Decontul de cheltuieli

• reprezintă documentul indispensabil pentru decontarea de către titularul de avans a cheltuielilor efectuate (în valuta și în lei), cu ocazia deplasării în străinătate;
• reprezintă act doveditor în stabilirea diferențelor de primit sau de restituit de titularul de avans;
• servește ca document justificativ în contabilitate.

În situația în care, la decontare, sumele efectiv cheltuite sunt mai mici decât avansul primit la plecare, diferența de restituit de către titularul de avans se depune la casierie pe baza unei chitanțe sau dispoziție de încasare.

Trebuie menționat că departamentul financiar-contabil este cel responsabil de arhivarea deconturilor.

Este necesar ca acest formular, odată întocmit, să circule în companie astfel:

• la persoanele autorizate să verifice legalitatea documentelor justificative de cheltuieli, exactitatea calculelor privind sumele decontate și calculul eventualelor penalizări de întârziere, care semnează de verificare;
• la persoanele autorizate să exercite controlul financiar-preventiv și să aprobe plata diferenței în cazul în care suma cheltuielilor efective depășește avansul primit;
• la casieria unității pentru plata diferenței, caz în care titularul de avans semnează pentru primirea diferenței respective, fără a fi necesară întocmirea unui document distinct.

Conținutul minimal obligatoriu pe care trebuie să-l aibă formularul de decont cheltuieli este:

• denumirea unității;
• denumirea, numărul și data (ziua, luna, anul) întocmirii formularului;
• numele și prenumele titularului de avans;
• avans în valută sau în valută și în lei; sume decontate; diferențe de restituit/primit;
• semnături: conducătorul unității, șeful compartimentului financiar-contabil, controlul financiar preventiv, titularul de avans, persoana care verifică decontul.

Modelul de formular pentru decont de cheltuieli

Modelul de formular pentru decont de cheltuieli este unul extrem de necesar și utilizat de companii, indiferent de mărimea lor, atât la nivelul departamentului de resurse umane, cât și la nivelul celui de contabilitate.

Tocmai de aceea va oferim un model, în conformitate cu legislația în vigoare. Formularul de decont se întocmește în cazul efectuării unei deplasări externe, deplasare pe care angajatul o face în interesul angajatorului. Așadar, sarcina întocmirii formularului de decont cod 14-5-5 revine celui care efectuează deplasarea și care beneficiază de un avans pentru cheltuielile efectuate pe întreaga durată a deplasării.

Pentru deplasări interne va recomandăm să utilizați același model.

Notă: Ordinul de deplasare reprezintă dispoziția către angajatul delegat pentru a exercita temporar, din dispoziția angajatorului, de către salariat, a unor lucrări sau sarcini corespunzătoare atribuțiilor de serviciu în afara locului său de muncă. Pentru mai multe detalii precum și un model accesați paginaOrdin de deplasare.

Puteți descarca modelul de formular/foaie pentru decont de cheltuieli în format Excel, gratuit accesând linkul de mai jos. Totodată atașam un exemplu de formular completat pentru decontul cheltuielilor externe referitoare la transport angajați și cheltuieli cu benzina.