La orice interviu ești întrebat despre abilitățile tale de management de proiect (PM). Îți auzi prietenii și familia vorbind despre gestionarea eficientă sau ineficientă a activităților lor zilnice. Managementul de proiect se regăsește în orice, de la organizarea cămării până la oportunități de afaceri internaționale. Așadar, iată tot ce trebuie să știi despre managementul de proiect și cum să îl implementezi atât profesional, cât și personal.
Managementul de proiect reprezintă aplicarea expertizei specializate, a tehnicilor, instrumentelor și abilităților pentru a obține un rezultat sau un produs valoros pentru indivizi sau grupuri.
Acesta include toate acțiunile corelate unui proiect, cum ar fi planificarea, achiziționarea și alocarea resurselor, managementul bugetului, supervizarea producției, rezultatele și multe alte aspecte. Managementul de proiect abordează atât părțile individuale ale unui proiect, cât și comunicarea dintre acestea, raportarea către autorități și părțile interesate, relațiile publice și problemele neprevăzute.
Managerul de proiect supraveghează diverse inițiative, inclusiv lansări de produse noi, dezvoltare de software și întâlniri specifice. Pentru a asigura succesul proiectului, managementul eficient al proiectului include:
Prin implementarea acestor practici, ne străduim să atingem obiectivele proiectului într-un mod eficient din punct de vedere al timpului și costurilor, stimulând succesul organizației noastre.
Este imposibil să înțelegi managementul de proiect fără a înțelege ce este un proiect. Un proiect este o activitate care implică un set de sarcini executate conform unei planificări riguroase pentru atingerea unui obiectiv. Un proiect este foarte practic, cu un început, sfârșit, etape intermediare și un scop, toate bine definite. Nu este ceva ce ți-ai dori să se întâmple, ci ceva ce poți face într-un timp limitat și cu resurse limitate. Dacă nu are un termen limită și o planificare, atunci nu este un proiect.
Pentru a te asigura că nu confunzi o dorință sau rezoluție de Anul Nou cu un proiect, iată componentele pe care trebuie să le aibă un proiect:
Managementul de proiect te ajută să planifici și să monitorizezi un proiect și asigură îndeplinirea obiectivelor tale. Îți permite să menții productivitatea la un nivel ridicat, să eviți greșelile și să rezolvi probleme neprevăzute. În plus, un management de proiect adecvat reduce cheltuielile, îmbunătățește comunicarea în echipă, motivează oamenii să facă o treabă mai bună și te ajută să respecți regulile și legislația. Vei respecta, de asemenea, termenele limită, vei promova o cultură mai sănătoasă și vei construi echipe mai puternice.
Pe scurt, principalele beneficii care te vor convinge să alegi managementul de proiect și să îl utilizezi în tot ceea ce faci sunt următoarele:
Managementul de proiect este o călătorie dinamică ce constă în patru etape esențiale: inițiere, planificare, execuție și încheiere. Hai să vorbim despre fiecare dintre cele patru etape:
Prin înțelegerea și parcurgerea eficientă a fiecărei etape a managementului de proiect, sporești șansele de succes ale proiectului și poți livra rezultatele care să îndeplinească așteptările părților interesate. Fiecare etapă te ajută să te concentrezi asupra unui aspect specific al proiectului și te echipează cu instrumentele necesare pentru a-ți atinge obiectivele. Acordând atenția cuvenită fiecărei faze, poți naviga cu încredere prin proiectul tău și te poți pregăti pentru succes.
Sfat: Datorită importanței lor, am dedicat un articol etapelor managementului de proiect.
Până acum, am vorbit despre importanța managementului de proiect și despre ce implică această activitate. Este timpul să vorbim despre cum se implementează managementul de proiect, ceea ce înseamnă că vom discuta în continuare despre metodologie.
Managementul de proiect te duce de la punctul A: dorința de a îndeplini un obiectiv, la punctul B: atingerea obiectivului. Poți ajunge de la A la B liniar sau repetitiv. Când alegi abordarea liniară, folosești metodologia Waterfall. Când alegi abordarea repetitivă, folosești metodologia Agile. Aproape toate tipurile de management de proiect utilizează una dintre aceste două metodologii.
Metodologia Waterfall se potrivește proiectelor predictibile, pe care managerii le pot planifica temeinic. Există puțin spațiu pentru situații neprevăzute și probleme neașteptate. Dar, în același timp, nu există nicio posibilitate de feedback până la sfârșitul proiectului.
Metodologia Agile se potrivește proiectelor impredictibile, cu puține date despre etapele intermediare dintre A și B. Proiectul primește feedback înainte de sfârșitul său și trebuie să se adapteze continuu. Pot fi adăugate noi caracteristici. Altele pot fi eliminate.
Pentru un exemplu vizual, imaginează-ți că proiectul tău este acela de a organiza cămara. Dacă știi exact cât spațiu este în cămară, câte rafturi are și ce produse vor fi depozitate acolo, poți planifica temeinic proiectul și poți primi feedback de la soțul/soția ta la final. Cu toate acestea, dacă nu știi cât spațiu de depozitare ai și câte rafturi vrea soțul/soția ta, trebuie să te adaptezi la orice solicitare primești. Feedback-ul va veni, de asemenea, înainte de sfârșitul proiectului. Ar fi util dacă ai lucra iterativ.
Poți încerca mai multe tipuri de management de proiect, chiar dacă etapele proiectului sunt aceleași. Tipul dictează modul în care aloci resursele și monitorizezi sarcinile, bugetele, necesarul de personal, etc. Vei afla destul de devreme dacă ai ales tipul greșit de management de proiect. Nu toate tipurile se potrivesc oricărui proiect, iar angajații tăi sunt primii care vor observa.
Metoda tradițională demonstrează puterea planificării și alocă mult timp planificării proiectului. Întreaga activitate este împărțită în sarcini și subsarcini și programată în funcție de dependențele acestora. Progresul este lent, dar bine determinat și cu greu te poți aștepta la vreo repetiție. Acest tip de management de proiect este perfect atunci când știi ce faci și te aștepți ca totul să funcționeze conform planului.
Acest tip de management de proiect adoptă o abordare opusă. În loc să se concentreze pe planificare, acest tip de management de proiect se concentrează pe monitorizarea și ajustarea continuă a proiectului. Managerul de proiect folosește un flux de lucru vizual (o tablă sau diagramă Kanban) și reacționează rapid la orice situație. Acest tip de management de proiect este ideal pentru proiectele cu o doză mare de imprevizibilitate.
Agile este un nou tip de management de proiect care subliniază importanța revizuirilor. În acest scenariu, managerul de proiect nu încearcă să rezolve totul de la început sau pe loc. În schimb, face mici revizuiri, încercând să răspundă la feedback și să atingă treptat rezultatul dorit. Este foarte utilizat în dezvoltarea de software și alte domenii în care proiectele pot fi împărțite în sarcini mai mici și pot primi feedback pe parcursul dezvoltării.
Scrum este o versiune a metodologiei Agile, care împarte un proiect în etape de una până la patru săptămâni fiecare. De asemenea, are o dezvoltare progresivă și se adaptează la noile cerințe, dar nu neapărat prin revizuiri. În plus, această metodologie include organizarea echipelor în funcție de roluri specifice. Este, de obicei, folosită pentru campanii de marketing și proiecte creative.
Managementul de proiect nu este ceva ce poți realiza fără instrumentele adecvate. Vestea bună este că există o mulțime de astfel de instrumente, de la soluții dedicate până la programe simple, pe care le poți personaliza pentru managementul de proiect.
Instrumentele cheie de care ai nevoie sunt un tablou de bord, un calendar și o tablă vizuală.
Tabloul de bord oferă o perspectivă generală asupra proiectului și include sarcini, resurse și buget. Prin intermediul lui, poți să urmărești cu atenție activitatea fiecărui departament și a fiecărei părți a proiectului. De asemenea, arată cine se încadrează în timp, ce sarcini sunt întârziate și unde poate apărea un blocaj. Poți utiliza un software dedicat pentru un tablou de bord sau un șablon Excel.
Calendarul arată progresul sarcinilor în timp. De asemenea, arată dependențele dintre sarcini, prioritățile și starea acestora, precum și cine este responsabil pentru fiecare sarcină. Cel mai probabil, vei dori să folosești o diagramă Gantt pentru a urmări progresul proiectului tău.
O tablă vizuală, cum ar fi tabla Kanban, îți permite să vizualizezi o sarcină în cele mai mici detalii ale sale. Aceasta face sarcinile transparente și colaborative, arătând cine lucrează la ce, progresul lor, observațiile și deciziile, indicatorii de productivitate și tot ce apare între acestea. O tablă vizuală este cel mai bun instrument dacă dorești să urmărești îndeaproape tot ce se întâmplă și să iei măsuri rapid.
Încearcă un software pentru management de proiect în cazul proiectelor complicate, cu sarcini elaborate și resurse diverse. Dar poți utiliza, de asemenea, un software dedicat doar pentru anumite părți ale proiectului, cum ar fi redactarea unei propuneri de proiect, gestionarea personalului și a finanțelor, iar restul se pot face cu șabloane Excel. Software-ul de management de proiect poate fi costisitor. Dacă nu te încadrezi în buget, aplicațiile mici, gratuite sunt o alegere mai bună.
Pentru proiecte mici, o aplicație de monitorizare a timpului și self-service angajați poate fi tot ce îți trebuie. Adaugă un tablou de bord Excel și o diagramă Gantt și ești pregătit să începi proiectul.
Echipa de management de proiect poate avea unul sau mai mulți membri, în funcție de amploarea proiectului. Pentru un proiect mic, un manager de proiect poate fi tot ce ai nevoie. Alege pe cineva cu experiență în leadership sau un manager de proiect profesionist. Cu toate acestea, faptul că ai un manager de proiect nu înseamnă că echipa ta ar trebui să fie implicată. Implică oamenii oferind un management de proiect transparent, promovând colaborarea și încurajând angajații să fie deschiși și să își asume responsabilitatea.
Dacă gestionezi un proiect amplu, vei avea nevoie de o echipă de proiect cu membri din toate departamentele. Definește rolurile și procedurile și include persoane cu o varietate de experiențe și talente. Fiecare poate contribui la un anumit aspect al proiectului și poate raporta managerului de proiect.
Construirea echipei de management de proiect are trei pași:
Respectarea pașilor și metodologiilor este esențială în managementul de proiect. Acestea te ajută să ai o abordare simplă, să eviți greșelile și să-ți eficientizezi munca. Și este mai ușor să abordezi câte o sarcină, pe rând, decât să le începi pe toate în același timp. Cu toate acestea, câteva sfaturi sunt întotdeauna binevenite. Așadar, ține cont de acestea pentru următoarea ta sarcină de management de proiect:
Concluzie
Managementul de proiect face parte din orice afacere, mică sau mare. Este prezent în proiecte individuale și de echipă în toate industriile. Dar poate fi extrem de stresant și dificil. Utilizarea metodologiei și instrumentelor potrivite te va ajuta mult. Alege-le înțelept, iar efortul și timpul tău vor fi reduse considerabil. Reține că managementul de proiect este foarte rar o activitate a unei singure persoane și implică-ți echipa și angajații pentru a-și asuma și împărtăși responsabilitatea.