Zece aspecte pe care trebuie să le stii înainte de a achiziționa un program HR în Cloud pentru întreprinderea ta
Faptul că tu conduci o întreprindere mică sau mijlocie, nu înseamnă că nu ar trebui să optimizezi procesele privind gestionarea resurselor umane. Acest ghid se adresează managerilor HR și administratorilor pentru a alege cu ușurință și în cunoștință de cauză, care sunt aspectele ce trebuie considerate atunci când vine vorba despre implementarea unei noi soluții digitale HR în cadrul companiei tale.
Managerii întreprinderilor mici spre medii au tendința de a respinge ideea de a folosi un program HR, în principal din motive financiare. De cele mai multe ori aceștia nu înțeleg necesitatea unui astfel de sistem, însă în secțiunile următoare vom prezenta care sunt beneficiile, oportunitățile dar și dezavantajele acestor soluții. Simplu spus, softul HR reprezintă un atu atunci când este ales corespunzător și satisface cerințele specifice ale afacerii.
În acest ghid vom acoperi următoarele subiecte:
Acest ghid îți va oferi ceea ce este esențial: ce evidențiază sistemele HR, care sunt diferențele între acestea, cum pot ele să îmbunătățească activitatea întreprinderii tale, și cum să alegi softul de care are nevoie organizația ta, și care sunt argumentele care te vor ajuta să justifici o eventuală achiziție de soft pe care să o prezinți managementului.
Sfat: Rapoartele spun că 73% din liderii HR consideră “digitalizarea HR” o direcție importantă¹ și că 57% din companii intenționează să facă o achiziție de program nou de HR în următoarele 18luni².
[1] Deloitte, Tendințe de capital uman
[2] SAP, Războiul de 4,3 miliarde de dolari pe talent
Soft-urile HR reprezintă sistemele concepute pentru a te sprijini în administrarea capitalului uman, în întreprinderi de toate mărimile.
În termeni de specialitate, softurile HR sub cunoscute precum:
Totuși, ar trebui să împărțim Software-ul HR în 2 grupuri importante:
Chiar și în zilele noastre, întreprinderile mici și mijlocii sunt acoperite de o grămadă de hârtii, dosare de personal și documente Excel. Aceasta nu este o perspectivă sănătoasă, nici pentru personalul HR, nici pentru manageri. De vină este vechea percepție că Software-ul HR este costisitor — atât ca investiție, cât și ca proces de implementare. Din fericire, nu mai este cazul.
Facilitează gestionarea personaluluiVei găsi Software-uri HR disponibile la prețuri rezonabile. Poți găsi soluții HR gratuite pentru întreprinderi mici. Organizațiile care nu au personal dedicat activității de HR pentru a se ocupa de diverse operații HR se pot baza pe un nou asistent digital să-i ajute cu activitățile repetitive și plictisitoare.
Crești afacereaSoftware-ul de HR este ușor de implementat și folosit și te ajută să te concentrezi pe dezvoltarea afacerii și îndepărtează procesele birocratice, păstrând, în același timp, toate informațiile conforme și consistente. Administrarea HR aduce acuratețe, eficiență și rezultate măsurabile în întreprinderea ta.
Este mai bun decât Excel!Absolut. Dacă vrei să lucrezi în continuare în Excel, te rog, nu citi mai departe.
Verifică și ghidul detaliat cu 10 Motive să treci de la administrație personal folosind Excel la o aplicație simplă ce poate fi folosită de fiecare angajat.
Apropo, când a fost ultima dată când ai primit un email de la Excel să-ți amintească de vacanța unui coleg?
Nu uita. În funcție de industrie și de numărul de angajați, nevoile întreprinderilor sunt diferite. În ce grup te potrivești:
Merită să te gândești și la faptul că există companii în care programul este stabil gen de la 9:00 la 17:00, sunt alte companii în care programul este variabil de genul celor din industriile HORECA în care în fiecare zi poate fi un program de lucru diferit de cele mai multe ori în diverse ture.
Tu și echipa ta veți beneficia de un set impresionant de avantaje ale software-ului HR, cum ar fi:
Softul HR vine cu un nivel de procese automatizate pentru a vă eficientiza afacerea, prin reducerea timpului pierdut cu sarcini administrative de bază. Gata cu înregistrările manuale!
Eficiență mai mare în luare deciziilorTu și angajații tăi veți avea un punct central, unde pot fi găsite toate informațiile HR. Departamentul HR și managerii vor avea posibilitatea de a genera rapoarte, observa modele în prezență și de a urmări abilitățile salariatului.
Salariați mai implicați și satisfăcuțiAngajații de anul acesta sunt toți pregătiți pentru experiențele digitale HR! Astfel, ei se vor simți mai apreciați și mai implicați prin intermediul funcționalității self-service, ce oferă fiecărui angajat acces la soft, inclusiv posibilitatea să-și actualizeze informațiile personale, să verifice prezența colegilor în următoarele săptămâni pentru a planifica mai eficient, să solicite un concedii sau să verifice disponibilitatea indemnizațiilor de concedii cu doar câteva click-uri pe laptop sau telefonul mobil.
Risc redus privind stocarea datelorDin moment ce nu vei mai lucra cu hârtie, informațiile HR vor fi localizate într-un loc sigur în Cloud, cu salvarea zilnică a datelor, deci mult mai protejate. Eroarea umană cu privire la introducerea și procesarea datelor este practic eliminată.
Recuperare măsurabilă a investițieiEcuația timp + efort/costuri poate fi una greu de înțeles, totuși, după ce HR-ul tău devine digital, sarcinile HR vor fi automatizate și timpul investit în aceste procese va fi radical redus. Profesioniștii HR vor fi capabili să-și redirecționeze atenția concentrarea pe muncă de valoare, atingând scopurile afacerii și concentrându-se pe rezultate strategice.
Cu soluțiile Cloud, echipamentul instalat și costurile cu suportul pot fi reduse, deoarece cheltuielile sunt preluate de furnizorul de software HR.
SecuritateFurnizorii profesioniști de spațiu de stocare utilizează proceduri de criptare și de salvare a datelor, toate acestea sunt într-un singur loc astfel că datele companiei sunt mai securizate decât cele stocate pe computer. Imaginează-ți că laptop-ul poate fi pierdut în tren sau aeroport – iar toate informațiile pot dispărea, dacă erau stocate pe acest calculator.
Actualizări automateVânzătorul își asumă păstrarea aplicației tale permanent actualizată cu ultimele actualizări, astfel ca tu să beneficiezi de ultima versiune atunci când folosești softul, evitând actualizările ciclice. Totodată nu trebuie să instalezi nimic, aplicația fiind disponibilă direct din browserul preferat.
Un punct central pentru toate informațiile HRAdună toate informațiile salariaților într-un singur loc. Scapă de intrările duble. Obține informațiile pentru salarizare cu doar câteva click-uri.
Integrări de softComunicarea ta este simplificată, cu mesaje automate expediate de fiecare dată când o cerere este trimisă sau acceptată. Calendarul tău Google/Outlook are o nouă intrare dacă rezervi o zi liberă. Conectarea cu Outlook economisește timp suplimentar.
Disponibil direct de pe mobilTu și forța ta de muncă puteți lua decizii bazate pe date, oricând, oriunde cu ajutorul unui smartphone atunci când vine vorba despre timpul liber și prezența.
Sfat: Majoritatea vânzătorilor taxează per utilizator și ratele variază în funcție de numărul de caracteristici necesare organizației tale.
Important: Descoperă ghidul cu cele 10 Motive să Treci de la Administrarea Concediilor în Excel la o Aplicație Web Simplu de Utilizat.
Acum că știi despre beneficiile unui software HR, hai să vedem pe care ar trebui să-l alegi, în termeni tehnici: Software HR instalat sau Software HR în Cloud? Primul este instalat pe computerele firmei, local și al doilea este accesibil online, fiind instalat în centre de date (datacenters) protejate, cu backup zilnic și sigure. Oricare este mult mai bun decât păstrarea informațiilor pe hârtie, dar hai să verificăm avantajele și dezavantajele celor două opțiuni.
Sfat: Aproximativ 40% din întreprinderi și-au mutat deja nucleul aplicațiilor în Cloud și o treime din ceilalți planifică să migreze în următoarele 12-18 luni, conform PWC în Raportul Global de tehnologie HR Fourth Annual HR Technology Survey.
Software HR instalat local asigură un nivel crescut de control al informațiilor, din moment ce le vei stoca pe toate în computerele tale. O altă caracteristică ce poate fi utilă este abilitatea acestui tip de software de a fi personalizat în funcție de necesitățile fiecărei companii.
Atenție: Există multe dezavantaje: costul, evident – vei plăti tot programul, pentru a-l putea instala pe toate computerele. Costurile viitoare vor fi, de asemenea, considerabile – departamentul IT intern se va ocupa cu rezolvarea oricăror probleme tehnice ce apar și va trebui să plătești o taxă pentru licență. Instalarea și implementarea software-ului local și actualizarea acestuia durează mult timp.
Software HR în Cloud este favoritul nostru. Acest tip de implementare are substanțial mai puține defecte. Când achiziționezi unul, nu vei avea de instalat niciun echipament și salariații nu au nevoie de instruire specializată. Costul implementării nu este ridicat, vei plăti o sumă lunară în funcție de pachetul ales.
PWC, Raportul Global de tehnologie HR 2017
Am menționat de multe ori termenii de Cloud computing sau SaaS. Însă totuși ce înseamnă aceștia? Deși o definiție DEX nu există, vă oferim cele mai clare și pertinente explicații, ale acestor termeni.
Conform Microsoft³, computerizarea în Cloud, sau 'Cloud computing' cum este cunoscut termenul în limba engleză, reprezintă livrarea de servicii de computerizare – servere, stocare, baze de date, rețele, software, analize, inteligență și altele. Toate acestea pe Internet (“Cloud”) care oferă inovație rapidă, resurse flexibile și economii.
Software ca serviciu – sau 'Software as a Service'- abrevierea originală din limba engleză pentru SaaS - reprezintă o metodă de livrare aplicații software pe internet, la cerere și, în general, pe bază de abonament. Prin intermediul SaaS, furnizorii Cloud găzduiesc și administrează aplicația software, subliniind infrastructura și se ocupă de mentenanță, cum ar fi actualizările software și ultimele actualizări cu privire la securitate. Utilizatorii se conectează la aplicație prin internet, de obicei cu un motor de căutare pe telefonul, tabletă sau calculatorul lor.
Într-o perioadă de 12–18 luni vei observa o creștere considerabilă a timpului economisit, ceea ce reprezintă o recuperare considerabilă a investiției – deoarece orele de muncă ale salariaților sunt valoroase, iar activitățile neproductive sunt eliminate.
Informațiile tale sunt foarte sigure și poți să uiți de tipul tău de la IT – furnizorul este responsabil acum cu întreținerea software-ului.
Poate cel mai mare avantaj este acela de a putea accesa aplicația online de oriunde, atâta timp cât ai conexiune la internet. Evidențiem un dezavantaj: fără internet nu vei putea accesa sistemul HR.
Vei avea posibilitatea să acorzi acces mai multor persoane fără să fie nevoie să achiziționezi mai multe copii sau servere. Totodată, poți personaliza nivelul de acces pentru fiecare angajat. Cu o astfel de soluție devii membru a clubului de excelență HR.
Când vorbim de tranziția de la mijloace tradiționale la cele digitale, implementarea durează minute și compania va beneficia de inovare permanentă, fără costuri suplimentare.
Înainte de a începe căutarea efectivă a software-ului HR, căutând vânzători și produse pe diverse site-uri despre managementul resurselor umane, pe Google (poate din acest motiv ai ajuns aici), site-uri de recenzii de produs (reviews) sau forumuri de specialitate, mai bine fă un pas înapoi.
Evaluează-ți situația actuală, întrebându-te ce funcționează bine în organizație și ce trebuie îmbunătățit. Apoi decide unde dorești să ajungi sau modul în care vrei să eficientizezi întreaga organizație.
Nu te entuziasma la sistemele care au multe funcționalități, dacă afacerea ta nu are nevoie de ele. Iată câteva din cele mai importante caracteristici pe care să le iei în considerare în căutarea ta:
Sfat: Recomandăm să urmărești să lucrezi cu o soluție ce îți oferă caracteristicile necesare afacerii tale. Deși afacerea ta are resurse limitate, investiția în soluții HR potrivite generează ROI pozitiv, reducând timpul investit în taskuri neproductive.
Există furnizori de soft HR care îți vor oferi toate aceste funcționalități într-un pachet, totuși, sunt altele mai moderne, dinamice, ușor de folosit, dar care pot oferi doar unul dintre aceste module.
În plus, pe măsură ce compania crește, poți fi interesat să cauți soluții mai complexe, modularizate pe Salarizare, Beneficii, Angajare forță de muncă, Managementul Talentului, Angajamentul angajaților, Managementul Performanței și Soluții de instruire/training pentru compania ta.
După ce înțelegi diferențele între diferite produse HR și știi care sunt caracteristicile pe care le cauți atunci când cauți un sistem HR, vrem să îți oferim câteva sugestii pentru a facilita procesul decizional. Hai să vedem cum poți alege Soft-ul corect de administrare personal. Găsești mai jos 10 aspecte esențiale privind alegerea soft-ului:
Dacă produsul ușor de folosit de către salariați datorită design-ului și experienței în utilizare, această aplicație va deveni instant instrument de economisire a timpului, nu doar pentru departamentul HR, ci pentru toată compania. Dacă interfața este complicată și are multe aspecte complexe sau dificil de înțeles, cel mai probabil îți vei revizui decizia.
Gândește-te care sunt nevoile afacerii tale. Care sunt procesele pe care vrei să le optimizezi?
Un aspect important de luat în considerare este dacă produsul are capacitatea de a permite oricărui angajat să-și acceseze informațiile HR. Obținerea unui angajament ridicat din partea colegilor, este o necesitate în organizațiile moderne. Accesul la informații HR pentru angajați este necesar pentru a facilita procesul decizional, a elimina silozurile de date și a facilita dispariția frustrărilor angajaților cu privire la situația cererilor acestora de concediu.
Dacă o companie crește, implicit, numărul de informații referitoare la personal crește. Care sunt acțiunile pe care trebuie să le faci, în așa fel încât informațiile salariaților să rămână precise și toate procesele administrative să treacă prin aceeași conformare a validării, pentru a îndepărta erorile umane? În plus, ce faci dacă pierzi laptop-ul cu fișierele Excel în taxi sau aeroport?
Orice manager dorește să își optimizeze productivitatea angajaților și să elimine aspectele redundante din companie. Un sistem HR facilitează procesele administrative la nivel de personal. Acest lucru implică economii valoroase de timp, erori mult reduse și organizare excelentă a informației. În acest fel, tu, ca manager HR, te poți concentra pe activități strategice. Solicită vânzătorului să-ți ofere informații despre actualizările softului și ce s-a îmbunătățit în ultimele luni. Dacă nu primești nici un răspuns sau dacă site-ul vendorului este unul care nu s-a schimbat în ultimii 10 ani, va trebui să-ți pui niște semne de întrebare.
Alege o soluție dinamică, ce îți oferă o experiență încântătoare atunci când vine vorba despre administrarea modernă a capitalul uman.
Noua achiziție de produs HR are mai multe implicații din punct de vedere al costurilor. De aceea, trebuie să te gândești la următoarele aspecte financiare:
În legătură cu ultimul punct „economisirile anuale”, gândește-te cât costă o oră de lucru pentru personalul HR și câte astfel de ore se economisesc lunar cu soluțiile HR.
Este o necesitate să ai datele salariaților într-un loc sigur, securizat, protejat și criptat. Ai făcut un test de securitate vânzătorului ales?
Afacerile inteligente se bazează pe luarea deciziilor rapid în funcție de informații. Managerii, Administratorii, departamentele de HR și finanțe își îmbunătățesc deciziile pe baza informațiilor cu privire la capitalul uman.
Noi recomandăm alegerea unui soft HR în Cloud.
Pentru mai multe detalii vezi secțiunea 3. Software-ul HR instalat local versus Software HR în Cloud
Companiile diferă în funcție de țară, industrie și numărul de angajați. Ai nevoie de un furnizor care poate să personalizeze software-ul conform politicilor, proceselor, comportamentelor și legislației în vigoare cu privire la resursele umane. Un soft excelent se pliază ca o mănușă pe cerințele furnizate de management și resurse umane. Acesta reprezintă un atu important al multor soluții, deoarece flexibilitatea nu este ușor de obținut.
Panoul de control pentru angajați folosind aplicația HR LeaveBoard
Notă: Noi ne dorim ca deciziile clienților noștri să fie strategice. Aveți în vedere că nu veți schimba software-ul la fiecare două săptămâni. Investiția într-un soft ce impune respectarea legii în fiecare proces administrativ într-un mod dinamic și automat, fără intervenția continuă a personalului HR este un plus valoare pe termen mediu și lung.
După ce ai luat în considerare cele de mai sus, există doar un pas pe care trebuie să îl faci înainte de achiziționarea efectivă a soft-ului HR: rezervă-ți o demonstrație. Este crucial să vezi dacă acel sistem anume se potrivește ca o mănușă afacerii tale, deoarece teoria și practica sunt diferite – căutarea ta s-ar putea să se fi încheiat cu un vânzător “câștigător”, dar practica poate să îți arate că te-ai înșelat, iar softul să nu se adapteze nevoilor companiei. Astfel, o demonstrație este soluția – de obicei, demonstrațiile sunt gratuite, de aceea dacă sistemul HR nu este potrivit pentru tine, nu ai cheltuit nici un ban.
Există vânzători, cum ar fi LeaveBoard, unde poți avea un demo sau prezentare a soluției, discuta despre nevoile tale și, de ce nu, discută despre o eventuală implementare. De asemenea, ei te ajută cu instruirea echipei și configurarea politicilor. Aceasta este o modalitate grozavă de a verifica modul în care produsul se potrivește nevoilor organizației, înainte de a-l cumpăra. Elimină toate riscurile înainte de a lua decizia de cumpărare.
Notă: După discuția cu vendorul soluției și testarea sistemelor, decizia cu privire la alegerea soft-ul HR potrivit afacerii conform nevoilor rămâne la cumpărător.
În cele din urmă, nu uita că achiziția programului de management de resurse umane nu este benefică doar pentru departamentul HR. Acest soft are un scop mult mai mare: creșterea productivității angajaților, descoperirea și îndepărtarea zonelor redundante și oferă salariaților tăi unelte ce motivează, creează angajament, simplifică gestiunea și cresc implicarea.
Nu privi această investiție ca pe o oportunitate de a reduce costurile, ci și ca una de a crește eficiența și succesul afacerii.
Poate fi dificil de obținut aprobarea bugetului de la departamentul financiar sau management. De aceea, trebuie să faci cercetare atentă a pieței astfel încât să poți răspunde următoarelor întrebări:
Referitor la întrebările de mai sus, recomandăm să verifici primele 2 capitole din acest ghid:
Atenție: Astfel de soluții sunt contra cost, iar abonamentele pentru sistem HR sunt lunare sau anuale. Alegerea un pachet anual aduce o reducere substanțială.
Înțelegi concret care sunt beneficiile unui soft HR, înțelegi de ce compania are nevoie de un astfel de soft și ai făcut o analiză referitoare la ce opțiuni sunt pe piață. Următorii pași sunt:
Iată mai jos, o listă esențială de verificat pentru orice soft HR pe care o poți împărtăși cu persoana responsabilă cu decizia de achiziție pentru a simplifica interacțiunea:
Nu uita să dezvolți aspectele imperative ale prezentării tale. Altfel, această achiziție poate fi blocată, din motive de prioritare – alte departamente ar putea fi considerate că au nevoie mai mare de bani comparativ cu departamentul HR. Nu în ultimul rând, trebuie să incluzi în acest cerere de aprobare buget pe oricine are o minimă influență în procesul decizional, chiar dacă la început nu par direct implicați în achiziția noului software HR.
Prezintă fapte și cifre: directorii financiari vor informații referitoare la costurile implicate de aceasta achiziție, iar directorii generali doresc să se asigure ca aceasta este decizia potrivită . Dacă ești convingător, dacă ai probe solide și argumente valide, trecerea la digitalizarea HR în companie este mai ușoară decât crezi.
Sfat: Dacă nu ești sigur de unul din aspectele menționate mai sus, îți recomandăm să le mai verifici o dată cu furnizorul sistemului HR. Nu uita că după ce achiziția este aprobată, iar soluția implementată, ea va fi utilizată de management. Așa că asigură-te că ceea ce alegi este opțiunea corectă pentru companie.
Concluzie
Cu aceste aspecte în minte, vei fi pregătit să iei decizia perfectă și să obții aprobarea bugetului pentru soluția de gestionare a capitalului uman. Ia-ți timp pentru a căuta software-ul HR care se potrivește nevoilor afacerii tale. Tranziția la o soluție inovativă ce va fi utilizată de fiecare din angajații companie este esențială.
Pune întrebările corecte și decide atunci când ești încrezător că ai găsit soft-ul potrivit pentru tine și că aceasta este decizia de investiție pe care trebuie să o iei, astfel încât afacerea ta să crească și angajații tăi să se bucure de utilizarea unei aplicații simple.
Felicitări! Acum ai un întreg arsenal de sfaturi și idei pentru a lua o decizie excelentă privind afacerea. Oricum, tu nu cumperi doar un software. Vei alege un partener care să te ajute să îți atingi țelurile HR și va facilita dezvoltarea fluentă a companiei.
Pentru a recapitula. Iată procesul de alegere a unui produsul HR:
Vrei să afli mai multe?
Misiunea noastră la LeaveBoard este să ușurăm procesele administrative ale angajaților. Indiferent că este vorba de specialiști HR, manageri și angajați. Noi simplificăm managementul HR în lume, pentru companiile mici și mijlocii. Uită de procedurile care îți consumă timpul și de foile Excel. Optimizăm activitățile HR prin intermediul unui software inteligent de HR: Administrare Concediu, Self-Service, Rapoarte HR precise, Integrare cu Slack, Google și Outlook, Directorul Angajaților. Înregistrează un cont sau solicită o prezentare azi și experimentează viitorul HR digitalizat.