10 Motive să Treci de la Administrarea Concediilor în Excel la o Aplicație Web Simplu de Utilizat

Ai multe sarcini HR obositoare, cauți permanent soluții de reducere a erorilor și soliciți colegilor să-și raporteze timpul lor liber? Citește mai jos motivele pentru care compania ta crește datorită investiției într-un produs inovativ ce funcționează in cloud.

Costul cu concediile și absențele reprezintă aproximativ 35% din aspectele financiare privind salarizarea angajaților și de aceea administrarea eficientă a concediilor este critică.

Întreprinderile trebuie să optimizeze procesele administrative pentru a crește satisfacția angajaților și productivitatea la locul de muncă. Cu ajutorul unui soft HR precum LeaveBoard, întreaga experiență a angajatului va fi îmbunătățită, costurile privind administrația vor scade, iar valoarea și angajamentul departamentul HR vor evolua.

În secțiunile următoare vei afla 10 aspecte principale cu privire la tranziția de la tradițional la digital sau de la Excel la Cloud:

00. Gestionarea resurselor umane este enorm redusă


Excel
Cu fișierele Microsoft Excel sau Google, automatizezi doar 5% din sarcinile administrative atunci când lucrezi cu activități de resurse umane repetitive, cum ar fi actualizarea zilelor de concediu de odihnă disponibile pentru salariații tăi.

LeaveBoard
Prin intermediul aplicației LeaveBoard, angajații beneficiază de o experiență în utilizare la fel de simplă, însă procentul de productivitate și automatizare crește exponențial.

Acordă un minut pentru a descoperi cum funcționează softul LeaveBoard și cum te poate ajuta în monitorizarea mai eficientă a timpului liber în compania ta.

Fiind manager HR, reduci drastic timpul pierdut cu sarcini administrative obositoare, acestea fiind automatizate. Astfel vei avea mai mult timp pentru activități semnificative în dezvoltarea capitalului uman, în particular și al afacerii, în general.

Salariații sunt autorizați prin intermediul self-service (serviciul personal). Fiecare angajat va avea acces la aplicație cu un cont personal. Personalul va ști cine este prezent sau absent în echipa lor, vor solicita concedii și planifica vacanțe. Colegii își vor putea verifică indemnizația în orice moment, iar atunci când o cerere de concediu este introdusă, o sumedenie de informații suplimentare sunt oferite (colegii absenți în aceeași perioadă sau numărul de zile disponibile după introducerea cererii).



01. Vizibilitate completă asupra prezenței în cadrul companiei tale


Excel
Într-un document de monitorizare a concediilor și absențelor de tip Excel, editarea de bază îți permite să adaugi concediile lunare într-o celulă. Salariații pot uita să-și adauge concediile sau zilele de vacanță anuale. Pot să apară erori în calculul indemnizației pentru concediul salariatului sau în politicile privind concediul ale companiei. De exemplu, în cazul concediilor care au loc în perioade ce conțin sărbători sau au loc în weekenduri – calcularea numărului de zile nu este tot timpul cea mai intuitivă.

Evidențiem faptul că munca suplimentară necesară procesării lunare a datelor introduse lunar de fiecare salariat, de contabili și managerii HR, este o muncă ce consumă timp, este neproductivă și poate fi automată. Aceste activități alocate procesării și verificării datelor pot fi investite în creșterea valorii echipei.

LeaveBoard
Folosind programul online de monitorizare a concediilor, beneficiezi de transparență decizională și vizibilitate completă privind disponibilitatea forței de muncă, însă nu doar de atât. În plus:

  • Controlezi ceea ce se întâmplă în cadrul companiei în orice moment datorită calendarelor dinamice.
  • Monitorizezi vacanțele angajaților automat, fără intervenție manuală.
  • Sărbătorile legale sunt introduse ușor în sistem și apoi vizibile în calendarele angajaților.

Pentru fiecare cerere introdusă în sistem care acoperă și aceste sărbători, în calculul numărului de zile solicitate de către angajat, aceste zile nu sunt luate în considerare implicit (ex: pentru o persoană care solicită 4 zile de concediu în timpul unei săptămâni de lucru, iar una din zile este considerată sărbătoare legală, atunci sistemul va calcula automat 3 zile de concediu și le va scade din indemnizația anuală).

Acestea sunt doar 3 dintre elementele cu privire la transparența în companie oferită capitalului uman. Astfel, verificarea activităților HR nu a fost niciodată mai ușoară.



02. O soluție de raportare și monitorizare HR puternică


Excel
În cazul unei firme în creștere, care își dorește un standard ridicat cu privire la gestiunea resurselor umane, în care există o serie de proceduri de lucru care trebuie urmate pentru fiecare cerere de concediu, pentru ca aceasta să fie în congruență cu legislația în vigoare, acest fișier nu mai este conform.

Fișierele tale Excel (.CSV, .XLS sau .XLSX) ar putea avea niște caracteristici de raportare rigide create de echipe în constantă schimbare, în care procesul de monitorizare este foarte important.

LeaveBoard
LeaveBoard duce puterea Excel la următorul nivel. Procesele complexe pe care HR, Salarizarea, Contabilitatea, Analiștii și Managerii le detestă sunt eliminate. Iată câteva caracteristici de raportare suplimentare pe care o soluție ce funcționează in cloud le oferă:

  • Filtrarea exactă a unei echipe, birou sau salariat este foarte simplă. Claritatea va fi la îndemână când ai nevoie de informații
  • Poți descărca fișierul .XLS (Excel) pentru specialiștii tăi în salarizare cu informațiile filtrate în funcție de intervalul și pentru salariații care te interesează.
  • Vizualizarea angajaților care vor fi absenți de la locul de muncă în perioada următoare (săptămâna curentă, cea viitoare sau următoarea lună)
  • Facilitatea planificării vacanțelor de vară și iarnă pentru angajați, iar pentru manageri vei ști cine nu a trimis încă cererile și trebuie notificat.
  • Personalul ce se ocupă de salarizare va avea tot timpul disponibilă lista lunară de concedii înregistrate de angajați, perioadele în care aceștia sunt absenți
  • Pentru management – vei avea o situație lunară și anuală a disponibilității angajaților la locul de muncă și vei putea identifica acei colegi care lipsesc cel mai frecvent, dar și pe cei care au nevoie de o vacanță.

▲ Aceste rapoarte au fost optimizate datorită feedback-ului oferit de specialiști în resurse umane de la companii de top.



03. Administrarea timpului liber fără niciun efort


Excel
Comparat cu Excel, care are foarte multe câmpuri și funcții cum ar fi: =IFERROR(COUNTIF(OFFSET(T_E[[#Headers],[EMPLOYEE NAME]],MATCH(I_E,L_E,0),MATCH(“ACT 1 DT”,L_H,0)-1,1,N_S),”>0″)/N_S,””), odată ce ați tranziționat către o soluție in cloud, astfel de erori vor fi eliminate, împreună cu aspecte cu privire la actualizarea infrastructurii, licențe software, instalări programe sau incompatibilitate hardware.

LeaveBoard
O soluție digitală ideală răspunde la următoarele cerințe: să permită salariaților să utilizeze aplicația cu ușurință și să ofere răspunsuri la nevoile acestora printr-o experiență web excelentă. Fără bătăi de cap, fără telefoane date la IT, fără fișiere neactualizate sau care sunt eronate.

Ia-ți adio de la neînțelegerile privind perioada în care îți vei lua următoarea vacanță – deoarece vei știi când ceilalți colegi și-au înregistrat cererile și vei decide în cunoștință de cauză. Erorile din cauza editării greșite, a introducerii manuale (inclusiv a completa formulare tipizate) vor dispare, datorită proceselor de calcul și flow-ului de aprobare.

Secretarele îți vor mulțumi deoarece acestea nu vor mai trebui să răspundă la întrebări de genul "Câte zile de concediu mai am disponibile?", de 3-4 ori pe zi. Totodată, timpul consumat inutil pentru a ști care angajați vor fi absenți luna viitoare va fi minim, iar acest lucru reprezintă un avantaj enorm, dar și o funcționalitate esențială pentru șefii de departamente, care pot accepta sau refuza orice cerere de concediu. În plus:

  • Nu este necesară instruirea pentru a începe să folosești sistemul de gestiune a resurselor umane și a concediilor angajaților.
  • Setarea companiei tale, configurarea politicilor de concediu, flow-urilor de aprobare și invitarea salariaților nu durează mai mult de 10 minute.

Accesează contul tău online de pe mobil, tabletă, laptop și calculator.



04. Întrebări de la clienți și suportul oferit


Excel
De multe ori, întreprinderile întâmpină dificultăți cu monitorizările vacanțelor atunci când folosesc template-uri Excel gratuite. O anumită caracteristică nu funcționează corespunzător și, când ai nevoie de ajutor, nu este nimeni care să-ți răspundă la întrebare. Deoarece nu găsești soluție, abandonezi pur și simplu fișierul, iar orele petrecute pentru adăugarea manuală a informațiilor sunt pierdute în zadar.

LeaveBoard
Cu softul HR LeaveBoard totul este diferit. Pentru noi, nevoile clienților sunt prioritatea noastră. Pentru noi suport grozav = clienți fericiți. Iar cu ajutorul întrebărilor frecvente am creat o bază solidă de cunoștințe pentru a aborda principalele funcționalități pentru administratori, liderii echipelor și salariați. Echipa LeaveBoard iți oferă:

  • Suport dedicat pentru orice solicitare adresată de clienții noștri.
  • Ajutăm companiile mari la început cu implementarea soluției.
  • Găzduire a datelor pe servere dedicate în Franța.
  • Salvarea zilnică a datelor.
  • 99.9% timp de funcționare și monitorizare 24/7 a datacenter-ului.

Obiectivul nostru este să dezvoltam cel mai inovativ instrument HR pe piață pentru administrarea capitalului uman și nu doar un alt instrument.



05. Managementul echipei


Excel
Deoarece diviziile întreprinderii sunt grupate în mai multe echipe și puncte de lucru, tu, ca fondator, director general sau ca manager al echipei, nu poți să ții pasul cu toate schimbările din companie sau departamente, iar acest lucru este imposibil cu un fișier Excel. În mod tradițional, toate aceste informații sunt dispersate în diverse locuri: în emailurile personalului HR, în fișiere Excel, pe hârtie sau au fost transmise verbal. Ce se va întâmpla dacă managerul HR nu va mai re-veni la birou, iar toate informațiile acestea nu vor mai fi disponibile?

LeaveBoard
Tu și angajații tăi aveți nevoie de concentrare pe aspecte strategice, stabilitate și organizare a informației, precum și un model de structurare a datelor și procese de urmărit care sunt în conformitate cu legea, de fiecare dată când un concediu este introdus. Din acest motiv:

  • Aplicația de management a resurselor umane îndepărtează munca repetitivă a șefilor de echipă, permițându-le să se concentreze pe crearea valorii.
  • Toate informațiile referitoare la membrii echipei lor sunt disponibile într-un singur loc, sincronizate cu calendarele angajaților
  • Informațiile tot timpul actualizate necesare aspectelor cu privire la salarizarea vor fi disponibile oricând pentru departamentul financiar-contabil.
  • Eliminați neînțelegerile privind planificarea concediilor, fără instrumente nepotrivite sau timp pierdut sunând oamenii sau verificând în mai multe locuri (hârtie, emailuri, mesaje, arhive sau foi Excel) înainte de a lua o decizie.
  • Aplicația LeaveBoard are incluse permisiuni avansate la nivel de echipă, punct de lucru sau companie și trei niveluri de acces: administrator, manager și angajat pentru ca să te bucuri de confidențialitatea datelor.

Elementele repetitive, neproductive și complexe trebuie eliminate. LeaveBoard este soluția pentru acest lucru. Transformă administrarea resurselor umane în cadrul companiei tale în avantajul tău competitiv.



06. Administrarea cu ușurință a cererilor de concediu


Excel
Cu un fișier gratuit de monitorizare a concediilor de tip Excel sheet, nu ai nici o urmă atunci când ceva este actualizat, deoarece totul este aprobat automat. Oamenii pot actualiza informațiile din greșeală pentru un alt coleg, sau pot adăuga un număr eronat de zile.

LeaveBoard
Atunci când folosești aplicația noastră de administrare a concediilor, elimini erorile, situația la nivel de companie este mereu actualizată și tu ai mult mai mult control deoarece:

  • Odată ce este adăugată o cerere, este trimis automat un email către manager, pentru a aproba sau respinge cererea. Datele cheie, cum ar fi indemnizația înainte și după, colegii care sunt absenți în aceeași perioadă, precum și un link pentru a aproba cererea sunt oferite.
  • Salariații pot trimite cereri de concediu cu ușurință din panoul de control și primesc notificări odată ce cererea lor a fost validată.
  • Panoul de control oferă informații utile precum: indemnizația angajatului, colegii care vor fi absenți în perioada următoare, când vor avea loc următoarele sărbători legale, când vor avea loc următoarele lor concedii și vor putea vizualiza un calendar cu prezența lunară pentru colegii de echipă.

Aplicația facilitează totodată activitățile managerilor. Aceștia vor putea să aprobe sau să respingă fiecare cerere de concediu pentru salariații din subordine, identifică motivul pentru fiecare absență și decide având în vedere date relevante despre indemnizații, disponibilitatea înlocuitorilor și nevoile de personal din companie în perioada respectivă.


Află cele 12 beneficii ale managementului concediilor în cadrul IMM-urilor



07.Conformitate a proceselor cu privire la resursele umane și grad ridicat de personalizare


Excel
Cu siguranță, un fișier Excel nu este compatibil cu cerințele ITM. Cu siguranță nu poți face setări complexe și nici nu poți automatiza alte aspecte decât niște adunări de bază. Noi recomandăm să spui adio erorilor, programelor incompatibile sau actualizărilor manuale. Și ce se întâmplă în cazul în care computerul se virusează și pierzi informațiile angajaților salvate in fișierul .XLS, sau cineva își șterge concediile fără să notifice echipa sau ai politici diferite printre salariați, precum diverse indemnizații, mai mulți aprobatori, diverse zile de lucru?

LeaveBoard
Instrumentul nostru este permanent actualizat, dispune de algoritmi ce facilitează conformitatea proceselor pentru fiecare cerere de concediu, iar odată introdusă o nouă cerere, indemnizațiile sunt recalculate.

Softul de administrare a resurselor umane LeaveBoard, deși este simplu de folosit, oferă un grad ridicat privind configurarea soluției. Mai precis softul permite:

  • Actualizarea cu ușurință a politicilor privind concediul în companie, adăugarea de alte tipuri de concedii, configurarea indemnizației anuale generală pentru fiecare tip de concediu
  • Setarea un număr nelimitat de puncte de lucru și departamente
  • Particularizarea flow-ului de aprobare pentru fiecare angajat
  • În plus, ca administrator, poți schimba indemnizația, orele de lucru, nivelul de acces, permisiunile, sau biroul asociat oricărui salariat cu câteva clicuri.

Procesele administrative complexe sunt simplificate odată cu implementarea soluției LeaveBoard.



08. Planificarea concediilor personalului


Excel
Foile Excel îți spun despre trecut și prezent, totuși, cu LeaveBoard te poți gândi și la viitor.

LeaveBoard
Datorită fiabilității softului, dar și a cerințelor clienților noștri vei beneficia de:

  • Un calendar digital anual personal pentru fiecare angajat care simplifică planificarea, identificarea concediilor care au avut loc în trecut, dar și când au loc următoarele sărbătorile legale.
  • Un calendar al companiei / echipei (în funcție de configurație) în mod unic conceput, astfel încât ca manager de echipă, dar și angajat să aveți mereu situația disponibilității angajaților.
  • Sărbătorile legale vor fi adăugate automat în așa fel încât erorile umane să fie reduse la minim.
  • Calendarul este personalizat în funcție de zilele lucrătoare pentru fiecare angajat.

Calendar de concedii ce facilitează planificarea



09.Integrări cu alte softuri pe care le folosești deja


Excel
Foaia ta Excel de concedii cu plată este un instrument de sine stătător.

LeaveBoard
LeaveBoard este platforma HR integrată cu alte soluții software, de exemplu Google Calendar și Office 365, pentru a optimiza și mai mult procesele administrative, cele de organizare și de workflow la locul de muncă pentru fiecare din angajați. Iată care sunt aceste eficientizări datorită unor implementării de tehnologii inovative ce facilitează experiența utilizatorilor LeaveBoard:

  • Slack este aplicație dedicată managementului informației profesionale din companiile în dezvoltare. Platforma Slack este sincronizată cu aplicația LeaveBoard HR, iar salariații tăi pot rezerva timp liber, pot avea situația actuală, aproba concediul prin intermediul chatbot-ului.
  • G Suite și Office 365 sunt opțiuni standard pentru orice companie care oferă o adresă de email și un calendar pentru angajați. Prin integrarea cu unul dintre acestea vei putea folosi contul de email existent pentru a te loga cu un singur click.
  • Conectarea unică (Single Sign On) este garantată și calendarele tale favorite vor include concediile, vacanțele și sărbătorile legale.

Aplicația noastră este integrată cu Slack.



10. Accesibilitate pe Mobil


Excel
Fișierele Excel sunt proiectate pentru a fi utilizate pe calculator. Totodată, acest fișier este static, el evidențiind doar situația introdusă de către utilizatorul acestuia.

LeaveBoard
Aplicația LeaveBoard este creată pentru a putea fi utilizată oricând și oriunde, de pe un device conectat la internet. Aceasta este mobilă, dinamică și orientată către folosirea întâi pe telefonul mobil direct din browserul tău favorit (de exemplu Chrome, Safari, Firefox), fără să instalezi nimic.

Aplicația de Monitorizare a Concediilor funcționează direct pe telefonul tău iPhone sau Android. ►





Aplicația LeaveBoard este gratuită până la 9 salariați. Iar pentru companiile mai mari, costul este de €12.50 per salariat, anual. Creează un cont pe sistemul de monitorizare a concediilor sau solicită o prezentare pentru a afla mai multe despre o soluție HR viabilă pentru compania ta.