării acestor cheltuieli în contabilitatea unei companii.
Decontul de cheltuieli are mai multe roluri:
Un decont de cheltuieli trebuie să conțină minimum următoarele informații:
CONCLUZIE
Cheltuielile din timpul călătoriilor în interes de serviciu reprezintă unul dintre cele mai importante segmente de cheltuieli realizate de companii în prezent, când ritmul globalizării presupune tot mai multe deplasări în toate colțurile lumii.
De aceea, pentru a veni în ajutorul acestor salariați și companii, au fost lansate diverse soluții privind managementul cheltuielilor angajaților pe perioada deplasărilor, pentru gestionarea automată a ordinelor de deplasare și a deconturilor de cheltuieli, simplificând relația salariat - contabilitate - manager la doar câteva clickuri, economisind timp ce poate fi astfel folosit pentru acțiuni cu adevărat importante și motivante.
LeaveBoard este un soft simplu de administrare personal gratuit pentru echipe de pana la 9 angajati. Creaza un cont acum.